Tips en trucs tbv het primair proces

Inloggen

Na inloggen met de UZI pas (pincode) en toegang geven van ZORG ID (klik “ja”) wordt het inlogscherm getoond. Kies altijd een werklocatie (in het voorbeeld ‘Assen'). 

Op Call management > werklijst wordt met Toon alle locaties alle locatie werkbladen getoond.

Rechtsboven staat de naam van de ingelogde gebruiker. Hieronder zie je wie er nog meer aan het werk zijn en log je uit.

Patiënt registratie

Door de patiënt via de gemeentelijke basisadministratie (“GBA” of “SBV-Z”) op te zoeken maak je snel de patiënt kaart aan:

• Zoek met het BSN dan is er 1 match, alle personalia beschikbaar en het BSN geverifieerd
• Zoek met geboortedatum vul dan als eerste de naam en het geslacht in (evt postcode/nr) op de patiënt kaart (zie ook BSN verifiëren verderop)

Een gestarte triage moet aan de patiënt gekoppeld worden. De ‘happy flow’ is:

• Start met de zorgvraag (SDA) van de patiënt;
• Stel ABCD (on)veilig vast;
• Zoek de patiënt, controleer/registreer de personalia en koppel de patiënt aan gestarte triage
• Rond de triage af en verdeel het contact o.b.v. urgentie en vervolgactie

Als je eerst de hele triage afrondt dan moet na afsluiten van de triage de eerste actie ‘Zoeken patiënt’ zijn (niet klikken in de agenda of werklijst; dan verlies je de afgeronde triage!).

Voor juiste registratie (en communicatie) is het belangrijk dat de eigen-/geboortenaam in het veld Eigennaam staat (dus niet die van de partner). Als dit fout staat wissel dan de namen via de wisselknop naast de naam.

Als het telefoonnummer onbekend is gebruik dan; 00.

Als de patiënt geen huisarts in de regio heeft gebruik dan de optie HAP Passant.

Voor ophalen van het dossier bij de apotheek en eigen huisarts (LSP) is een geverifieerd BSN nodig. Klik op Controleren om deze controle uit te voeren als geboortedatum/geslacht met eigennaam en/of postcode/huisnummer ingevoerd zijn. Als je het contact start met het BSN dan is deze automatisch geverifieerd (zie eerder).

Het match screen toont de gegevens waar mee gezocht is en het resultaat van de GBA/SBV-z.

Neem via Alles overnemen in één keer alle gegevens uit de rechter kolom over in VipLive SpoedEPD of klik een pijltje voor één of enkele velden en daarna; Opslaan. Het BSN is geverifieerd (OK) als de knop groen is.

Leg de identiteit bij een telefonisch contact vast via Patiënt vergewist ja/nee d.m.v. een aantal open vragen. Bij een Binnenloper leg je het type en nummer van het identiteitsdocument vast (kan ook via het binnenmelden scherm dat later wordt behandeld).

Klik Met LSP verder om het dossier bij de huisarts/apotheek op te halen. Als de patiënt dit niet toestaat, kies dan; Zonder LSP verder.

Als een patiënt wordt aangemaakt die al bekend is dan wordt het mogelijke dubbele patiënt(en) overzicht getoond. Klik de patiënt regel voor details van de bestaande patiënt.

• Kies; “Geselecteerde patiënt gebruiken” als de beller bekend is;
• Kies; “Toch nieuwe patiënt aanmaken” als de beller onbekend is, er wordt nieuw dossier aangemaakt.

Als de patiënt terugbelt en het contact staat nog open dan kan hierin worden verder gewerkt (i.p.v. een tweede contact registreren).

Kies Contact inzien en dan Verder werken in dit contact.

Alerts, bijv. een memo, recent contact of mishandel indicatie worden gemeld tijdens contact aanname, bij het openen van een contact uit de werklijst en bovenaan het contactscherm.

Registreren, distribueren en afhandelen van een contact in VipLive SpoedEPD

Linksonder op het VL SpoedEPD contactscherm toont de witte knop/het groene vinkje of het LSP dossier van de huisarts (HWG) en of apotheek (MD; verstrekkingen) in het scherm getoond wordt of alleen de informatie die eerder  in VL SpoedEPD is geregistreerd (wit blokje op HAP).

Met het klokje naast het call nummer worden de contacttijden aangepast.

Met de +Triage knop in de SDA-rubriek wordt een tweede triage gestart. Bijv. als de patiënt terugbelt of bij het binnen melden en er twijfel is over de eerder afgegeven urgentie.

Als onderdeel van de O-rubriek de meetwaarden knop kan snel en gestructureerd eigen gemeten meetwaarden worden worden geregistreerd. 

Kies één of meerdere van de getoonde, of via 'Andere meetwaarde toevoegen' gevonden, meetwaarde(n). Ga met; Verder met contact terug naar het contactscherm en registreer de meting.

Klik het plusje om de meetwaarde tweemaal te meten (verloop in de tijd).

Schrijf een recept voor via het Topicus EVS of Prescriptor. Zoek via memocode (afkorting opgebouwd uit stofnaam, vorm en sterkte). Bijv. parat5 voor paracetamol, tablet, 500mg, of op naam van het product naar het juiste medicijn. Er wordt een veel gebruikte lijst op de huisartsenpost getoond (top 10) en de overige zoekresultaten. Kies het medicijn uit het zoekresultaat en vul het gebruiksvoorschrift in (er wordt weer een veelgebruikte lijst getoond). 

Stel het gebruiksvoorschrift op via Tabel 25 (NHG) (bijv. 1d2t) of het Medicom formularium (1DBR). Als het gebruiksvoorschrift bekend is in beide methoden dan wordt een keuze gegeven.

Met de bezorgen optie wordt aan de apotheek aangegeven dat het medicijn thuisbezorgd moet worden of Elders, als het bezoekadres bekend is.

Een beeldbellen consult wordt met de camera naast de patiëntnaam gestart.

Met de acties wordt het contact weggezet in de werklijst ter verdere afhandeling. Waar mogelijk wordt de locatie automatisch bepaald.

De DA-status geeft het autorisatie kenmerk voor de arts mee. 

Met registratie-items wordt extra informatie geregistreerd bij een specifieke actie. Bijv binnenloper bij een consult of adres check bij een visite.

Bij een consult opent standaard de agenda van de werklocatie (waarop je bent ingelogd). Klik een tijdslot voor het boeken van een afspraak (in het voorbeeld 16:00-16:10). Klik een andere locatie als je de afspraak daar wilt maken.

De gekleurde poppetjes naast de locatie naam geven aan hoe druk het is de komende 4 uur:

• Groen = rustig
• Oranje = aardig druk
• Rood = weinig plek
• Grijs = gesloten

Klik voor een hoog urgent contact (U2) in de spoedbalk net onder de locatie naam zodat de patiënt snel kan komen. Ter compensatie wordt de eerste vrije afspraak plek na één uur dichtgezet

Standaard wordt een enkel consult geboekt. Klik voor een dubbelconsult naast de datum, rechtsboven in het scherm, op 1 consult. Kies; 2 consulten. Op dat moment worden de beschikbare dubbele afspraak plekken getoond.

Bij een Visite wordt de automatisch de (default) auto gekoppeld. Als dit niet is ingericht kan de auto in de werklijst of Visiteplanning (zie verderop) worden gekozen. Wissel de auto als dat nodig is.

Registreer het bezoekadres (Elders) als de patiënt niet thuis is. Voer postcode/huisnummer is voor het volledige adres.

In het mishandel kader wordt pluis/niet pluis aangegeven door de triagist. Bij niet pluis (antwoord; ja/misschien) is het verplicht je gevoel te motiveren in het Mijn signalen zijn veld (afhankelijk van de inrichting).

Onder de P-rubriek kan de beantwoording van de Pluis vraag worden uitgesteld.

De arts moet bij een niet pluis het vermoeden mishandeling bevestigen of afwijzen en de vervolgstap invullen (verplicht bij een bevestiging). Bij kinderen kunnen de R3 vragen (afhankelijk van de inrichting verplicht) en het Sputovamo formulier worden ingevuld.

Zet Verwijzen op “Ja” en kies de juiste SEH/MKA . Bij verwijzen naar de SEH registreer je de vraagstelling en pas evt. de verwijsurgentie aan. Standaard wordt het medisch dossier (professionele samenvatting (PS)) meegestuurd. Met verwijzen wordt de verwijzing naar de SEH gestuurd of de verwijsbrief geprint (afhankelijk van de inrichting).

Het overdragen aan de MKA (overdragen triage i.v.m. U1) gebeurt direct met de Overdragen knop (het is niet mogelijk de verwijsurgentie/vraag in te vullen). De triage moet afgerond zijn en wordt meegestuurd

De Meer knop toont extra functies als: printen van het contact/recept of deactiveren van het contact.

Met parkeren wordt het contact toegeëigend en als alleen lezen in de werklijst gezet. Dit contact moet je later zelf verder afhandelen.

Standaard wordt de eigen huisarts over ieder contact met de huisartsenpost geïnformeerd. Als dit niet de bedoeling is zet dan het vinkje ‘Waarneem bericht versturen/Contact opvraagbaar?’, uit.

Met Opslaan wordt het contact terug in de werklijst geplaatst (als de zorg nog niet klaar is op de huisartsenpost).

Bij Afsluiten wordt:

• Een waarneem verslag gestuurd.
• Een recept verstuurd.
• Het contact klaargezet voor declaratie.

En het contact in het archief geplaatst (de zorg is klaar op de huisartsenpost). Alleen de huisarts (AIOS/PA) heeft de Afsluiten knop tot de beschikking.

Met de Visiteplanning wordt de rittenlijst bepaald bijv. o.b.v. Estimated Time of Arrival of de urgentie en geeft een visualisatie van de visite-auto's op een plattegrond van de regio. Bij meerdere auto's/locaties wordt op het tabblad gecombineerd gewerkt. 

Met de blauwe pijl wordt de visite-auto voorgesteld die het snelst ter plaatse is en kun je (wederom via de blauwe pijl) de auto direct aansturen.

Het is ook mogelijk in de mobiele locatie drop-down de auto te kiezen (en niet direct aan te sturen) en de rit volgorde bepalen. Als de visite aan een auto gekoppeld is dan wordt deze in de rubriek "geprioriteerd" gesleept en de te rijden volgorde bepaald.

Met het klikken op het kalendericoon worden de coördinaten de TomTom ingeschoten. Hierna accepteert de chauffeur in de TomTom de rit, geeft aan dat de auto onderweg/ter plaatse is (automatisch) en "vrij" (voor de volgende rit):

• Groen/kalender = auto vrij/nog niet onderweg of geannuleerde rit
• Oranje/vlieger of auto = auto onderweg
• Rood/ huisje = arts ter plaatse

Als de auto onderweg is maar een andere rit moet rijden (hogere prioriteit) dan worden bovenstaande stappen herhaald voor de nieuwe rit.

Na bevestiging dat de rit geannuleerd wordt, wordt de nieuwe rit aangestuurd. De geannuleerde rit kan op een later moment weer gereden worden, door bovenstaande stappen te herhalen.

Agendabeheer bij drukte of extra capaciteit

De agenda toont afspraken van alle locaties. Witte blokjes zijn open plekken, slotjes geblokkeerd. Een grijs vlak toont dat er geen rooster actief is. 

Met de pijl rechtsonder worden afspraak plekken toegevoegd (plussen) of dichtgezet (blokken):

• Voor plussen klik het bewerken icoon naast de agendanaam.
  • Voer de periode van de extra capaciteit in; deze is na opslaan direct beschikbaar.
  • Klik nogmaals het bewerken icoon om de extra capaciteit te verwijderen

• Voor blokkeren  klik de afspraak plek. Direct wordt een slotje getoond en kan er geen afspraak meer gemaakt worden hierop.

• Klik (nogmaals) een slotje om te afspraak plek vrij te geven.

De werklijst

De werklijst toont de locatie (her locatiewerkblad) waar je op bent ingelogd met daarop verschillende werklijst (de acties) die gevuld zijn met door de triagist/balie medewerker geregistreerde contacten.

Klik op een werklijst (blauwe balk) om de contacten te tonen (of dicht te klikken voor overzicht). Aan de rechterzijde is het aantal contacten per werklijst gemeld.

Een contactregel bevat o.a. call nummer, patiëntgegevens, urgentie, contact-/afspraak tijd en de zorgvraag.

Klik alle locaties om alle locaties te zien. Het gecombineerd werkblad toont de contacten van alle locaties op 1 werkblad.

Met het vergrootglas zoek je snel naar een patiënt/contact in de werklijst. Dit kan op o.a. op BSN, naam, geboortedatum of callnummer. Er wordt in alle locatie werkbladen gezocht.

Klik het deurtje om de patiënt binnen te melden bij een consult.

Je handelt hier ook de baliefactuur af (en betaling registreren) of geeft aan dat de patiënt Buitenlands verzekerd is

Bij consulten worden de aankomsttijd en wachttijd getoond (als afspraaktijd bereikt is). Op dit moment ziet de arts dat de patiënt in de wachtkamer zit.

Consulten zijn op afspraak tijd gesorteerd. U2 contacten staan altijd bovenaan. Klik op het callnummer (er wordt dan een pijltje omhoog getoond) als het belangrijk is een ander contact als eerste klaar te zetten voor de arts. Het overrulen van de standaard sortering kan alleen op binnen gemelde contacten.

Een contactregel is geblokkeerd (grijs/cursief) als je collega erin aan het werk is of voor "Parkeren" (toe-eigenen) heeft gekozen.

Het icoon aan de rechterzijde van de contactregel toont de type blokkering. Klik het icoon om een onterecht geblokkeerd contact vrij te geven:

• Handje – contact wordt bewerkt door een collega;
• Slotje – contact is door een collega geblokkeerd via de parkeren knop;
• Poppetje met slotje – contact is door jou geblokkeerd via de parkeren knop. Jij kan het contact als enige bewerken;
• Een ‘foldertje/mapje’ betekent dat het contact ‘vrij’, te bewerken, is.

Contactarchief

Het contactarchief toont afgesloten contacten. 

Het aantal uur bepaalt hoelang teruggekeken kan worden in het volledige archief of het eigen werk.

Standaard wordt in periodes van 3 maanden gezocht. Als je zoekt met call nummer wordt de periode gegeneerd (de restrictie hoever je mag terugkijken blijft wel van toepassing).

Als je geen zoekresultaat krijgt let dan ook op de gekozen locatie in de Post drop-down.

Patienten beheer

Hier worden de patiënt kaarten getoond en kan een memo worden gekoppeld zonder dat een contact wordt aangemaakt. De arts kan dit ook via zijn HIS doen (via een koppeling met het Mijn Patienten portaal van VipLive SpoedEPD).

Zoek de patiënt (of voeg toe) en koppel een memo op het tabblad additioneel via; Toevoegen.

Kies de juiste memo en vul minimaal de verplichte velden in. Met de optie Altijd bovenaan wordt de memo altijd als eerste getoond als de patiënt belt met de huisartsenpost.

Herzenden van recepten/contacten

Zoek het te herzenden contact of recept:

• Check de locatie in de Post drop-drown als je het contact/recept niet vindt.
• Check de drop-down Recept zet evt. op; Alles.
• Check de periode waarover je mag herzenden (in uren).

Kies de regel die herzonden moet worden.

Zet de verzendmethode op Medvry of LSP.

 Wijzig de apotheek als het recept naar een andere de apotheek moet worden gestuurd (standaard wordt de 'huidige apotheek' gebruikt).

Vergeten Uzipas

Registreer het uzi nummer van de Pas niet op naam (pas NON) bij de medewerker in het medewerker beheer in het tijdelijk Uzi nummer veld. Verwijder het tijdelijke nummer aan het einde van de dienst.

Inloggen zonder ZORG-ID

Standaard wordt met de uzi pas en Zorg-ID (dit gaat volautomatisch) ingelogd zodat het bij de huisarts/apotheek (LSP) gopgehaald kan worden. Om bij problemen met Zorg-ID te kunnen blijven werken kan ook zonder Zorg ID worden ingelogd; je gebruikt wel de eigen uzipas maar het inloggen gaat anders.

• Zorg dat de uzi pas in de paslezer zit, kies; Alternatieve login.

• Kies; Inloggen met Uzi-pas zonder LSP.

• Kies; het juiste certificaat. Dit is de naam van de persoon waarvan de uzi pas in de paslezer zit.

• Voer de pincode van de uzi pas in en ben je ingelogd in VL SpoedEPD.

Als onderstaand scherm wordt getoond klik dan; Opnieuw proberen (meestal lukt het de tweede keer wel).

Als het pincode-scherm nog steeds niet wordt getoond controleer dan of Safesign is geïnstalleerd.

Arts werklijst

Voor de arts wordt naast het locatie werkblad ook de "Werklijst arts" getoond.

Op de huisartsenpost werk je vanaf de Arts werklijst met hierin gegroepeerd de autorisaties, terugbel contacten, overlegjes, visites en consulten.

Als het contact binnen een uur moet zijn behandeld kleurt de regel mee van groen (30 min), oranje (50 min) naar rood (60 min).

Autoriseren: In deze werklijst staan alle te autoriseren contacten van de triagist, PA/VPL/AIOS (niet bekwaam).

• De "F" naast de urgentie betekent dat het contact is aangeboden door de AIOS of PA i.o.
• In de "Door" kolom staat zijn/haar naam.

Overleggen: de triagist handelt het contact af met de patiënt maar heeft eerst aanvulling van arts nodig.

• Na inhoudelijke aanvulling contact wijzigen naar; Overleg aangevuld door arts en Opslaan.
• Contact kan niet afgesloten worden.

Terugbellen: In deze werklijst staan de contacten die teruggebeld moeten worden door de arts.

Consulten: In deze werklijst staan de consult afspraken onderverdeeld in 3 statussen:

• In de wachtkamer - patiënt is binnen gemeld. Het eerste contact is 'aan de beurt'. Spoedcontacten (U2) staan altijd bovenaan.
• Onderweg - patiënt heeft een afspraak maar is nog niet binnen gemeld.
• Wordt behandeld - collega heeft patiënt uit de wachtkamer gehaald.

Een contactregel is geblokkeerd (grijs/cursief) als je collega erin aan het werk is of voor Parkeren (toe-eigenen) heeft gekozen. Zie voor extra toelichting hierboven. 

Bij het openen van het contact worden alerts getoond (indien van toepassing). Zie voor extra toelichting hierboven. 

Visitearts

Log in op de auto met de uzi pas en kies de visite-auto waarin je dienst doet.

Ga naar de artsen werklijst en focus op de visites.

Standaard staat de 'te rijden' visite bovenaan in de werklijst.

De status van de visite is standaard ‘Nog plannen’ (kalender icoon). Klik het kalender icoon om aan te geven dat de rit gereden gaat worden.

Hierna is de status ‘Rit aangstuurd’ en wordt het adres automatisch naar de TomTom gestuurd.

De volgende status updates volgen vanuit de TomTom. Als de status ‘Vrij’ is, kan een volgende rit ‘ingeschoten’ worden (los van de medisch inhoudelijke afhandeling in VipLive SpoedEPD):

• Groen/kalender = auto vrij/  nog niet onderweg of geannuleerde rit;
• Oranje/vlieger of auto = auto onderweg;
• Rood/ huisje = arts ter plaatse.

De fiatteren en terugbellen rubriek tonen respectievelijk de contacten die geautoriseerd en teruggebeld kunnen worden (eerder toegelicht). Deze functie is alleen online beschikbaar.

Offline werken

Zonder internet kan offline doorgewerkt worden in een light versie van VipLive SpoedEPD. Er is minder functionaliteit en geen historie beschikbaar

Alleen de informatie die zojuist in VipLive SpoedEPD is genoteerd, is beschikbaar. Er is geen (medicatie) bewaking en de autorisatie en terugbellen contacten worden niet getoond.

Klik een contactregel om het contact te openen en af te handelen. Het is mogelijk een recept uit te schrijven o.b.v. een beperkte medicatie tabel gecombineerd met Tabel (NHG) 25 gebruiksvoorschrift (geen Medicom/Healthbase tabel).

Het zoeken naar een ICPC gebeurt op de exacte invoer en kent geen Thesaurus logica.

Na afsluiten wordt het contact in de offline werklijst Afgehandeld geplaatst.

Als VipLive SpoedEPD weer Online is wordt alle informatie geactualiseerd; afgesloten contacten worden in het archief geplaatst, het recept/waarneem verslag verstuurd.

Mijn patiënten portaal

Hier kan  de artsen en (vaste) waarnemers memo’s toevoegen aan de eigen patiënt, feedback beantwoorden van of juist vragen aan de waarnemer. 

Het portaal is vanuit het HIS via een directe koppeling (Single Sign On (SSO)) bereikbaar.

Zie ook: https://docs.google.com/forms/d/1ZeSNRcIAsKHr5yadrNL8c1zynqSXgTdHsuEVauYixFk​ om te kijken of jouw HIS hierover beschikt.

Via het portaal is er direct (volledige) inzage in het waarneem verslag van de patiënten die op de huisartsenpost zijn geweest. 

Zie voor meer uitleg ook: