Inloggen bij de start van de dienst
Zodra de dienst begint is het van belang dat je zowel op VIPLive inlogt met gebruikersnaam, wachtwoord (https://platform.viplive.nl) en op het VIPLive Spoed EPD met je UZI pas. In deze handleiding tonen wij alleen de inlogmethode voor VIPLive.
Inloggen in VIPLive voor Spreekuur.nl
- Ga naar Viplive.nl
- Klik op ‘Inloggen’ rechtsboven in je venster
- Voer je gebruikersnaam en wachtwoord in
- Je ontvang een sms, vul de code in.
Openen van de e-consulten pagina
Een Spreekuur-consult van een patiënt komt in VIPLive in het e-consult overzicht. Nadat je bent ingelogd in VIPLive en je huisartsenpost gekozen hebt, kom je op de algemene landingspagina van VIPLive.
Klik op de knop ‘Berichten’ óf ‘E-consulten’ om naar het berichtenoverzicht te gaan.
Je zit nu in het algemene berichtenoverzicht van VIPLive. Klik op het icoon van Spreekuur.nl om de Spreekuur-consulten te zien. Je zit nu in de inboxpagina waar de e-consulten binnenkomen.
Tip: stel de pagina https://platform.viplive.nl/#/e-consulten in als favoriet in uw browser. Via deze link kom je direct op de e-consultenpagina in VIPLive.
E-consult mappen
Je ziet de drie e-consult mappen: ‘Nieuw’, ‘Opgepakt’ en ‘Gearchiveerd’. Een nieuw e-consult komt binnen in de map ‘Nieuw’. Een e-consult waar een zorgverlener mee bezig is staat onder 'Opgepakt'. Een e-consult dat is afgerond en afgesloten staat onder 'Gearchiveerd'.
Praktijkarchief
Zorgverleners die toegang hebben tot het praktijkarchief hebben binnen de map ‘Gearchiveerd’ de mogelijkheid om alle gearchiveerde e-consulten binnen de praktijk in te zien.
Een e-consult oppakken en afsluiten
3.1 Voorbereiding
Voordat je het e-consult oppakt, kun je de hulpvraag, foto en ingevulde vragenlijst zien. We adviseren om eerst alle meegestuurde informatie te bekijken en vervolgens pas het e-consult op te pakken. Er wordt veel informatie uitgevraagd! Klik op vragenlijst inzien om de antwoorden op de vragen in te zien. Hier zijn ook de patiëntgegevens te zien.
3.2 Patiëntgegevens controleren
Nadat je alle informatie hebt bekeken, klik je onderin je venster op de blauwe knop ‘Patiëntgegevens controleren’. Je dient vervolgens de door de patiënt ingevulde gegevens te controleren met de gemeentelijke basisadministratie vanuit SBV-Z. Kloppen de patiëntgegevens niet? Indien de gegevens afwijken worden ze duidelijk per bron (ingevulde gegevens & SBV-Z gegevens) getoond. Omdat het vaak kleine verschillen zijn (denk aan doopnamen), kun je hier al een keuze maken welke gegevens juist zijn. Kloppen de patiëntgegevens? Klik dan op ‘patiëntgegevens zijn correct’. Kloppen de patiëntgegevens helemaal niet? Klik dan op ‘patiëntgegevens zijn niet correct’ en vraag in de chat om uitleg waarom de gegevens afwijken. Pas dit later aan via ‘Patiëntgegevens inzien’. Vertrouw je het niet? Geef dan aan dat je de patiënt niet verder kan helpen.
Zodra de patiëntgegevens correct zijn, komt er een groen vinkje voor de patiëntnaam te staan. Zijn de patiëntgegevens incorrect? Dan verschijnt er een rood badge. Dit kun je later nog aanpassen door op het pijltje achter de geboortedatum te klikken.
3.3 Contact wordt automatisch aangemaakt/bijgewerkt in VIPLive Spoed EPD
Een contact wordt automatisch aangemaakt of bijgewerkt in VIPLive Spoed EPD zodra er geklikt wordt op ‘Patiëntgegevens zijn correct’.
Zodra de koppeling tussen Spreekuur.nl en VIPLive Spoed EPD wordt gemaakt, verschijnt in de werklijst (in dit geval DigiHAP) het contact van de patiënt. De urgentie en de persoonsgegevens zijn overgenomen uit Spreekuur.nl en de samenvatting wordt meegenomen op de plek van de S HA regel. Daarnaast wordt er getoond wie de patiënt heeft vergewist.
3.4 Chat met de patiënt
Nadat je het e-consult hebt opgepakt, kun je chatten met de patiënt. Het e-consult is verplaatst naar de map ‘Opgepakt’. Dit is het moment waarop de patiënt een sms gekregen heeft dat het e-consult opgepakt is.
Middels het paperclip icoon is het mogelijk bijlagen te sturen naar de patiënt, zie onder.
Voor de interactie adviseren we om als zorgverlener zoveel mogelijk gebruik te maken van templates. Deze templates zijn professioneel en gebruiksvriendelijk geschreven. Om gebruik te maken van templates klik je op het template icoon onder in je venster.
Hierdoor opent een pop-up:
Selecteer het template waar je gebruik van wilt maken, bijvoorbeeld het welkom template. Je ziet dat de namen van de patiënt en zorgverlener direct zijn ingevuld. Let op! Lees de templates goed door voordat je deze selecteert. Het kan zijn dat er nog tekstuele aanpassingen gemaakt wensen te worden. Klik op ‘Selecteer template’ om de tekst te versturen naar de patiënt. Naast het gebruik van de templates, kun je ook zelf een bericht schrijven in de chat. Gebruik hiervoor de berichtenbalk en klik op ‘Verzenden’.
Tip: zie je niet de templates die je wilt? Check dan eerst of je jouw rollen goed hebt ingesteld. Bekijk daarvoor deze handleiding: https://support.viplive.nl/hc/nl/articles/13080579275037-Rollen-medewerker-instellen-HAP-
Makkelijk kopiëren van de S, E en P regels
De S, E, en P regels hoef je niet zelf in te voeren, maar kun je kopiëren vanuit VIPLive. Hieronder wordt getoond hoe je dat kunt doen.
Het kopiëren van de S-regel
Klik op samenvatting rechts hierdoor klapt het veld open, om te kopiëren klik op het icoon (clipboard) rechts van klacht/beloop.
Overnemen E-en P-regels
Diagnosetemplates hebben een E en P regel die je ook makkelijk kunt kopiëren of verzenden naar VIPLive SpoedEPD. Klik hiervoor op het 'clipboard-icoontje' naast 'Episode' en/of 'Plan'. Je ziet dan rechts een groene melding verschijnen dat de E-regel en/of P-regel is gekopieerd, of klik onderin op verzenden en E/P regel terugkoppelen.
Tot slot is het mogelijk om de patiënt een herinnerings-sms te sturen indien deze niet reageert. Gebruik hiervoor de knop ‘Stuur herinnerings-sms’.
3.5 Videobellen met de patiënt
Het is mogelijk om met de patiënt te videobellen. Hiervoor maakt VIPLive gebruik van Whereby. Let op! Selecteer eerst het template met uitleg over videobellen en verstuur de informatie via de chat aan de patiënt. Klik vervolgens op het videobel-icoon boven in de chat om het verzoek tot videobellen te sturen. Er wordt een bericht met een link gegenereerd. Zodra je beide op deze link klikt, kom je in dezelfde digitale videobelkamer.
3.6 Afsluiten e-consult
Om het e-consult af te sluiten, voer je de volgende stappen uit.
- Als je tot een afronding van het e-consult komt, voer je de benodigde acties uit in het VIPLive Spoed EPD.
- Tot slot rond je het e-consult af met de patiënt (middels een template) en sluit je vervolgens het e-consult. Klik hiervoor op ‘e-consult’ afsluiten. Het e-consult is vervolgens zichtbaar in de map ‘Gearchiveerd’. Patiënten kunnen geen berichten meer sturen.
Overige mogelijkheden
4.1 Een zorgverlener toevoegen.
Het is mogelijk om tijdens een chat een collega toe te voegen, zodat die mee kan kijken of advies kan geven. De zorgverlener ziet dan de volledige chat (dus ook van voordat hij of zij toegevoegd werd aan het gesprek).
Om een zorgverlener toe te voegen, ga je naar 'Deelnemerbeheer'. Selecteer via het zoekveld welke zorgverlener u toe wilt voegen en druk op ‘Voeg toe'. Bij de toegevoegde zorgverlener verschijnt het e-consult vervolgens ook in de map opgepakt in zijn eigen account.
Vervolgens ziet u in de chat een melding dat deze zorgverlener is toegevoegd aan de chat.
Let op: Patiënten zien deze melding ook en zien dat een andere zorgverlener nu ook deelneemt aan het gesprek.
4.2 Overdragen e-consult
Het is mogelijk om een Spreekuur-consult volledig over te dragen aan een collega. Voeg hiervoor eerst een deelnemer toe aan het gesprek (stap 4.1) en klik daarna op de drie puntjes aan de rechterkant van het venster en klik op 'E-consult verlaten'. De patiënt ziet dan ook een melding dat jij het gesprek hebt verlaten.
4.3 E-consult parkeren
Een spreekuur arts heeft de mogelijkheid om een e-consult tijdelijk te parkeren. Dit kan bijvoorbeeld als het druk is en het e-consult qua chat is afgerond maar de registratie in het Spoed EPD nog niet compleet is.
- Met de actieknop E-consult parkeren (te vinden onder de ‘Meer acties ’ knop) verplaatst het e-consult naar de sub-map Geparkeerd die helemaal onderaan de Opgepakt kolom verschijnt.
- Als het e-consult is verplaatst naar de Geparkeerd sub-map verschijnt een melding 'Gelukt. E-consult geparkeerd
- Na het parkeren van e-consulten wordt de sub-map Geparkeerd zichtbaar en toont het tellertje naast Geparkeerd hoeveel e-consulten er geparkeerd zijn.
- Indien er geen geparkeerde e-consulten zijn dan is de sub-map Geparkeerd niet zichtbaar
- De sortering in de Geparkeerd sub-map is vergelijkbaar met de sortering in de rest van de Opgepakt kolom
Let op: als een e-consult geparkeerd is betekent dit niet dat de chat is afgesloten. Zowel de patiënt als de zorgverlener kunnen nog berichten sturen in het e-consult. Er verschijnt ook een blauw bolletje naast nieuwe berichten in de sub-map geparkeerd, maar dit e-consult zal niet helemaal naar boven verplaatsen in de Opgepakt kolom. Het e-consult met nieuwe berichten verplaatst wel helemaal naar boven in de sub-map Geparkeerd.
- Met de actieknop E-consult terugzetten kan een e-consult weer worden verplaatst vanuit de sub-map Geparkeerd naar de Opgepakt kolom
4.4 Notificaties en bureaubladmeldingen aanzetten
Als zorgverlener kun je notificaties instellen bij een nieuw Spreekuur-consult- of bericht. Klik rechtsboven in het venster op je naam en vervolgens op ‘Mijn profiel’.
Klik vervolgens op ‘Notificaties’ aan de linkerkant van je venster en activeer de meldingen die je wilt ontvangen. Dit kan per e-mail of per bureaubladmelding.