Inloggen & opstarten

Inhoudsopgave

1 Inhoudsopgave
2 Versiebeheer
3 Algemeen
4 Inloggen
4.1 UZI pas
4.2 Digipas
4.3 Locatiekeuze en inlogwaarschuwing
4.3.1 Inloggen op de huisartsenpost
4.3.2 Inloggen op de auto
4.3.3 Extra inlogwaarschuwing
5 Opbouw schermen
6 Opstarten
6.1 Hoofdmenu Algemeen -> Prikbord
6.1.1 Werkpleknummer
6.1.2 Mededeling van de dag
6.1.3 Persoonlijke berichten
6.2 Hoofdmenu Algemeen -> Adresboek
6.3 Standaardfuncties
6.3.1 Spoed knop
6.3.2 Klok
6.3.3 Vlag
6.3.4 Driekhoekje met uitroepteken
6.3.5 Werkpleknummer
6.3.6 Medewerker en ingelogde locatienaam
6.4 Uitloggen

Algemeen

In deze handleiding wordt het inloggen op de applicatie besproken, de algemene opbouw van de schermen en in meer detail enkele algemene functies rondom het opstarten die niet direct bij het primair proces betrokken zijn.
Let op! Informatie (hoofdmenu's, submenu's, tabbladen en velden) is altijd alleen o.b.v. toegekende rechten beschikbaar. Het kan dus zijn dat getoonde afbeeldingen in deze handleiding afwijken van uw situatie.

Inloggen

Er kan op twee manieren worden ingelogd op Protopics HAP;

1. UZI pas;
2. DigiPass via het zorgportaal.

UZI pas

• Stop de Uzi pas in de houder;
• Dubbelklik het Protopics Hap icoon op uw bureaublad, dit kiest automatisch de juiste URL (webadres);
• Wacht tot het groene lampje niet meer knippert op de paslezer;
• Voer uw persoonlijke pincode in in het venster, Figuur 1;

Figuur 1 - uzi pas inlogscherm

• Als u werkzaam bent voor meerdere huiarstenposten dan dient een keuze te worden gemaakt voor welke post u nu aan het werk gaat;
• Als de huisartsenpost meerdere (mobiele) locaties heeft of wanneer u vanaf een andere plek dan de huisartsenpost inlogt kan een extra scherm worden getoond. Dit wordt in § 4.3 toegelicht;
• De applicatie wordt op het Algemeen tabblad met de mededeling van de dag geopend. Figuur 2. dit wordt in H0 en verder toegelicht;

Figuur 2 - startscherm na inloggen

• Afhankelijk van toegewezen rechten worden verschillende opties getoond op het scherm getoond.

Digipas

• Log in op het zorgportaal https://zorgportaal.protopicszorg.nl/zorgportaal. Figuur 3;

Figuur 3 – inloggen met digipas op het zorgportaal

• Kies 'Digipas';
• Voer de DIGIpas gebruikersnaam in het venster in en klik [Inloggen]. Figuur 4.

Figuur 4 - invoeren gebruikersnaam van de digipas

• Hierna wordt een 4 cijferig getal, een 'Challenge', getoond. in het voorbeeld van Figuur 5 '3167'

Figuur 5 - automatisch genereren van de challenge

• Activeer de Digipas door op het pijltje te klikken;
• Voer de persoonlijke pincode in (meestal '74173');
• Voer de Challenge (in het voorbeeld '3167') in op de Digipas;
• Hierna wordt automatisch op de Digipas een 7-cijferig getal getoond;

• Voer deze cijfers in in het veld 'Response' op het Topicus HAP inlogscherm en klik [Inloggen]. Figuur 5.

• De verdere inlogstappen komen zijn gelijk als deze beschreven zijn in §4.1 vanaf 'Als u werkzaam bent voor meerdere huiarstenposten…

Locatiekeuze en inlogwaarschuwing

Voor de juiste werking moet duidelijk zijn op welke locatie u aan het werk gaat. Dit kan op één of meerdere vaste locaties zijn of de mobiele locatie als u als visitearts aan het werk gaat.

Inloggen op de huisartsenpost

Als op een vaste locatie wordt ingelogd (dit wordt automatisch herkend) dan wordt de keuze gegeven van de verschillende vaste locaties waar u op mag inloggen (in het voorbeeld van Figuur 6 is dit locatie 1 en 2). Standaard wordt er vanuit gegaan dat u op 'Alle locaties' inlogt. Als uw huisartsenpost maar één vaste locatie heeft dan hoeft deze keuze niet gemaakt te worden. Via [Ga door naar Protopics HAP] wordt ingelogd.

Figuur 6 – inloggen op een vaste locatie

Bij de keuze 'Alle locaties' wordt alle informatie in de applicatie van alle locaties getoond; er wordt geen informatie gefilterd. Als voor een specifieke locatie wordt gekozen dan toont de applicatie alleen de informatie van die betreffende locatie; er wordt informatie gefilterd. Na inloggen kan de locatiekeuze altijd nog gewijzigd worden (zie §6.3.5.3).

Inloggen op de auto

Als op de mobiele locatie wordt ingelogd (dit wordt automatisch herkend) wordt de keuze gegeven van de verschillende mobiele locaties (auto's) of externe organisaties (Thuiszorg) waar u op mag inloggen, In het voorbeeld van Figuur 7 kunt u inloggen op auto 1 of 2.

Figuur 7 - inloggen op een mobiele locatie

Extra inlogwaarschuwing

Als niet op de huisartsenpost zelf wordt ingelogd (bijvoorbeeld vanuit de huisartsenpraktijk) dan kan zijn een extra waarschuwing worden getoond, zie Figuur 6. Dit wordt bij inloggen automatisch herkend en getoond wanneer van toepassing. Deze waarschuwing is per huisartsenpost instelbaar

Opbouw schermen

Figuur 8 - opbouw schermen

Eenmaal ingelogd wordt standaard het hoofmenu 'Algemeen' getoond, submenu 'Prikbord' met de mededeling van de dag, zie Figuur 8.
Bovenin het scherm worden de beschikbare hoofdmenu's getoond en enkele standaardfuncties. Deze worden altijd getoond. Per hoofdmenu wordt aan de linkerzijde de beschikbare submenu's getoond. Per submenu wordt in het centrale deel de beschikbare, tabbladen of detailschermen getoond. Informatie (hoofdmenu's, submenu's, tabbladen en velden) is altijd alleen o.b.v. toegekende rechten beschikbaar. Het kan dus zijn dat het plaatje van Figuur 2 afwijkt van uw situatie.

Hoofdmenu's
Er zijn 4 hoofdmenu's met ieder eigen submenu's:

1. Algemeen, bedoelt voor algemeen ondersteunende functies, voor iedereen beschikbaar:
   • Prikbord
     • Mededeling van de dag en interne berichten (soort MSN).
     • Zie ook §6.1.
   • Adresboek
     • Raadplegen van NAW gegevens van de medewerkers van de huisartsenpost.
     • Zie ook §0.
2. Callmanagement, bedoelt voor afhandeling van het primair proces en ondersteunende functies, beschikbaar o.b.v. toegekende rechten:
   • Nieuw contact
     • Aanmaken van een nieuw contact, m.n. beschikbaar voor triagisten.
   • Werklijst
     • Overzicht van alle openstaande contacten.
   • Contactarchief
     • Overzicht van alle afgesloten contacten.
   • Signalering KMH
     • Overzicht val alle kindcontacten, alleen beschikbaar voor de aandachtfunctionaris.
   • Onvolledige calls
     • Overzicht van contacten met onvolledige personalia.
   • Agenda
     • Overzicht van de geboekte afspraken.
   • Contante betalingen
     • Overzicht van contacten waarvoor een contante betaling moet worden geregistreerd.
   • Patiëntenbeheer
     • Overzicht van de NAW gegevens van geregistreerde patiënten en mogelijkheid nieuwe patiënten op te voeren zonder contact.
   • Memototaaloverzicht
     • Overzicht van aan patiënten toegevoegde memo's, voor huisartsen altijd getoond anders o.b.v. toegekende rechten.
   • Herzenden
     • Herzenden van recepten of terugrapportageberichten naar de eigen huisarts, o.b.v. toegekende rechten beschikbaar.
   • Zie ook handleidingen PH 30-39.
3. Declaratie, bedoelt voor de financiële administratie:
   • Afgewezen door FinControl
     • Alle contacten die niet werden geaccepteerd door de Declaratiemodule.
   • Verzenden naar FinControl
     • Contacten geforceerd doorzetten naar de declaratiemodule
   • Financieel contactarchief
     • Overzicht van afgesloten contacten t.d.v. financiële informatie. Er wordt geen medisch inhoudelijke informatie getoond.
   • Niet declareren
     • Beheerfunctie om niet declareerreden op te voeren.
   • Verzekeringenbeheer
     • Overzicht van alle zorgverzekeraars. Huisartsenposten kunnen zeer beperkt wijzingen doorvoeren.
   • Declaraties tot <DATUM>
     • Oude Protopics HAP declaratiemodule mits deze door de huisartsenpost is gebruikt.
   • Zie ook handleiding PH 50.
4. Beheer, bedoelt voor de applicatiebeheerder en beheren van algemene beheerinstellingen:
   • Medewerkerbeheer
     • Overzicht van alle geregistreerde medewerkers en de mogelijkheid opvoeren van nieuwe medewerkers.
   • Instantiebeheer
     • Breed scala aan instellingen voor een juiste werking van de applicatie.
   • Organisatiebeheer
     • Overzicht van organisaties (apotheken, praktijken, thuiszorg, SEH, etc.)waar mee wordt samengewerkt, gecommuniceerd en de mogelijkheid tot het opvoeren van nieuwe organisaties.
   • Actie/statusbeheer
     • Beheer van de acties die binnen het primair proces worden gebruikt en de mogelijkheid tot het opvoeren van nieuwe acties.
   • Registratie-items;
     • Beheer van de registratie-items die binnen het primair proces worden gebruikt en de mogelijkheid tot het opvoeren van nieuwe registratie-items.
   • Agendabeheer:
     • Beheer van de agenda's voor de verschillende locaties en de mogelijkheid tot het opvoeren van nieuwe agenda's.
   • Eigen recepten:
     • Opvoeren van een eigen formularium m.n. te gebruiken op de mobiele locatie.
   • Groepen en teams:
     • Beheer van groepen en teams bijvoorbeeld t.d.v. coaching en de mogelijkheid tot het opvoeren van nieuwe groepen en teams.
   • Formulierenbeheer:
     • Beheer van formuliersjablonen gebruikt voor complexe memo's en de mogelijkheid tot het opvoeren van een nieuw sjabloon.
   • Zie ook de beheerhandleiding PH 40.

De verschillende hoofd-, submenu's en bijbehorende tabbladen en detailschermen worden in de verschillende handleidingen uitgebreid toegelicht.

Standaardfuncties
Er zijn 4 standaardfuncties die altijd getoond worden:

1. Spoed, bedoelt voor het aannemen van een spoedcontact
   • Na het aannemen van het spoedcontact komt de applicatie terug op het scherm dat verlaten was voor het aannemen van het spoedcontact.
   • Zie §6.3.1
   • Zie ook handleidingen PH 30-39
2. Klok, gemiddelde wachttijd per locatie:
   • Zie ook §6.3.2.
3. Vlag, bedoelt voor waarschuwingen rondom het UZI pas gebruik of crisis werkstation dat niet meer correct werkt Toekomst functionaliteit verwacht Q4-2014.
   • Zie §6.3.3
4. Werkpleknummer, bedoelt voor het tonen of invoeren van de werkplek waarop gewerkt wordt.
   • Zie §6.3.4.
5. Medewerkernaam en ingelogde locatienaam inclusief subfuncties:
   • Instellingen voor het bewerken van o.a. de personalia.
   • Ingelogde gebruikers voor het tonen van alle gebruikers over alle locaties die op dat moment zijn ingelogd.
   • Locatie wisselen voor het wisselen van de ingelogde locatie.
   • Mandateur bewerken voor het inzien of wijzigen van de de mandateur, alleen van toepassing als medewerker is gemandateerd en ingelogd met een UZI pas.
   • Zie §6.3.5.
6. Uitloggen voor het uitloggen uit de applicatie

Opstarten

Figuur 9 - startscherm

Hoofdmenu Algemeen -> Prikbord

Het Prikbord heeft 3 tabbladen, Figuur 9:

1. Prikbord (Nieuw):
   1. Mededeling van de dag.
2. Algemene berichten:
   1. Interne e-mail, algemeen.
3. Persoonlijke berichten:
   1. Interne e-mail, persoonlijk. Hier komen o.a. de feedback antwoorden vanuit Mijn Patiënten terecht en voor de aandachtfunctionaris de meldingen dat er nog verdachte KMH contacten zijn waarvan de verantwoordelijkheid moet worden overgedragen naar de eigen huisarts.

Werkpleknummer

Ook kan het werkpleknummer worden ingevoerd op het prikbord, na klikken op [Opslaan] wordt het nummer bovenin bij de standaardfuncties getoond en kan daar gewijzigd worden. Figuur 10.

Figuur 10 - invoeren werkpleknummer

Mededeling van de dag

Via de knop [Wijzig] wordt een 'editor' geopend waarmee mededelingen kunnen worden ingevoerd en (beperkt) opgemaakt (schuin, vet, opsomming, lettertype/stijl, links naar website etc.). Via [Opslaan] wordt het opstartscherm weer getoond met de aangepaste tekst. Figuur 11.

Figuur 11 - editor voor het invoeren van de mededeling van de dag

Persoonlijke berichten

Wanneer in Mijn Patiënten feedback is gegeven door de eigen huisarts, dan wordt het feedback antwoord getoond op het persoonlijke berichten tabblad de waarnemend arts, die om de feedback heeft verzocht. Figuur 12.

Figuur 12 - FEEDBACK VAN EIGEN HUISARTS ONDER PERSOONLIJKE BERICHTEN

Via 'Open call: <call nummer.' kan het bijbehorende contact worden geopend. Niet gelezen berichten tonen een blauw driehoekje linksbovenin. luiten. Klik het kruisje om het bericht te verwijderen.

Hoofdmenu Algemeen -> Adresboek

Via het adresboek kan in de applicatie geregistreerde medewerkers (via het medewerkerbeheer) worden opgezocht en details worden bekeken. Figuur 13.

Figuur 13 - zoeken in het adresboek

Vul een zoekterm in in één of meerdere velden en klik [Zoeken]. Één of meerdere zoekresultaten worden getoond. Klik voor de details op de juiste regel. De medewerkergegevens worden als alleen lezen getoond. Ook hier geldt de hoeveelheid gegevens die getoond worden is gebaseerd op de toegekende rechten van de medewerker.

Standaardfuncties

Spoed knop

Met de spoedknop wordt een extra contactscherm geopend voor het aannemen van een spoedoproep. Na het afronden van spoedcontact komt de applicatie terug op de plek waarvandaan de knop is geklikt. De knop kan ongeacht waar de medewerker zich bevindt in de applicatie altijd worden geklikt.. De werking wordt verder toegelicht in de handleidingen PH 30-39.

Klok

Als de wachttijd berekening actief is, instelbaar in het beheer, wordt deze in THAP getoond door over het klokje in de bovenste balk te bewegen met de muis; de uitlooptijd per locatie wordt getoond.

Vlag

Dit icoon is bedoeld om de medewerker te waarschuwen. Vaak zijn dit waarschuwingen gerelateerd aan het UZI pas gebruik maar in de nabije toekomst ook bedoelt voor het crisiswerkstation als deze niet meer correct functioneert.
Beweeg met de muis over het icoon en in een extra venster wordt de waarschuwing getoond. Figuur 14.

Figuur 14 - alerts aan de medewerker

Driehoekje met uitroepteken

Dit icoon is bedoeld om de medewerker te waarschuwen dat het Crisiswerkstation (CWS) niet gesynchroniseerd is. Het CWS is een aparte werkplek met een eigen inlog. Deze werkplek is altijd gesynchroniseerd met de actuele werklijst zodat de 'werkvoorraad' bij een grote storing inzichtelijk is ben kan worden geprint. Of deze waarschuwing getoond wordt is afhankelijk van de situatie en of de huisartsenpost een CWS heeft ingesteld. Figuur 15.

Figuur 15 - alerts aan de medewerker

Werkpleknummer

In dit invoerveld kan het werkpleknummer worden ingevoerd of gewijzigd. Zie Figuur 10.

Medewerker en ingelogde locatienaam

Altijd wordt de naam van de ingelogde medewerker en de locatie waarop is ingelogd getoond. Via het naar benedenwijzend pijltje worden vier extra functies getoond. Figuur 16. Als is ingelogd met de UZI pas wordt een 4^e optie 'Mandateur bewerken' getoond.

Figuur 16 – extra functies medewerker en locatienaam

Instellingen

Het eigen medewerkerbeheerscherm wordt geopend waar o.a. personalia, locaties, pasnummers kan worden gewijzigd e.e.a. afhankelijk van de toegekende rechten. Ook kan het organisatiebeheer worden geopend. Figuur 17.

Figuur 17 - direct tonen eigen medewerkerbeheer en het organisatiebeheer

Ingelogde gebruikers

Voor een snel overzicht van de medewerkers die op dat moment zijn ingelogd op de verschillende locaties en hun status (bijvoorbeeld offline bij de auto). In het voorbeeld van Figuur 18 is er maar één medewerker ingelogd.

Figuur 18 - aantal ingelogde gebruikers

Wisselen locatie

Bij het inloggen wordt een keuze gemaakt op welke locatie wordt gewerkt. Na inloggen kan deze keuze worden gewijzigd. Klik hiervoor 'Locatie wisselen'. In het extra venster kan een keuze worden gemaakt voor een andere locatie. Figuur 19.

Figuur 19 - locatie wisselen

De voor gekozen optie is de locatie waar op dat moment op gewerkt wordt. Deze optie is niet beschikbaar op HAP mobiel.

Mandateur bewerken

Als ik ingelogd met de UZI pas dan is deze optie beschikbaar en wordt de mandateur getoond en bij meerdere mandateurs kan deze hier gewijzigd worden.

Uitloggen

Met de uitloggen knop moet uitgelogd worden om een correcte afsluiting van de applicatie te borgen. Bij het uitloggen wordt gecontroleerd of er nog door de medewerker 'geblokkeerde' oproepen zijn. Als dit zo is dan wordt hier melding van gemaakt. Via [OK] kan wel uitgelogd worden, het advies is terug te gaan naar de applicatie via [ANNULEREN] en de geblokkeerde oproep te verwijderen. Figuur 20.

Figuur 20 - uitlogwaarschuwing bij geblokkeerde oproepen