De registratie van de betaalmethodiek wordt vastgelegd in de derde stap van de Triageflow Afronden.
In het deelvenster Financieel registreer je de informatie over de verzekering van de patiënt, factuuradres en betaalmethodiek. wanneer een patiënt wordt gekozen, wordt er op basis van de gegevens een COV-check (Controle op Verzekering) gedaan. Indien dit geen positief resultaat opgeleverd heeft verschijnt een melding in beeld.
Ook wanneer een patiënt staat geregistreerd als wanbetaler of principieel onverzekerde.
Betaalmethodiek automatisch voorgeselecteerd
Het Spoed EPD kiest al automatisch de juiste betaalmethodiek volgens onderstaande richtlijnen.
| Type patiënt | Voorgeselecteerde betaalmethodiek |
| Verzekerd met eigen huisarts | Factureren Geen bijzonderheden, verrichting zal op gebruikelijke wijze bij de zorgverzekeraar worden aangeboden. |
| Onverzekerd met eigen huisarts | Contact Er wordt direct gesignaleerd dat contante betaling gewenst is. |
| Verzekerde Passant | Factureren Geen bijzonderheden, verrichting zal op gebruikelijke wijze bij de zorgverzekeraar worden aangeboden. |
| Onverzekerde Passant | Contact Bij het wijzigen van de betaalmethodiek optie zal de applicatie signaleren : |
| Wanbetaler | Contant Standaard staat de betaalmethodiek op 'Contant'. Bij het wijzigen van de betaalmethodiek optie zal de applicatie signaleren |
| Principieel Onverzekerd: | Factureren |
Betaalmethodiek aanpassen in Triageflow
Eventueel kan je een voorgeselecteerde betaalmethodiek handmatig aanpassen tijdens het contact. Je doet dit in de stap Afronden van de Triageflow. In het kader Financieel kan je klikken op het potloodsymbool.
Je kunt nu kiezen voor Factureren of Niet Declareren.
Contante betaling bij het binnenmelden
Wanneer de patiënt contant dient te betalen, zal dit bij het binnenmelden aan de medewerker worden getoond in een gele balk. Er kan dan een factuur worden afgedrukt en de betalingswijze kan worden vastgelegd.
De factuur wordt geopend, de contante betaling kan worden geregistreerd en de factuur afgedrukt.
Contante betalingen (submenu)
Contacten met de betaalmethodiek op 'Contant' en nog niet betaald zijn worden direct getoond in het 'Contante betalingen' links in het submenu bij Call Management. Alle contante betalingen van de afgelopen 72 uur (betaald en onbetaald) worden via de radio button 'Alle contante betalingen tot 72 uur' getoond (bestaande functionaliteit).
Let op! De resultaten worden gefilterd op de locatie waarvoor de medewerker rechten heeft. Calls die geregistreerd zijn op locaties waar de medewerker geen rechten voor heeft, worden niet getoond.
Bij het openen van een declaratieregel (of na klikken op 'Factuur afdrukken' op het Binnenmelden scherm) wordt automatisch het tarief en de verrichting getoond op het 'Contante betalingen afdrukken' scherm.
Contante betalingen registreren
Wanneer je een betaling wilt vastleggen bij binnenmelden of via het submenu Contante Betalingen, wordt de controlevraag gesteld of contante betaling mogelijk is.
Klik op Ja, baliefactuur afdrukken wanneer de patiënt de betaling kan voldoen.
Via Afdrukken wordt het factuurnummer opgehaald en kan de factuur worden afgedrukt. Nadat de afdruk is bevestigd kan je de betalingswijze vastleggen.
Let op! Met het afdrukken van een factuur wordt het contact gekenmerkt als 'Contant betaald'.
Contacten met een contante betaling worden vertraagd verstuurd naar VIPLive Declareren zodat eventuele wijzigingen nog kunnen worden doorgevoerd. Een eenmaal betaalde contante betaling kan in VIPLive Declareren niet meer ongedaan worden gemaakt.
Maak een keuze in het drop down menu Betalingswijze vastleggen.
Via de optie 'Nee' of de knop Annuleren wordt de registratie van de contante betaling afgebroken.
Betaalmethodiek aanpassen in Huidig Contact scherm
In het Huidige contactscherm kan je in het kader Aanvullend de betaalmethodiek aanpassen. Selecteer contant wanneer de patiënt bij voorkeur contant moet betalen.
Zodra de optie Contant is gekozen wordt het contact in het submenu Contante betalingen getoond en kan een factuur worden afgedrukt.
Betalingsmethodiek wijzigen en onbetaalde contante betalingen
Is een factuur gekenmerkt als Contant, de factuur is afgedrukt en de betalingswijze is vastgelegd, dan kan dat in de call de facturatiewijze (wel de betalingswijze) niet meer in het Spoed EPD worden veranderd. in VIPLive Declareren zal de factuur moeten worden gecrediteerd of aangepast.
Onbetaalde contante betalingen zullen na een tijd standaard 72 uur omgezet worden naar de betalingswijze Factureren. Dan wordt er in VIPLive - Declareren een patiëntfactuur aangemaakt voor dit contact. knop Contant is grijs en wanneer je met de muis erboven hangt, staat er de tekst dat aanpassen niet mogelijk is.
Het aanpassen van de betalingswijze
Het registreren van de betalingswijze (pin, contant, creditcard, combinatie) gebeurt na het aanmaken van de baliefactuur. Mocht de betalingswijze toch veranderen, dan kan dit worden gewijzigd in het submenu 'Contante betalingen'. Selecteer bovenin de betaalde contacten.
Zoek de call op aan de hand van callnummer of patiëntnaam en klik op de regel van het contact.
Klik vervolgens op Betalingswijze vastleggen om de opties aan te kunnen passen.
Audit Trail
De status van facturatie van het contant, registraties rond contante betalingen worden getoond in de Audit Trail op het tabblad 'Contact'.
| Keuze | Betekenis |
| Declaratiewijze | De wijze waarop de declaratie is afgehandeld: Contant betekent via het contante betaalproces. Factureren via het standaard declaratieproces in VIPLive Declareren. Niet declareren is het contact op Niet declareren en aangeboden aan FinControl |
| Verzonden VIPLive | De datum en tijdstip dat het contact voor declaratie is verstuurd naar VIPLive Declareren. |
| Factuur afgedrukt | Datum waarop de factuur is afgedrukt |
| Factuurnummer (VIPLive) | Het factuurnummer dat door VIPLive Declareren is toegekend. |
| Betaling geslaagd | Vastgelegde keuze bij binnenmelden of de betaling al dan niet is geslaagd en op welke wijze (contant/pin/creditcard/combinatie pin en contant) |
| Gearchiveerd (VIPLive) | Toont dat iemand het contact vanuit het tabblad Financieel > Aandacht Nodig heeft gearchiveerd (noemen we ook wel financieel genegeerd). Het kan dus zo zijn dat de call zelf actief en gefiatteerd is, maar dat het financieel niet relevant bleek en daarom op dat punt is gearchiveerd. |