Aanpassen (afspraak) rooster bij een doordeweekse feestdag
TopPlan beheert het afspraak rooster, standaard ingericht voor 'alle dagen van de week', los van de datum. Als het rooster afwijkt van de standaard (bijv. bij een doordeweekse feestdag) dan wordt de beschikbaarheid van de afspraak plekken aangepast.
Log in op TopPlan (extra tegel in het Topicus portaal; neem contact op met de servicedesk (088 0 7768660) deze niet beschikbaar is). Het Locatie rooster, met de verschillende locaties en kamers van de huisartsenpost, wordt getoond.
Klik de regel waar het rooster moet worden toegevoegd. Door de cursor te schuiven over de regel kan begin en eindtijd van het roosterblok gekozen worden.
| Datum |
(vakantie) Dag dat het rooster van toepassing is |
|
|
Start-/eindtijd |
Periode dat het rooster van toepassing is |
Buiten de standaard openingstijd (meestal tussen 8-17) |
| Roosterbloktype | Voor wie/welk type actie is het rooster bedoeld | Consult huisarts/triagist etc. |
| Terugkeerpatroon | Geen | Alleen van toepassing op de betreffende dag |
| Uitzonderingen | Evt blokkades of reserveringen | Tbv pauze |
Herhaal deze stappen afhankelijk van het aantal en type afspraak plekken die extra beschikbaar moeten zijn op de feestdag. Herhaal de handelingen vervolgens voor de verschillende feestdagen in het jaar.
Tips snel rooster opbouwen
Uitgangspunten
- een roosterblok kan niet dusdanig veranderd worden dat er afspraken uit zouden kunnen vallen;
- een roosterblok kan niet dusdanig veranderd worden dat er uitzonderingen buiten zouden kunnen vallen;
- een blok uit een roosterblokreeks kan niet verplaatst of verwijderd worden, enkel gekopieerd;
- uitzonderingen uit het originele blok, blijven op de originele tijden opgeslagen in het nieuwe blok;
- als een roosterblok van 9:00-12:00 uur met een blokkade om 10:15-10:30 uur, verplaatst wordt naar 10:00-13:00 uur, dan zal de blokkade blijven staan om 10:15-10:30 uur.
- wanneer je ditzelfde blok zou willen verplaatsen naar 11:00-14:00 krijg je een foutmelding dat dit blok daar niet past omdat er dan een uitzondering buiten zou vallen.
- het nieuw aangemaakt roosterblok wordt als een los roosterblok opgeslagen en is vanaf daar eventueel tot een roosterblokreeks te maken.
Tijden selecteren door te slepen in het rooster
- Klik de muis in op de starttijd van het aan te maken roosterblok en houd de muisknop ingedrukt;
- Sleep de muis opzij tot de gewenst eindtijd van het roosterblok en laat de muisklik los;
- In de roosterblok pop-up staan alvast de juiste start- en eindtijd van het roosterblok;
- Vul de rest van de gegevens aan en sla het roosterblok op.
Roosterblok verkorten en verlengen door de rand van het roosterblok te verslepen
- Klik op de rand van een bestaand roosterblok en houd de linkermuisknop ingedrukt
- Sleep de muis opzij naar de nieuwe gewenste start- of eindtijd en laat de linkermuisknop los.
- Het roosterblok is opgeslagen met de nieuwe start- en eindtijd.
Kopiëren en plakken
- Selecteer een roosterblok door er op te klikken.
- Toets in Ctrl+C.
- Klik op het rooster op de gewenste datum, tijd en locatie waar het roosterblok ook moet komen.
- Toets in Ctrl+V.
- Het roosterblok is gekopieerd naar de nieuwe plek. Hierbij start het losse roosterblok op de aangeklikte tijd. Het roosterblok duurt even lang als het oorspronkelijke blok.
Kopiëren door slepen
- Houd de Shift-toets ingedrukt;
- Sleep een blok naar een andere datum, tijd en/of locatie en laat de muis los;
- Het roosterblok is gekopieerd van een oude naar een nieuwe plek in het rooster, indien het niet overlapt met een ander roosterblok en er geen uitzonderingen buiten boord zouden vallen.
Verplaatsen
- Selecteer een roosterblok door er op te klikken;
- Sleep het blok naar een andere datum, tijd en/of locatie; laat de muis los;
- Het roosterblok is verplaatst van de oude naar de nieuwe plek in het rooster, indien er geen afspraken of uitzonderingen daardoor buiten het roosterblok zouden vallen.
Verwijderen
- Selecteer een los roosterblok door er op te klikken;
- Druk op de Delete-toets;
- Het roosterblok is verwijderd, indien er geen afspraken daardoor buiten een roosterblok zouden vallen.
Opvoeren nieuwe medewerker
Voor het registreren van een nieuwe medewerker wordt gezocht in de ZVT/intern (alles) database (Type drop-down). Het zoekresultaat toont regels vanuit de ZVT ( "ZVT") en regels van medewerkers die al gekoppeld zijn aan de eigen organisatie ("huisje").
|
Medewerker zoeken |
Achternaam |
Naam medewerker - Intern (actief); zoeken op de actieve gekoppelde medewerker - Intern (actief en inactief); zoeken op de actieve en inactieve HAP gekoppelde medewerker - Intern (inactief); zoeken op de inactieve gekoppelde medewerker - Intern actief met/zonder telefonie koppeling; zoeken actieve medewerker met/zonder telefonie koppeling. |
|
Zoekresultaat |
UZI en pasnummer |
Toont het persoonlijk of tijdelijk (voorzien van een *) UZI- of pasnummer. |
Voeg een nieuwe medewerker toe als deze niet in het zoekresultaat staat. Enkele bijzonderheden:
|
Naam Toev. |
Verduidelijking van de medewerker (bijv. AIOS/waarnemer, plaats-/locatienaam bij meerdere "Jansens"). De naam toev. wordt gebruikt in de schermen van Topicus HAP |
|
Alias |
Anonimiseren van de medewerker. De alias wordt gebruikt op printjes en (externe) communicatie |
|
Telefoniemedewerker |
Koppeling met telefonie (Vcare) ID (SSO). Alleen nog niet gekoppelde ID's worden getoond |
|
EDI email adres |
Gebruikt voor terugrapportage via Edifact/Medvry |
|
EDI-postbusnummer |
Bedoeld voor Medicom clusters en wordt bij voorkeur centraal geregeld (enovation). Als gevuld gebruikt dan wordt dit nummer i.p.v. de AGB-code van de HDS gebruikt in het medvry bericht |
|
Terugkoppeling via |
Standaard wijze van terugrapporteren: - Alleen LSP mits een LSP dossier is opgehaald, anders medvry - Via LSP en Medvry als een LSP dossier is opgehaald, anders medvry - Alleen via Medvry, nooit via het LSP |
|
Pseudo AGB code |
Verplicht bij medewerkers met afsluiten/fiatteren rechten en niet als huisarts gekoppeld moeten worden aan de patiënt (vaak een waarnemer/aios). Vaak wordt de AGB code van de HDS hier gebruikt |
|
Patiënten overzetten |
Alleen beschikbaar als aan de medewerker patiënten zijn gekoppeld. Kunnen met deze functie worden patiënten ontkoppeld of overgezet naar een andere huisarts |
|
Zorgverlener |
Actief als medewerker als huisarts gekoppeld kan worden aan de patiënt; (persoonlijke) AGB-code verplicht (8-cijferig) en moet uniek zijn |
|
Pers. UZI nummer |
Verplicht om in te loggen met de UZI pas (9-cijferig) en moet uniek zijn |
|
VIP ID |
Bedoeld voor het gebruik van Spreekuur en moet uniek zijn |
|
Tijdelijk UZI nummer |
Voor het registreren van een noodpas (tijdelijke pas niet op naam) en moet uniek zijn |
|
Rollen |
Bepaalt wat medewerker kan in Topicus HAP; rollen zijn bepaald in het Rollenbeheer |
|
Locaties |
Bepaalt wat medewerker ziet in Topicus HAP; locaties zijn bepaald in het Locatie beheer |
|
Mandaten |
Uitgegeven (als arts of mandaatbeheerder) en ontvangen mandaten (informatie uitwisselingsmandaat op individueel of groepniveau) worden getoond, mits ingelogd met de uzipas |
|
Organisatie koppelen |
Medewerker koppelen aan een huisartsenpraktijk, van belang voor inzage in elkaars patiënten via het Mijn patiënten portaal |
|
Audit trail |
Toont alle wijzigingen; klik een regel voor de details |
Velden die wel/niet aangepast mogen worden
Bij de mw heb je een aantal velden die je echt niet zomaar moet aanpassen ivm de synchronisatie met de ZVT (we gaan dit in de toekomst wijzigen maar voor nu is dit waar we helaas mee moeten werken):
- Naam
- Persoonlijke agb
- Persoonlijk uzi/pas nummer
- Afleveradres edi
- Wijze van rapporteren
Overige velden zijn ‘privé’ voor de huisartsenpost en kun je naar wens instellen:
- Locaties
- Rollen
- Adres velden
- Mandatering
- Koppelen aan praktijken
- Naam toev
- Gebruikt om extra informatie te geven over de mw (bijv. locatie in de buurt van de pratijk)
- Ondersteunend om juiste arts aan patient te koppelen (bijv bij 2 artsen ‘Jansen’ dan je weet dat ene arts in Dronten en ander in Emmeloord praktijk heeft omdat dit in het naam toev veld staat)
- Alias
- De alias wordt gebruikt in alle communicatie (geprinte documenten, waarneemverslag)
- Vaak gebruikt bij de mw’s die ‘vooraan in het call registratieproces’ zitten als de post assistent en de triagist
Eenmalig activeren uzipas
VIPLive spoed epd werkt alleen met een geactiveerde pas. Om gebruik te kunnen maken van de pas met de nieuwe chip is het noodzakelijk om de meest recente versie van de SafeSign software te installeren namelijk versie 3.5.6.1 of hoger. Deze nieuwe versie is ook bruikbaar voor de huidige chip. De benodigde software is hier te vinden: https://www.uziregister.nl/uzi-pas/installatie-van-kaartlezer-en-software
Nieuw is dat vanwege veiligheidseisen de nieuwe chip geactiveerd moet worden, voordat deze gebruikt kan worden. Ter directe herkenning voor de pashouder is op de voorzijde van de pas een sticker geplakt met de tekst: Let Op! Uw UZI-pas moet voor gebruik geactiveerd worden. Zie: www.uziregister.nl. Activeren via Token admin (safesign); (via tokenadmin van safesign te deblokkeren); https://www.uziregister.nl/uzi-pas/deblokkeren-van-uw-uzi-pas of https://www.uziregister.nl/uzi-pas/documenten/publicaties/2020/11/18/handleiding-activeren-uzi-pas-nederlandstalig.
Mandateren
Mits ingelogd met de uzipas kan een huisarts (de mandateur) een beheer-, informatie-uitwisselings- en groepsmandaat uitreiken. Voor het kunnen uitgeven van een beheermandaat moet de mandateur in het medewerkerbeheer het zorgverlener vinkje 'aan' hebben staan. De medewerker die een beheermandaat heeft ontvangen kan alleen een informatie-uitwisselings- en groepsmandaat uitreiken.
Bij het aanmaken/uitgeven van een nieuw mandaat moet het mandaattype, startdatum, verantwoordelijke en gemandateerde worden aangegeven. Een mandaat kan alleen aangepast worden (bijv datum of type mandaat) door de persoon die het mandaat verstrekt of, bij een mandaatbeheer, de verantwoordelijke zorgverlener (mandateur).
Uitgegeven mandaten vervallen:
- Als het mandaat verloopt, ook die van de mandaatbeheerder; dan vervallen alle door hem uitgegeven mandaten.
- En als bij de mandateur/mandaatbeheerder een pas niet op naam geregistreerd is (geweest).
Pas als weer met de eigen uzipas wordt ingelogd, worden de uitgegeven mandaten geactiveerd.
In het rollenbeheer zijn de rechten 'mandaten aanmaken en - inzien' bij alle primair proces medewerkers actief.
Uitgegeven en uitgereikte mandaten worden getoond bij de medewerker (kader alleen zichtbaar mits ingelogd met de uzipas).
|
Uitgegeven mandaten |
Wie is heeft gemandateerd, periode en het type mandaat: I = informatie-uitwisseling, B = beheermandaat, G = groepsmandaat |
|
Ontvangen mandaten |
Door wie gemandateerd (mandateur/uitgegeven door), periode en het type mandaat: I = informatie-uitwisseling, B = beheermandaat, G = groepsmandaat |
Beheermandaat uitreiken
Met een beheermandaat is het mogelijk om namens de mandateur van de HDS, mandaten uit te reiken bijv. aan triagisten. Alleen een zorgverlener (in het medewerker beheer staat het zorgverlener vinkje 'aan') kan als mandateur dienen en een collega het 'beheermandaat' geven. Log in met de uzipas van de mandateur > klik rechtsboven in op de naam > instellingen > kies Nieuw mandaat > beheermandaat. Maak een keuze voor de datumvelden en de medewerker die gemandateerd wordt.
Groepsmandaat
Met een groepsmandaat wordt in één keer een mandaat aan een groep uitgereikt. Een nieuwe medewerker die aan de groep (via teams en groepen) wordt toegevoegd is niet automatisch gemandateerd. Als de medewerker wordt verwijderd uit de groep, eindigt direct het mandaat van die medewerkers. Klik hier voor de hand-out 'Gebruiken groepsmandaten'. Enkele bijzonderheden:
- Als een nieuwe medewerkers aan de groep worden toegevoegd is deze niet niet automatisch gemandateerd
- De groep moet dan in zn geheel opnieuw worden gemandateerd
- Als een medewerker wordt verwijderd uit de groep dan vervalt automatisch het mandaat
- Bij het verwijderen/inactiveren van de groep worden alle mandaten automatisch ingetrokken
- Bij het inactiveren van de mandateur vervallen automatisch alle uitgegeven mandaten
- Als de mandateur met een pas niet op naam werkt (noodpas) dan vervallen alle uitgegeven mandaten totdat de mandateur weer met de eigen pas inlogt
Inlog alternatieven
Standaard logt de medewerker met een (eigen) uzipas 'op naam' in. Als dit niet mogelijk is (geen pas of Zorg ID werkt niet) dat zijn de inlog alternatieven:
- Pas niet op naam (noodpas)
- Eigen uzipas bij Zorg ID problemen
- Username/wachtwoord (4-ogen principe)
- Keyhub account (alleen buiten ANW)
Voor alle alternatieven geldt dat de medewerker actief bekend moet zijn in het medewerker beheer, voorzien van de juiste rechten/rollen en locaties en is er geen LSP communicatie mogelijk. M.u.v. het werken met een pas niet op naam wordt er automatisch uitgelogd na 30 minuten inactiviteit (session expired).
Pas niet op naam (noodpas)
Om tijdens de ANW de noodpas aan de medewerker te kunnen koppelen is het recht "Beheer tijdelijke UZI-passen" nodig waarmee (alleen) de tijdelijke uzipas gegevens kunnen worden bewerkt. Met het recht "Beheer medewerkers en praktijken" kunnen alle velden worden bewerkt en een nieuwe medewerker worden toegevoegd. Zie ook de Beheerhandleiding). Het uzi nummer is verplicht. Als dit onbekend is dan op te vragen bij: www.uziregister.nl of door de pas in de card reader te stoppen en de safe sign software te starten.
- Ga naar het medewerker beheer
- Zoek de medewerker op in het medewerkerbeheer en klik de regel (in het voorbeeld medewerker ‘SchepenHA’)
- Registreer het uzi nummer in de velden ‘tijdelijk uzi nummer’ en sla de gegevens op:
- Tijdelijk pasnummer is optioneel
- Verzoek indienen voor tijdelijke inloggevens is bij deze manier van inloggen ‘niet van toepassing’ (zie THAP opvoeren feestdag, alternatief inloggen & crisiswerkstation (CWS)#Gebruikersnaam en wachtwoord).
- Na opslaan kan er kan meteen gewerkt worden
- Als de pas nog bij een andere medewerker bekend is dan wordt dit gemeld bij opslaan (met naam, gelijkend op onderstaande melding). Verwijder dan de gegevens eerst
Eigen uzipas bij Zorg ID problemen (geen LSP)
Bij Zorg ID problemen kan niet op de gebruikelijke manier met de eigen uzipas worden ingelogd. Kies nadat de uzi pas in de paslezer zit; "Alternatieve login".
Dan; “Inloggen met Uzi-pas zonder LSP”.
Kies vervolgens het juiste certificaat; de naam van de uzi pashouder.
- Voer de pincode in.
Soms moet onderstaand scherm nog bevestigd worden (klik; Opnieuw proberen).
Als het pincode-scherm niet wordt getoond controleer dan of Safesign is geïnstalleerd.
Gebruikersnaam en wachtwoord (4-ogen principe)
Deze inlog methode is geschikt als er geen passen niet op naam zijn:
- Om met gebruikersnaam en wachtwoord in te loggen zijn 2 medewerkers nodig voor een akkoord
- Om een gebruikersnaam/wachtwoord uit te kunnen reiken is het recht "Kan tijdelijke inloggegevens verstrekken" nodig
- Om met een gebruikersnaam in te kunnen loggen is het recht "Kan tijdelijke inloggegevens gebruiken" nodig
Genereren gebruikersnaam en wachtwoord
Log in met de eigen uzipas en verzoek via Beheer → Medewerker beheer -> zoek medewerker -> optie "Tijdelijke inloggegevens" om een inlognaam/wachtwoord.
De tweede medewerker bevestigt dit verzoek via Beheer → Tijdelijke inloggegevens dit verzoek.
Bij “Ja” genereert een gebruikersnaam en wachtwoord die 10uur geldig zijn.
Inloggen met gebruikersnaam en wachtwoord
Kies nadat de uzi pas in de paslezer zit; "Alternatieve login".
Dan "Inloggen met tijdelijke inloggegevens".
Voer de doorgekregen gebruikersnaam en wachtwoord in. Deze zijn 10 uur geldig.
KeyHub account
Via het Topicus zorgportaal (https://login.topicuszorgportaal.nl/zorgportaal/?0) kan met een 2-factor authenticatie (een code via de telefoon) worden ingelogd. Neem hiervoor contact om met de Topicus servicedesk; 088 - 766 86 30.
Inrichten crisis werkstation (CWS)
Bij uitval van de (internet) verbinding tussen de huisartsenpost en Topicus HAP (SaaS) kunnen geen nieuwe contacten meer worden geregistreerd en zijn de contacten in de werklijst, de zogenaamde werkvoorraad (al geregistreerd en moeten nog worden behandeld door de arts) niet bereikbaar. Het CWS borgt inzicht in die werkvoorraad.
Via https://cws-<<naam HDS>>.topicus-hap.nl/ wordt met een pas niet op naam ingelogd op het CWS en de werklijst getoond. Bovenin wordt de actualiteit van de lijst getoond (iedere minuut ververst) en de printknop. Op volgorde van call nummer worden de werklijst en contacten geprint obv beschikbare data en inrichting in het Instantiebeheer:
- NAW, BSN, geslacht, geboortedatum, eigen huisarts patiënt
- Terugbel nummer
- Verblijfadres patiënt (mits dit afwijkt van het woonadres)
- Call nummer, datum/tijd/actie en urgentie contact
- Geregistreerde SOEP, ICPC e-regel/episode huidig contact
- Binnen THAP contact voorgeschreven medicatie
- Binnen THAP ingevoerde actuele memo’s, contra-indicaties en allergieën
- Binnen THAP contact ingevoerde meetwaarden
- Indicatie of patiënt meerdere malen binnen de recent contactperiode contact heeft gehad met de huisartsenpost.
I.v.m. privacy overwegingen is de LSP informatie verwijderd van het CWS.
Als de medewerker beschikt over het recht "Crisiswerkstation notificatie" dan wordt een kenmerk bovenin het scherm getoond als het CWS niet gesynchroniseerd is met de werklijst.
Inrichting
- Bepaal in het Instantiebeheer of het CWS ook medische gegevens toont/print
- Voeg in het Rollenbeheer toe:
- de rol CWS met het recht "Is crisiswerkstation"
- aan de van toepassingzijnde rollen (bijv. Triagist) het recht "Crisiswerkstation notificatie"
- Voeg in het Medewerkerbeheer de medewerker "CWS" toe, selecteer alle locaties (belangrijk!) en de rol CWS
- Voeg het uzinummer van de pas niet op naam toe in het persoonlijk uzinummer veld
Verantwoordelijkheden huisartsenpost vs Topicus
De huisartsenpost:
- Treft voorzieningen voor het uitvallen van de stroomvoorziening door bijvoorbeeld een noodstroom voorziening voor het noodwerkstation en de gekoppelde printer (inclusief de verbinding tussen deze 2 apparaten).
- Is verantwoordelijk voor het correct functioneren van het noodwerkstation (hardware, software, operating system, infrastructuur):
- Minimaal 2 Gb vrij werkgeheugen (na opstarten browser)
- Meest recente versie van Chrome of Microsoft Edge
- Meest recente versie van Zorg-ID
- Meest recente versie van SafeSign (optioneel, wordt sterk aangeraden voor gebruik van alternatieve log in)
- Geadviseerde resolutie van 1920*1080 (1280*800 minimaal)Eisen aan de netwerk infrastructuur:
- Internetverbinding bij voorkeur een rechtstreekse lijn (bijvoorbeeld met E-zorg, geen proxy)
- 1-4 gebruikers: down 2 Mbit, up 700 Kbit
- -10 gebruikers: down 4 Mbit, up 700 Kbit
- 10 + gebruikers: down 6 Mbit, up 700 Kbit
- Heeft voldoende voorraad van papier en zorgt voor een correcte werking van de aangesloten printer (onderhoud, toners, cartridges).
Het correct functioneren van de applicatie op het noodwerkstation valt onder de 7*24-uurs dienstverlening die voor THAP geldt.
Ontdubbelen
Met ontdubbelen worden dossiers samengevoegd tot 1 actieve patiënt en het inactiveren van de dubbele patiënt(en). 'Nieuw overzicht' toont mogelijke dubbele patiënten o.b.v. gelijk BSN, eigennaam/geboortedatum of geboortedatum/postcode/huisnummer.
Klik de te ontdubbelen patiënt, deze wordt in de linker kolom getoond en is "Leidend", is na samenvoegen nog actief. Rechts staan 1 of meerdere mogelijke dubbele patiënten en worden na samenvoegen inactief.
Verwijder met het kruisje (X) de patiënt als deze niet moet worden samengevoegd. Gele regels wijken af. Met de radiobutton wordt aangegeven die informatie op de patiënt kaart te gebruiken. Klik Ontdubbelen om samen te voegen of patiënten uniek tov elkaar te markeren.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.