Voor het toevoegen van een nieuwe locatie en agenda is toegang vereist tot zowel VIPLive Planning als SpoedEPD met een account met beheerrechten. Specifiek voor SpoedEPD betreft dit het 'beheer agenda's recht. Neem contact op met uw systeembeheerder als u een agenda aan wil maken, maar geen toegang heeft tot de menu's in de onderstaande stappen.
VIPLive Planning locatie en agenda maken
Log in op VIPLive Planning met een account met beheerrechten en navigeer naar het beheermenu. Selecteer links in het menu het item 'Plektypes' om een nieuwe locatie aan te maken.
Plektypes > nieuwe locatie
Naam en postcode zijn vereist, overige informatie is voor context/documentatie en wordt niet aangeroepen door andere onderdelen binnen dit proces.
Naam + Postcode
Klik vervolgens op de regel met de nieuwe locatie en voeg de benodigde hoeveelheid kamers toe aan locatie.
Selecteer links in het menu Afspraakprotocollen en voeg een nieuw afspraakprotocol toe
Geef het protocol een herkenbare naam en kopieer deze naar de afspraakcode. Advies is om deze te laten eindigen op een _(XX) (waarbij XX de afspraakduur is in minuten. LET OP: deze naam is HOOFDLETTER gevoelig, de naam en afspraakcode moeten exact overeenkomen.
Selecteer links in het menu Behandelprotocollen en voeg hier een nieuw Behandelprotocol toe voor elk afspraakprotocol dat in de vorige stap is aangemaakt. Maak de naam van het behandelprotocol hetzelfde als de Code voor duidelijkheid. LET OP: deze naam is HOOFDLETTER gevoelig, de naam en Code moeten exact overeenkomen.
Selecteer links in het menu Roosterbloktype menu en voeg een nieuw roosterbloktype toe.
Geef het rooster een toepasselijke naam, vul de code van het afspraak/behandelprotocol in en controleer dat het roosterbloktype op actief/inactief staat. LET OP: deze namen zijn HOOFDLETTER gevoelig, de naam en Code moeten exact overeenkomen.
Klik bovenaan op het tabblad rooster om een rooster-item aan te maken op basis van de openingstijden van de nieuwe locatie. Klik en sleep om een nieuw agenda-item te maken.
Selecteer het relevante roosterbloktype en selecteer de dagen van de week waarop het rooster van toepassing is. Controleer de begin- en eindtijd en stel zo nodig een einddatum in.
Dit is de laatste stap van het proces binnen VIPLive Planning. Voor de overige stappen dient ingelogd te worden in VIPLive SpoedEPD met een account wat het recht heeft agenda's te beheren.
VIPLive SpoedEPD Locatie en Agenda Beheer
Ga in het Spoed EPD naar Beheer en vervolgens naar Locatiebeheer.
Voeg een nieuwe locatie toe en gebruik dezelfde naam als je eerder heb gekozen in VIPLive Planning voor de 'TopPlan locatie' zodat deze eenvoudig te herkennen is. De TopPlan locatie is de naam van de locatie in TopPlan die gebruikt wordt voor koppeling van het afspraakrooster. De zichtbaarheidsmarge is het aantal uren voordat de locatie zichtbaar wordt (zet op 0 om deze direct zichtbaar te maken).
Selecteer links in het menu Agendabeheer en klik op Agenda toevoegen, kies voor welke acties deze agenda beschikbaar moet zijn en sla de agenda vervolgens op.
Geef tenslotte de benodigde medewerkers toegang tot de locatie.
Spoedoptie bij agenda
Doorloop dezelfde stappen als uitgelijnd voor het aanmaken van een behandel-en-afspraakprotocol en roosterbloktype. Kies een toepasselijke afspraakduur en controleer dat de protocolnaam voor de "_" overeenkomt met de overige protocollen, maar laat hem deze keer eindigen op "_spoed".
Voeg tenslotte aan de relevante locaties een kamer genaamd "spoed" toe (niet hoofdlettergevoelig).