Inhoudsopgave
Topicus Zorg
1 Inhoudsopgave
2 Versiebeheer
3 Inleiding
3.1 Het proces
4 Start nieuw contact
4.1 Registratie zorgvraag
4.2 Zoeken patiënt
4.2.1 Multi zoekveld en individuele zoekvelden
4.2.1.1 Zoekcriteria
4.2.1.2 Snelle registratie
4.3 Zoekresultaat
4.3.1 Tonen Eigennaam vs Partnernaam
4.3.2 Meerling indicatie
4.3.3 Opnieuw zoeken of TE VEEL zoekresultaten
4.3.4 Tandartsen protocol
4.3.5 Zoeken bij de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA)
4.4 Personaliascherm
4.4.1 Bekende patiënt
4.4.2 Nieuwe patiënt
4.4.3 Eigennaam vs partnernaam & naamgebruik
4.4.4 Telefoonnummer & Terugbelnummer
4.4.4.1 Telefoonnummer onbekend
4.4.5 Eigen huisarts evt. via praktijk toevoegen
4.4.6 BSN geverifieerd & Identiteit vastlegging (WID/Vergewis)
4.4.6.1 BSN
4.4.6.2 SBV-z Match screen
4.4.6.3 Identiteit vastlegging
4.4.6.4 Factuuradres
4.4.6.5 Onvolledige gegevens
4.4.7 Blokkeren contact
4.5 Mogelijke dubbelen scherm
4.6 Memo's en Recent Contactscherm
4.6.1 Personalia rubriek
4.7 Afronden triage
5 SPOED protocol
Inleiding
In deze handleiding wordt de registratie van een nieuw contact op de huisartsenpost toegelicht voor bekende en nieuwe patiënten onderdeel van het hoofdmenu Call management -> submenu Nieuw contact. Eerst wordt het algemene proces besproken en daarna ingezoomd op de verschillende onderdelen.
Let op! Informatie (hoofdmenu's, submenu's, tabbladen en velden) is altijd alleen o.b.v. toegekende rechten beschikbaar. Het kan dus zijn dat getoonde afbeeldingen in deze handleiding afwijken van uw situatie.
Het proces
Binnen Topicus HAP kan de medewerker in grote mate de volgorde van het contactaanname proces zelf bepalen. Hoofdonderdelen van 'start een nieuw contact' zijn:
- Registratie klacht/hulpvraag;
- ABCD veilig;
- Zoeken patiënt;
- Bevestigen bekende patiënt of registreren nieuwe patiënt;
- Afronden NTS triage;
- Openen contactscherm en toekennen call nummer.
In deze handleiding wordt bovenstaande volgorde aangehouden.
Start nieuw contact
Ga naar Call management -> Nieuw contact. Figuur 1.
Figuur 1 - start nieuw contactscherm
Registratie zorgvraag
Er kan direct begonnen worden met de invoer van de zorgvraag in het Subjectief veld voor de doktersassistent (SDA) en het beantwoorden van de RDABC triagecriteria voor het bepalen van een levensbedreigende situatie. Via de knop [ABCD veilig] worden de triagecriteria in één keer 'veilig' beantwoord. De invoer van de zorgvraag leidt automatisch tot gerelateerde suggesties voor de triagemodule gebaseerd op het NTS. Deze worden afgehandeld nadat de patiënt is toegevoegd aan het contact (zie §4.7).In de handleiding PH 37_NTS wordt ook uitgebreid ingegaan op triage m.b.v. NTS.
Zoeken patiënt
In het 'Patiënt zoeken' kader wordt door het invoeren van één of meerdere zoekcriteria, gekeken of de patiënt al bekend is zodat personalia gemakkelijk kan worden overgenomen. Automatisch wordt in Topicus HAP gezocht en enkele externe adresboeken (SBV-z/LSP).
Multi zoekveld en individuele zoekvelden
Via het multi zoekveld kan op een aantal zoekcriteria, o.a. geboortedatum/BSN/naam of postcode, worden gezocht. De applicatie herkent automatisch de invoer en toont het bijpassende zoekresultaat. Via de individuele zoekvelden kan op meerdere zoekcriteria tegelijk worden gezocht. Figuur 2.
Figuur 2 - patiënt zoeken velden
TIP – gebruik voor snel zoeken de <Enter> knop op uw toetsenbord i.p.v. de [Zoeken] knop op het scherm.
Zoekcriteria
Er kan op naam, geboortedatum, telefoonnummer, geslacht (M/V), postcode of BSN worden gezocht.
- 25081979 = geb. datum Er kan gebruik worden gemaakt van geen of ".", "/", "-" als scheidingsteken. Wanneer geen scheidingsteken wordt geplaatst moeten 6 of 8 cijfers worden ingevoerd om het nummer als geboortedatum te herkennen (met of zonder scheidingstekens);
- 250879 = geb. datum;
- 6595AM = postcode;
- Janssen = achternaam (geboorte-/partnernaam);
- Straat evt. in combinatie met huisnummer
- Telefoonnummer, ook 0800 & 0900 nummers (8 of 11cijferig), streepjes/spaties n.v.t..
Snelle registratie
TIP - De meest snelle registratie van een (nieuwe) patiënt is door te zoeken met het BSN nummer. Bij juiste invoer is er een zeer grote kans dat de patiënt wordt gevonden, zijn de personalia bekend en heeft het BSN direct een goede status. Hierdoor kan snel met de inhoudelijke contactregistratie worden begonnen
Zoekresultaat
Na invoer van de zoekcriteria en klikken op <Enter> of de knop [Zoeken] worden de bekende patiënten in alfabetische volgorde getoond. Figuur 3.
Figuur 3 - zoekresultaat bekende patiënten
Als de juiste patiënt getoond wordt klik dan de regel om het personaliascherm te tonen en de registratie te vervolgen.
Als de juiste patiënt niet getoond wordt klik dan de knop [Nieuwe patiënt] om een nieuwe patiënt te registreren.
Tonen Eigennaam vs Partnernaam
Op het personaliascherm wordt het naamgebruik, toonwijze van de eigennaam / partnernaam in de applicatie, bepaald. Bij het zoeken naar een patiënt wordt bij het zoekresultaat altijd beide namen getoond, ook als één va de twee namen wel is geregistreerd maar is verborgen, om onterechte dubbele registratie te voorkomen. In het voorbeeld van Figuur 3
De verborgen naam (als via het naamgebruik is bepaald deze naam niet in de applicatie te tonen maar hij is wel geregistreerd) wordt tussen haakjes getoond. Bijvoorbeeld:
- Volledig getoonde naam is Visser, A. – Beekema;
- Visser = Partnernaam
- Beekema = Eigennaam
- Naamgebruik staat op Partnernaam - Eigen
- Als in het Patiëntbeheer via naamgebruik is bepaald dat alleen "Eigennaam" wordt getoond maar beide namen zijn geregistreerd:
- Toonwijze – Schepen, Y. (- Visser de van der)
Meerling indicatie
Op het personaliascherm is het mogelijk aan te geven of de patiënt één van een meerling is. Bij het zoekresultaat wordt het meerling icoon getoond als extra attentie voor de medewerker dat voor de juiste patiënt het contact wordt aangenomen. Figuur 4.
Figuur 4 - meerling indicatie
Opnieuw zoeken of TE VEEL zoekresultaten
Voor opnieuw zoeken moeten de zoekcriteria worden verwijderd. Wanneer het ingegeven zoekcriterium te ruim is en teveel hits geeft (meer dan 50) dan kan deze verfijnd worden door bijvoorbeeld twee criteria in te vullen.
Tandartsen protocol
Wanneer uw huisartsenpost ook het tandartsen (TAP) protocol dan moet dit bij het aannemen van TAP-contact worden aangegeven; standaard wordt ervan uit gegaan dat een HAP-contact wordt aangenomen. De radiobutton staat dan ook op 'HAP'. Figuur 5.
Figuur 5 - nieuw contact scherm met HAP en TAP
Door het wijzigen van het protocol van HAP -> naar TAP gaat de applicatie op een iets andere manier om met verplichte velden. Er wordt geen Triagemodule meer getoond, tandarts is bijvoorbeeld verplicht en er worden alleen TAP acties (bijv. TAP telefonisch consult en TAP consult) getoond in het contactscherm.
In de werklijst zijn TAP contacten alleen maar zichtbaar voor de triagist en tandarts, niet voor de huisarts.
Zoeken bij de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA)
Als op het Patiënt zoeken scherm gezocht wordt met het BSN of een combinatie van geboortedatum en geslacht met eigen naam en/of postcode/huisnummer dan wordt óók bij de GBA administratie gezocht. Voordeel hiervan is dat bij een 'hit' het personaliascherm gevuld is en het BSN geverifieerd wat het contactaanname proces versneld.
Persoonlijk scherm
Na het zoeken naar de patiënt, selecteren van een bekende of toevoegen van een nieuwe patiënt wordt het personaliascherm getoond. Afhankelijk of het om een bekende of nieuwe patiënt gaat wordt het scherm met meer of minder informatie getoond. Figuur 6.
Figuur 6 - personaliascherm bij contactaanname
Tabel 1 – velden van het personaliascherm
|
Kader |
Gebruik/format |
Aanvullende opmerkingen |
|
Personalia |
Identificerende gegevens van de patiënt |
|
|
Eigennaam vs Partnernaam |
Eigennaam is de meisjesnaam, of geboortenaam (NIET partnernaam). |
In de communicatie is de eigennaam essentieel |
|
Geboortedatum |
DDMMYYYY |
Pas met 6 of 8 cijfers kan de applicatie een geboortedatum herkennen. |
|
Meerling |
AAN vinken als patiënt één van een meerling is |
|
|
Telefoon, terugbelnummer |
10-cijferig, ook 0800/0900 (8 of 11-cijferig) |
Wanneer het telefoonnummer onbekend is dan kan 00 worden gebruikt als Escape (bij ieder volgend contact wordt opnieuw naar het nummer gevraagd). |
|
HAP/TAP doorgeven |
Vink veld als eigen huisarts/tandarts onbekend is |
TAP passant wordt alleen getoond als de huisartsenpost het TAP protocol ondersteunt |
|
Huisarts |
Voor gedefinieerde lijst met huisartsen in de regio |
|
|
Tandarts |
Voor gedefinieerde lijst met tandartsen in de regio |
|
|
BSN |
|
|
|
Alleen BSN zoeken? |
SBV-z dienst 'Personalia opvragen' |
|
|
BSN bron en Gecontroleerd door |
Administratieve informatie |
|
|
LSP aangemeld |
Rood wanneer niet aangemeld (geen dossier via LSP). Groen wanneer aangemeld. |
|
|
Betaling |
Patiënt kenmerken als Wanbetaler of Principieel onverzekerd; heeft invloed op de voorkeursbetaalwijze (respectievelijk Contant/ Factureren) |
|
|
Adresgegevens |
Invoeren thuisadres en factuuradres patiënt |
Er wordt gebruikgemaakt van de postcodetabel |
|
Automatisch aanvullen |
Vul postcode/huisnummer in, de straatnaam en woonplaats worden er automatisch bij gezocht. |
Als het land niet op Nederland staat dan werkt de automatische aanvulling niet en wordt er geen validatie op invoer gedaan bij [verder naar contact] |
|
Identiteit (ID) vastleggen Zie ook § 2.3.4. |
Voorwaardelijk voor communicatie met het LSP. Bij telefonisch contact is een vergewissing voldoende. Er wordt in het groen gemeld of de identiteit is vastgelegd, door wie en op welke datum/tijdstip. Geen of negatieve vastlegging wordt in het oranje gemeld |
Zie ook §2.d |
|
Identiteit invoeren |
Getoond bij een nieuwe patiënt, de identiteit moet nog worden vastgelegd via vergewist ja/nee of de WID registratie (WID nummer en documenttype) |
Staat standaard voor gekozen. Pas bij een vergewissing = ja is er een positieve identiteit vastlegging. |
|
Gecontroleerd door |
Naam, datum en tijdstip van de laatste WID controle, alleen uitvoeren bij ernstige twijfel aan het identiteitsdocument |
Een groene knop toont een positieve WID controle. Een oranje een negatieve controle |
|
Index overzicht |
Overzicht van alle externe zorgaanbieders die dossier informatie (Professionele Samenvatting – PS – of Medicatie Gegevens – MG – ) aanleveren voor deze patiënt |
Inloggen met een UZI pas verplicht voor het tonen van deze optie |
|
Logistieke functies |
|
|
Bekende patiënt
Bij een bekende patiënt wordt:
- Het ingevuld personaliascherm ter controle getoond;
- Alle bekende/verplichte velden zijn voor ingevuld (herkenbaar aan het blauwe*); deze dienen gecontroleerd te worden op juistheid;
- Het extern medisch dossier (LSP of OZIS) wordt na bevestiging op de achtergrond opgehaald, mits voldaan aan alle voorwaarden;
- COV controle automatisch uitgevoerd;
- Evt. een extra tussenscherm getoond met melding van recente contacten en/of memo's.
Nieuwe patiënt
Bij een nieuwe patiënt wordt:
- Het personaliascherm getoond met het ingevoerde zoekcriterium voor ingevuld;
- Via geboortedatum, geslacht gecombineerd met eigennaam en/of postcode/huisnummer en hierna via 'BSN controleren' de bijbehorende personalia gevonden;
- Verplichte velden (herkenbaar aan het blauwe*) om het Personaliascherm te kunnen verlaten zijn Wanneer binnen het TAP protocol een Nieuw contact is gestart dan is tandarts verplicht i.p.v. huisarts:
- Eigennaam, Voorletters, Geslacht.
- Postcode, huisnummer.
- Telefoonnummer 1.
- Eigen HA, of Passant.
- Validatie op aanwezigheid van het BSN en Identiteit vastlegging (semi verplicht).
- Verplichte velden (herkenbaar aan het blauwe*) om het Personaliascherm te kunnen verlaten zijn Wanneer binnen het TAP protocol een Nieuw contact is gestart dan is tandarts verplicht i.p.v. huisarts:
- Vul nog missende velden aan;
- Het mogelijke dubbelen scherm wordt getoond o.b.v. overeenkomend BSN, geboortedatum/eigennaam of geboortedatum/postcode/huisnummer;
- Het extern medisch dossier (LSP of OZIS) wordt na bevestiging op de achtergrond opgehaald, mits voldaan aan alle voorwaarden;
- COV controle automatisch uitgevoerd;
- Evt. een extra tussenscherm getoond met melding van memo's.
Ga via [Verder naar contact] verder met de afhandeling van de oproep. Alle verplichte velden dienen gevuld te zijn, anders wordt een melding getoond en het lege veld rood omkadert.
Eigennaam vs partnernaam & naamgebruik
Er kunnen 2 achternamen worden geregistreerd; eigen naam en partnernaam. Voor de communicatie is de eigennaam essentieel en daarom ook verplicht om in te voeren. De eigennaam wordt ook wel 'geboortenaam' genoemd. Figuur 7.
Figuur 7 - naamvelden op het personaliascherm
Via het 'naamgebruik' kan worden aangegeven hoe als er 2 achternamen zijn geregistreerd, de namen getoond worden in de applicatie en op afgedrukte formulieren. Bij 2 achternamen wordt het naamgebruik automatisch op 'partnernaam – eigennaam' gezet. Dit kan handmatig worden aangepast via de naamgebruik menukeuzelijst. Klik op het naar beneden wijzend pijltje en de opties worden getoond. Figuur 8.
Figuur 8 - naam gebruiksopties
Via de 'dubbele pijlen knop' achter de eigennaam kan eenvoudig de eigen en partnernaam verwisseld worden (inclusief voorvoegsel) bij verkeerde invoer. Zie Figuur 7.
Telefoonnummer & Terugbelnummer
Bij invoer van een correct telefoonnummer (10-cijferig of 0800/0900 nummers) wordt er automatisch vanuit gegaan dat dit ook het terugbelnummer is waarop de patiënt te bereiken is. De radiobutton achter het telefoonnummer veld wordt 'actief'. Figuur 9.
Figuur 9 - telefoonnummer vs terugbelnummer
Als een ander terugbelnummer moet worden gebruikt dan kan dit handmatig worden aangepast. De radiobutton achter het telefoonnummer gaat 'uit'. Als toch het telefoonnummer als terugbelnummer moet worden gebruikt kan de radiobutton achter het nummer worden geklikt. Figuur 10.
Figuur 10 - terugbelnummer wijkt af van het telefoonnummer
Met de radiobutton achter telefoonnummer 1 of 2 kan worden aangegeven welk nummer als terugbelnummer
Telefoonnummer onbekend
Het telefoonnummer is een verplicht veld op het personaliascherm. Als het telefoonnummer (of terugbelnummer) onbekend is dan kan als alternatief '00' worden ingevoerd.
Eigen huisarts evt. via praktijk toevoegen Geldt ook voor tandarts vs tandartspraktijk.
Er kan direct naar de huisarts worden gezocht en gekozen. Dit kan op naam van de huisarts, praktijknaam of woonplaats.
Start typen. Automatisch wordt de keuzelijst gefilterd a.d.h.v. de invoer. In het voorbeeld hieronder wordt de keuzelijst getoond op 'naam' (Appeldoorn) en 'praktijk' (Praktijk Aalders en Appeldoorn). Kies met de [Pijltoets] & [ENTER] of de muis de juiste huisarts.
Als er al een huisarts gekozen is klik in of TAB naar het huisartsveld; het menu opent direct en er kan gezocht worden.
Bij gebruik van de Tabtoets kan, als het huisartsveld geselecteerd is, direct gezocht worden en opent het menu als hierboven.
Beweeg de muis over de praktijknaam voor aanvullende adresgegevens (mits geregistreerd) van de zorgverlener.
Mocht de juiste zorgverlener niet gevonden worden dan kan er ook gezocht worden via het 'vergrootglas'. Voer in het getoonde scherm een zoekcriterium in en klik zoeken of enter.
Figuur 11 - zorgverlener zoeken scherm
Het zoekresultaat toont praktijken en artsen die voldoen aan de invoer. In het voorbeeld van Figuur 12 is gezocht op 'huisarts' voor het tonen van de praktijken met 'huisarts'.
Figuur 12 - zoeken op praktijk
Door te klikken op 'huisartsenpraktijk 2' worden de gekoppelde huisartsen getoond. Een huisarts wordt aan de patiënt te gekoppeld; niet de praktijk. Achter de arts naam wordt 'Standaard' getoond als indicatie dat deze arts gekozen kan worden als bij een groepspraktijk niet duidelijk is welke arts de eigen arts is van de patiënt.
BSN geverifieerd & Identiteit vastlegging (WID/Vergewis)
Via het LSP mag alleen maar een medisch dossier worden opgevraagd wanneer het BSN geverifieerd is en de identiteit vastgelegd Via OZIS is een geverifieerd BSN of de combinatie Eigen naam, geboortedatum en geslacht minimaal noodzakelijk. Het systeem tracht primair via het LSP het extern medisch dossier op te halen. Als dit dossier niet beschikbaar is en/of er zijn onvoldoende zoekcriteria aanwezig vervalt Topicus HAP automatisch in het OZIS protocol .. I.v.m. met het medisch belang controleert de applicatie hierop en signaleert wanneer één of beide criteria ontbreken bij het verlaten van het personaliascherm. De eindgebruiker heeft dan de mogelijkheid dit alsnog in te voeren of verder te gaan met het contact.
BSN
Topicus HAP gebruikt de dienst 'SBV-z' om:
- Het juiste BSN te vinden bij de patiëntgegevens – BSN opvragen;
- Het BSN en bijbehorende personalia (NAW) gebruiken voor de verdere registratie in Topicus HAP;
- Het BSN en de bijbehorende personalia te verifiëren – BSN verifiëren;
- Via alleen het BSN de personalia opvragen – Persoonsgegevens opvragen – en te gebruiken binnen Topicus HAP.
BSN opvragen en verifiëren
Om de SBV-z te bevragen wordt gebruik gemaakt van een minimale combinatie van gegevens om te komen tot een match.
Altijd verplicht, voordat op de knop BSN zoeken kan worden geklikt:
- Geboortedatum & Geslacht.
Minimaal gecombineerd met Het is niet verplicht maar wel geadviseerd om zoekcriteria 1 & 2 beide in te voeren wanneer de gegevens bekend zijn. Ook woonplaats en eigen HA kunnen ondersteunen in een goede keuze te maken bij het vinden van het BSN:
- Eigennaam en/of
- Postcode/huisnummer
TIP 1 – Door óók de voorletters in te voeren kan een Meerling sneller worden geïdentificeerd.
TIP 2 – Voor een snelle registratie van een nieuwe patiënt wordt eerst via de SBZ-z het BSN en de personalia opgevraagd en overgenomen. Het adres wordt automatisch aangevuld en hoeft niet meer handmatig te worden geregistreerd.
Persoonsgegevens opvragen
Wanneer het BSN bekend is en getwijfeld wordt aan de ingevoerde personalia (er kan bijvoorbeeld geen match worden gevonden bij de SBV-z via de hierboven genoemde zoekpaden en verplichte velden), dan kan alleen met het BSN de SBV-z bevraagd worden. Door een vink te plaatsen in het veld 'Alleen BSN zoeken?' wordt alleen met het BSN gezocht; bij een match worden de bijbehorende personalia getoond en kunnen worden gebruikt binnen Topicus HAP. Figuur 13.
Figuur 13 - alleen met het BSN de SBV-z bevragen naar personalia
SBV-z Wedstrijdscherm
Als het zoeken bij de SBV-z leidt tot een unieke hit dan wordt het 'SBV-z match screen' getoond. Figuur 14.
Figuur 14 - SBV-z match screen
- Verschillen tussen de gegevens waarmee gezocht is en gevonden worden rood omkaderd;
- Bovenin wordt aanvullende informatie getoond m.b.t. het resultaat Informatie aangeleverd door de SBV-z..
- Wanneer een geboortedatum nullen bevat, wordt de dichtstbijzijnde geboortedatum voor ingevuld. Dit wordt gemeld.
- Wanneer de persoonsgegevens in onderzoek zijn dan wordt dit gemeld en kunnen velden leeg zijn.
- Voornaam, geboorteplaats en –land worden alleen getoond en kunnen niet worden gebruikt binnen de applicatie Topicus HAP gebruikt roepnaam i.p.v. ontvangen voornaam (=doopnaam).;
- Woonplaats kan 'Gemeente van inschrijving' of 'Gemeentedeel' zijn afhankelijk van het antwoord van de SBV-z.
- Wanneer met de muis over de woonplaats wordt bewogen wordt getoond welk type woonplaats is gebruikt.
Overnemen van gegevens
Via de knop [Alles overnemen] worden alle velden van de SBV-z overgenomen (rechter kolom) en gebruikt binnen Topicus HAP (linker kolom).
Let op ! - Als velden in de rechter kolom leeg zijn dan wordt bij [Alles overnemen] de gevulde velden in de linker kolom overschreven. Als dat niet gewenst is dan kan via de blauwe pijlen per veld worden bepaald welke overgenomen moet worden.in Topicus HAP.
Let op! - Klik [Opslaan] voor het definitief overnemen van de gegevens in de Topicus HAP.
TIP - Om als eindresultaat een geverifieerd BSN te krijgen dient minimaal de combinatie van BSN met Eigennaam, geboortedatum en geslacht onveranderd te worden overgenomen.
BSN status vs BSN bron
Alleen een BSN dat geverifieerd is en waarvan de identiteit is vastgelegd mag gebruikt worden in de communicatie met derden (bijvoorbeeld LSP, Vecozo, afdrukken op het recept/contactformulier etc.) Mits voorzien van een positieve identiteit vastlegging.. Een geverifieerd BSN heeft een groen kenmerk 'Gecontroleerd'. Als het BSN niet geverifieerd is of mislukt dan wordt een oranje kenmerk getoond 'Niet gecontroleerd'. Figuur 15.
Figuur 15 - BSN status niet geverifieerd met oranje kenmerk
De bron wordt vermeld (SBV-z of LDAP) en datum/tijdstip en naam van de medewerker die deze controle als laatste heeft uitgevoerd. Bij handmatige invoer van het BSN of als de combinatie naam/geboortedatum en geslacht niet is overgenomen van het SBV-z match screen is de bron 'Eigen administratie'. Dit betekent dat het BSN niet geverifieerd is en hiermee niet gecommuniceerd mag worden met het LSP:
Het BSN verliest de status 'geverifieerd' wanneer:
- Bij handmatige invoer van het BSN, zonder verificatie bij de SBV-z;
- Bij een geverifieerd BSN wijzigen van één van de vier 'key' velden:
- BSN.
- Eigennaam.
- Geboortedatum.
- Geslacht.
Woonplaats
Mits beschikbaar wordt de woonplaats door de SBV-z teruggegeven. Bij overnemen van de gegevens van de SBV-z wordt standaard de woonplaats gebruikt. Als deze niet aanwezig is respectievelijk het gemeentedeel of als deze er niet is de gemeente. Omdat hier functioneel verder niets is gewijzigd wordt dit onderdeel niet verder toegelicht.
Buitenlandsadres
De SBV-z kan het woonadres in het buitenland teruggeven. Omdat de regels compleet willekeurig worden gestuurd is het niet mogelijk de gegevens automatisch aan het juiste adresveld in THAP te koppelen. De medewerker kan de adresgegevens handmatig overnemen op het SBV-z match screen in de velden die aan de linker zijde getoond worden Bij [opslaan] worden de handmatig ingevoerde velden overgenomen op het personaliascherm. Figuur 16.
Figuur 16 - buitenlandsadres op SBV-z match screen
Identiteit vastlegging
Figuur 17 - positieve en negatieve identiteitsvastlegging
Achter de kop 'Identiteit vastleggen' wordt duidelijk in het groen of oranje de status van de identiteitsvastlegging vermeld. Beweeg met de muis over de tekst om datum, tijdstip en wie de laatste vastlegging heeft gedaan te tonen.
Tabel 2 - identiteitsvastlegging velden
|
Kader |
Gebruik/format |
Aanvullende opmerkingen |
|
Identiteit gebruiken |
Eerder vastgelegde identiteit gebruiken in het huidige contact. |
|
|
Identiteit invoeren/ wijzigen |
Ingevoerde identiteit wijzigen of voor de eerste keer invoeren. |
|
|
Negatief |
De identiteit is onbetrouwbaar. |
|
|
WID controle |
Bij ernstige twijfel aan de geldigheid van het Identiteit document |
|
De identiteit kan worden vastgelegd tijdens contactaanname, in de werklijst bij het binnen melden en via het patiëntbeheer. Dit wordt in de handleidingen PH 32 - Werklijst en 40-Beheer in detail toegelicht.
Factuuradres
Bij de patiënt kan op het personaliascherm het factuuradres worden geregistreerd. Als het factuuradres bij de patiënt geregistreerd staat wordt dit gebruikt in de declaratie Geldt iig voor AWBZ patiënten en patiënten die een negatieve COV hebben. Figuur 18.
Figuur 18 - patient met handmatig ingevoerd factuuradres
Het factuuradres is optioneel, als het factuuradres (deels) is ingevuld dan is het verplicht postcode/huisnummer/plaats in te vullen. Hier wordt bij [Verder naar contact] op gecontroleerd. Als bij [Afsluiten] het factuuradres nog steeds onvolledig is dan wordt het contact als een 'onvolledige call' behandeld (gelijk aan wanneer de arts of geboortedatum mist) en in het submenu 'onvolledige calls' geplaatst.
Het factuuradres maakt ook gebruik van de postcodetabel, de werking is gelijk aan het invullen van het thuisadres. Zie Tabel 1. Zodra het factuuradres is ingevuld wordt een kenmerk op het tabblad getoond. Figuur 19.
Figuur 19 - kenmerk dat factuuradres is ingevoerd
AWBZ
De declaratie van AWBZ patiënten naar een AWBZ instelling wordt integraal ondersteund binnen het primair proces. Voorwaarde is dat in het organisatiebeheer de AWBZ organisatie (dit wordt ook de factuurorganisatie genoemd) op een juiste wijze is aangemaakt (zie beheerhandleiding). Als deze in het organisatiebeheer zijn aangemaakt dan wordt op het factuuradres tabblad een drop-down keuzelijst getoond met de ingevoerde factuurorganisaties.
Bij invoer van de gerelateerde postcode/huisnummers wordt automatisch de juiste factuurorganisatie geselecteerd bij een nieuwe patiënt, de overige adresvelden zijn hierna weg geklapt. Figuur 20.
Figuur 20 - AWBZ patiënt automatisch gekoppeld aan een AWBZ organisatie
Het is ook mogelijk een factuurorganisatie handmatig te kiezen als de postcode/huisnummer combinatie niet herkend wordt. Klik op het tabblad 'Factuuradres' en klik op het pijltje om de menukeuzelijst 'factuurorganisatie' open te klappen. Kies de juiste organisatie. Figuur 21.
Figuur 21 – menukeuzelijst met factuurorganisaties voor handmatig toevoegen aan de patiënt
Als een factuurorganisatie is gekoppeld aan de patiënt dan gaat de factuur als onderdeel van het declaratieproces naar de betreffend factuurorganisatie. Om de keuze ongedaan te maken wordt de menukeuzelijst opengeklapt en de lege regel gekozen.
Onvolledige gegevens
Wanneer het niet mogelijk is alle verplichte velden op personaliascherm in te vullen dan kan een vinkje geplaatst worden in het veld 'Onvolledige gegevens' rechts onderin het personaliascherm Instelling in het Beheer bepaalt of optie beschikbaar is. Binnen het TAP protocol is optie nooit beschikbaar.. Figuur 22.
Figuur 22 - onvolledige gegevens toestaan op het personaliascherm
Het Personalia scherm kan verlaten worden zonder dat gecontroleerd wordt op de aanwezigheid van de verplichte velden.
TIP – Voor een snelle call aanname bij een spoed kan het spoedprotocol worden geactiveerd via de [Spoed] knop bovenin het scherm.
Een contact moet voor definitief afronden wel volledig worden gemaakt. Correcte en volledige personalia zijn belangrijk voor o.a. de terugrapportage naar de eigen huisarts, het recept voor de apotheek en facturatie. Voor meer details wordt verwezen naar de Handleiding P31_Contactafhandeling (SOEP) en P36_Onvolledige Calls.
Blokkeren contact
Op het personaliascherm kan het gestarte contact geblokkeerd worden en tijdelijk geplaatst in de werklijst. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als opeens een andere actie moet worden gedaan. Bij blokkeren is alleen het terugbelnummer verplicht. Een op het personaliascherm geblokkeerd contact wordt zonder call nummer in de werklijst in de rubriek 'Nog op te slaan' geplaatst.
Mogelijke dubbelen scherm
De applicatie controleert bij een nieuwe patiënt of deze mogelijk al bestaat om vervuiling te voorkomen. Deze controle wordt gedaan op gelijk:
- BSN;
- Geboortedatum, eigennaam;
- Geboortedatum, postcode/huisnummer.
Als er patiënten bekend zijn met dezelfde personalia als hierboven opgesomd dan wordt een extra scherm getoond met mogelijk dezelfde patiënten. Het kader van de getoonde patiënten kan worden opengeklapt voor het tonen van meer details. Figuur 23.
Figuur 23 - mogelijk dezelfde patiënten bij contactaanname
Als de patiënt toch al bestaat dan kan door het vinken van de radiobutton vóór de naam en [Geselecteerde patiënt gebruiken] het contact voor de bestaande patiënt worden aangenomen. Wel wordt het personaliascherm getoond om de deze te controleren.
Als de patiënt niet bekend is dan wordt de knop [Toch nieuwe patiënt aanmaken] gekozen om door te gaan met het contactaanname proces.
Memo's en Recent Contactscherm
Wanneer er memo's aan de patiënt zijn toegevoegd of als er kortgeleden contact is geweest met de huisartsenpost dan wordt dit in een extra scherm gemeld Als er geen memo of recent contact bekend is wordt het scherm overgeslagen. . In rode kaders wordt de alarmerende informatie getoond. .Figuur 24.
Figuur 24 - tussenscherm met memo's en recent contact waarschuwing
Bij memo's wordt de informatie die is aangemerkt als 'kerninformatie' altijd leesbaar getoond Binnen het TAP protocol worden geen memo's van de HAP getoond (en vice versa).. Via [Afdrukken/Lees meer] wordt alle informatie getoond en kan de memo worden afgedrukt. Als er memo's zijn dan moet bevestigd worden dat ze gelezen zijn met het vink veld 'Memo's gelezen. Dit wordt gecontroleerd door de applicatie bij klikken op [Verder naar contact]. Het wijzigen en toevoegen van memo's kan op het tabblad Additioneel (zie hiervoor de handleiding PH 31 - Contactafhandeling).
Bij de rubriek 'Recente contacten' (de periode is instelbaar in het beheer) wordt gemeld hoeveel recente contacten er zijn en of deze contacten nog openstaan. Met de knop [Contact inzien] kunnen de contacten in een extra scherm worden ingezien of zelfs overgenomen:
- Het meest recente contact wordt als eerste geopend;
-
Via de knop [Verder werken in deze oproep] kan het contact worden overgenomen; de huidige registratie wordt geen 'nieuw contact' maar opgenomen in het openstaande contact. Figuur 25;
Figuur 25 - logistieke knoppen als onderdelen van recente contacten inzien
- Wanneer er meerdere recente contacten zijn dan kan via de knop [Volgende] door alle oproepen van de afgelopen ** uur worden gemanoeuvreerd;
- Als onderdeel van de knop [Meer] is de Audit Trail functie O.b.v. toegekende rechten beschikbaar met gedetailleerde informatie over de bewerkingen op het contact;
- Via Annuleren wordt teruggegaan naar de huidige registratie.
Als er meer dan tweemaal in de recent contactperiode is gebeld dan wordt dit extra gemeld. Figuur 26.
Figuur 26 - extra waarschuwing bij meer dan 2 contacten in de recent contactperiode
Memo's en Recent contactinformatie wordt ook getoond op het contactscherm. Memo's worden gesorteerd van nieuw (boven) naar oud (onder).
Personalia rubriek
In de blauwe balk wordt de personalia van de patiënt getoond. Klik op de balk/pijltje voor meer patiëntdetails. Figuur 27.
Figuur 27 - patiëntdetails op het tussenscherm
-
Via [Wijzig] kunnen de patiëntpatiëntgegevens worden gewijzigd;
- Beweeg met de muis over de 'i' achter de huisarts/tandarts voor extra informatie. Figuur 28.
Figuur 28 - extra informatie tandarts/huisarts.
Afronden triage
Na het personaliascherm en eventueel het tussenscherm bij recente contacten en memo's wordt het contactscherm geopend op het Triage tabblad voor het afronden van de triage. De SDA toont de zorgvraag en de RABCD die 'Veilig' is, zoals deze bij start van het nieuwe contact zijn ingevoerd. Figuur 29.
Figuur 29 - triage afronden
De zorgvraag (SDA)kan verder worden aangevuld. De invoer in de SDA geeft suggesties voor ingangsklachten. Kies één of meerdere ingangsklachten en waardeer de getoonde triagecriteria. In het voorbeeld van Figuur 30 is de ingangsklacht 'Koorts volwassene' gekozen.
Figuur 30 - ingangsklacht gekozen, triagecriteria getoond
Na het waarderen van de triagecriteria doet de triagemodule een voorstel voor urgentie en vervolgactie. Hierna kan de triage worden afgerond en wordt het contactscherm getoond. In de handleiding PH 37_NTS wordt ook uitgebreid ingegaan op triage m.b.v. NTS.
SPOED protocol
Als de spoedlijn gaat dan kan altijd een spoedcontact via de [SPOED] knop worden gestart. Een spoedcontact wordt snel door de applicatie gerouteerd. Figuur 31.
Figuur 31 - activeren van het spoed protocol
In een extra venster wordt het nieuw contact scherm getoond. Het spoedprotocol kenmerkt zich door:
- Onvolledige gegevens veld staat 'aan';
- Geen controle op missende ID vastlegging of geverifieerd BSN;
- Geen controle op mogelijke dubbelen;
- Als er geen gebruik wordt gemaakt van de triagemodule wordt de prioriteit standaard op '1' gezet.
De positie waar de medewerker aan het werk was wordt onthouden. Na afronden van het spoedcontact opent de applicatie dit scherm. Zie voor details Handleiding P31_Contactafhandeling (SOEP) en P36_Onvolledige Calls.
- Onvolledige gegevens veld staat 'aan';
- Geen controle op missende ID vastlegging of geverifieerd BSN;
- Geen controle op mogelijke dubbelen;
- Als er geen gebruik wordt gemaakt van de triagemodule wordt de prioriteit standaard op '1' gezet.
De positie waar de medewerker aan het werk was wordt onthouden. Na afronden van het spoedcontact opent de applicatie dit scherm. Zie voor details Handleiding P31_Contactafhandeling (SOEP) en P36_Onvolledige Calls.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.