Handleiding beheer

Deze handleiding geeft een algemene indruk van de beheermodules in VIPLive – Spoed EPD. Per module wordt de functie toegelicht met soms een gedetailleerdere beschrijving van de werking.
Uitgangspunt is dat het merendeels van de inrichting eenmalig uitgevoerd wordt (als onderdeel van de implementatie) en bij wijzigingen er (vaak) afstemming is met Topicus. Vaak voorkomende werkprocessen worden uitgebreider beschreven. Ook VIPLive – Planning, voor het inrichten van de agenda’s, is een onderdeel van het beheer van VIPLive – Spoed EPD.

Medewerkerbeheer

Iedere medewerker die in VIPLive – Spoed EPD werkt, is bekend in het medewerkerbeheer. Als de medewerker bekend is, dan wordt deze 'gekoppeld' aan de eigen organisatie. Dubbele zorgverleners worden voorkomen en de meest actuele gegevens van de zorgverlener (agb/uzi nummer) zijn bekend. 

Het geadviseerd werkproces is buiten de ANW uren nieuwe medewerkers te registreren zodat diensten altijd gewerkt kunnen worden. Tijdens de ANW is het (dan) alleen mogelijk een noodpas (pas niet op naam) te registreren bij bekende medewerkers. 

Dubbele zorgverleners worden voorkomen en de meest actuele gegevens van de zorgverlener, zoals AGB-code en UZI- nummer, zijn bekend. Wij adviseren altijd om buiten de ANW uren nieuwe medewerkers te registreren zodat er tijdens de dienst altijd gewerkt kan worden. Tijdens de ANW is het (dan) alleen mogelijk om een noodpas (pas niet op naam) te registreren bij de bekende medewerker.

Voor het registreren van een nieuwe medewerker wordt gezocht (bij type) in de ZVT/intern (alles) database. Het zoekresultaat toont dan regels vanuit het medewerkerbeheer (“ZVT”) en regels van medewerkers die al gekoppeld zijn aan de eigen organisatie (“huisje”).

Medewerker zoeken	Achternaam Naam Toev. Alias AGB-code UZI-nummer Pasnummer Drop down 'Type'	Naam medewerker Verduidelijking van de naam van de medewerker Anonieme naam medewerker AGB-code medewerker, 8 posities Persoonlijk of tijdelijk uzi nummer, 9 posities Persoonlijk of tijdelijk pasnummer, 8 posities Standaard wordt in de ZVT en aan de HAP gekoppelde medewerkers (actief en inactief) gezocht (optie; ZVT/Intern (alles)). Overige opties zijn: Intern (actief); zoeken op de actieve gekoppelde medewerker Intern (actief en inactief); zoeken op de actieve en inactieve HAP gekoppelde medewerker Intern (inactief); zoeken op de inactieve gekoppelde medewerker Intern actief met/zonder telefonie koppeling; zoeken actieve medewerker met/zonder telefonie koppeling.
Zoekresultaat	UZI en pasnummer Type medewerker Grijs/cursief	Toont het persoonlijk of tijdelijk (voorzien van een *) UZI of pasnummer. ZVT of gekoppeld (huisje) Inactieve medewerker

Voeg een nieuwe medewerker toe als deze niet in het zoekresultaat staat.  Enkele bijzonderheden:

Naam Toev.	Verduidelijking van de medewerker (bijv. AIOS/waarnemer, plaats-/locatienaam bij meerdere "Jansens"). De naam toev. wordt gebruikt op printje en de schermen van VIPLive-Spoed EPD
Alias	Anonimiseren van de medewerker. De alias wordt gebruikt op printjes en (externe) communicatie
Telefoniemedewerker	Koppeling met telefonie (Vcare) ID (SSO). Alleen nog niet gekoppelde ID's worden getoond
EDI email adres	Gebruikt voor terugrapportage via Edifact/Medvry
EDI-postbusnummer	Bedoeld voor Medicom clusters en wordt bij voorkeur centraal geregeld (enovation). Als gevuld gebruikt dan wordt dit nummer i.p.v. de AGB-code van de HDS gebruikt in het medvry bericht
Terugkoppeling via	Standaard wijze van terugrapporteren: Alleen LSP mits een LSP dossier is opgehaald, anders medvry Via LSP en Medvry als een LSP dossier is opgehaald, anders medvry Alleen via Medvry, nooit via het LSP
Pseudo AGB code	Verplicht bij medewerkers met afsluiten/fiatteren rechten en niet als huisarts gekoppeld moeten worden aan de patiënt (vaak een waarnemer/aios). Vaak wordt de AGB code van de HDS hier gebruikt
Patiënten overzetten	Alleen beschikbaar als aan de medewerker patiënten zijn gekoppeld. Deze kunnen met deze functie ontkoppeld of overgezet worden naar een andere huisarts.
Is Zorgverlener	Actief als medewerker als huisarts gekoppeld kan worden aan de patiënt; (persoonlijke) AGB code verplicht (8-cijferig) en moet uniek zijn
Pers. UZI nummer	Verplicht om in te loggen met de UZI pas (9-cijferig) en moet uniek zijn
VIP ID	Bedoeld voor het gebruik van Spreekuur en moet uniek zijn
Tijdelijk UZI nummer	Voor het registreren van een noodpas (tijdelijke pas niet op naam) en moet uniek zijn
Rollen	Bepaalt wat medewerker kan in VIPLive-Spoed EPD; rollen zijn bepaald in het Rollenbeheer
Locaties	Bepaalt wat medewerker ziet in VIPLive-Spoed EPD; locaties zijn bepaald in het Locatie beheer
Mandaten	Uitgegeven (als arts of mandaatbeheerder) en ontvangen mandaten (informatie uitwisselingsmandaat op individueel of groepniveau) worden getoond, mits ingelogd met de uzipas
Organisatie koppelen	Medewerker koppelen aan een huisartsenpraktijk, van belang voor inzage in elkaars patiënten via de Mijn Patiënten Module
Audit trail	Toont alle wijzigingen; klik op een regel om details zichtbaar te maken

Niet te wijzigen 'ZVT' velden

Bij de medewerker heb je een aantal velden die je echt niet zomaar moet aanpassen i.v.m. de synchronisatie met de ZVT (we gaan dit in de toekomst wijzigen maar voor nu is dit waar we helaas mee moeten werken): 

• Naam
• Persoonlijke agb
• Persoonlijk uzi/pas nummer
• EDI-mailadres
• Terugkoppeling via

Overige velden zijn ‘privé’ voor de HAP en kun je persoonlijk instellen:

• Locaties
• Rollen
• Adres velden
• Mandatering
• Koppelen aan praktijken
• Naam toev
• Gebruikt om extra informatie te geven over de mw (bijv. locatie in de buurt van de pratijk)
• Ondersteunend om juiste arts aan patient te koppelen (bijv bij 2 artsen ‘Jansen’ dan je weet dat ene arts in Dronten en ander in Emmeloord praktijk heeft omdat dit in het naam toev veld staat)
• Alias
• De alias wordt gebruikt in alle communicatie (geprinte documenten, waarneemverslag)
• Vaak gebruikt bij de mw’s die ‘vooraan in het call registratieproces’ zitten als de post assistent en de triagist

Mandateren

Mits ingelogd met de uzipas kan een huisarts (de mandateur) een beheer-, informatie-uitwisselings- en groepsmandaat uitreiken. Voor het kunnen uitgeven van een beheermandaat moet de mandateur in het medewerkerbeheer het zorgverlener vinkje 'aan' hebben staan. De medewerker die een beheermandaat heeft ontvangen kan alleen een informatie-uitwisselings- en groepsmandaat uitreiken.

Bij het aanmaken/uitgeven van een nieuw mandaat moet het mandaattype, startdatum, verantwoordelijke en gemandateerde worden aangegeven. Een mandaat kan alleen aangepast worden (bijv datum of type mandaat) door de persoon die het mandaat verstrekt of, bij een mandaatbeheer, de verantwoordelijke zorgverlener (mandateur).

Uitgegeven mandaten vervallen:

1. Als het mandaat verloopt, ook die van de mandaatbeheerder; dan vervallen alle door hem uitgegeven mandaten.
2. En als bij de mandateur/mandaatbeheerder een pas niet op naam geregistreerd is (geweest).

Pas als weer met de eigen uzipas wordt ingelogd, worden de uitgegeven mandaten geactiveerd.

In het rollenbeheer zijn de rechten 'mandaten aanmaken en - inzien' bij alle primair proces medewerkers actief.

Uitgegeven en uitgereikte mandaten worden getoond bij de medewerker (kader alleen zichtbaar mits ingelogd met de uzipas). 

Uitgegeven mandaten	Wie is/heeft gemandateerd, periode en het type mandaat: I = informatie-uitwisseling, B = beheermandaat, G = groepsmandaat
Ontvangen mandaten	Door wie gemandateerd (mandateur/uitgegeven door), periode en het type mandaat: I = informatie-uitwisseling, B = beheermandaat, G = groepsmandaat

Groepsmandaat

Met een groepsmandaat wordt in één keer een mandaat aan een groep uitgereikt. Een nieuwe medewerker die aan de groep (via teams en groepen) wordt toegevoegd is niet automatisch gemandateerd. Als de medewerker wordt verwijderd uit de groep, eindigt direct het mandaat van die medewerkers. Klik hier voor de hand-out 'Gebruiken groepsmandaten'. Enkele bijzonderheden:

• Als een nieuwe medewerkers aan de groep worden toegevoegd is deze niet niet automatisch gemandateerd
  • De groep moet dan in zn geheel opnieuw worden gemandateerd
• Als een medewerker wordt verwijderd uit de groep dan vervalt automatisch het mandaat
• Bij het verwijderen/inactiveren van de groep worden alle mandaten automatisch ingetrokken
• Bij het inactiveren van de mandateur vervallen automatisch alle uitgegeven mandaten
• Als de mandateur met een pas niet op naam werkt (noodpas) dan vervallen alle uitgegeven mandaten totdat de mandateur weer met de eigen pas inlogt

Instantiebeheer

Het Instantie beheer bestaat uit algemeen identificerende gegevens en instantie specifieke instellingen van invloed op het primair en secundair werkproces.

Enkele bijzonderheden:

Instantie beheren
UZI Abonneenummer	Noodzakelijk om de instantie te identificeren bij het LSP
Applicatie ID
UZI nr server certificaat
EDI communicatie adres	Communicatieadres gebruikt voor edifact verkeerd (van belang voor Enovation); <AGB HDS>@protopics-hap.protopics.net
Protocollen/onvolledige gegevens	Welke velden zijn verplicht bij afsluiten en kan een contact met onvolledige personalia worden gestart?
Resultaten zoeken medicatie	Default keuze, keuze tussen Voorschrijfproduct, Handelsproduct of Eigen
Altijd afrondscherm gebruiken	Tonen van een samenvatting bij afsluiten
Auto kiezen in callflow	De visite-auto ook op het contactscherm kunnen kiezen
Contacttijden mogen aanpassen	Als het contact nog niet is afgesloten kunnen wijzigen van aanname/start/eind contact
Mijn Patiënten actief/type feedback	Gebruik van De Mijn Patiënten Module voor feedback en toevoegen van memo's
Werklijst arts/rubrieken scheiden	Artsen werken vanaf eigen werklijst met onderscheid naar consulten waarbij patiënt onderweg, in wachtkamer, in behandeling is
Samengestelde rubriek	Acties in één werklijst tonen (gecombineerd met instellen in Actie/status beheer)
Voorkeurs declaratiewijze registreren	Beïnvloedt het declaratieproces; direct op contant (wanbetaler) of standaard declaratieproces (principieel onverzekerd)
Periode recent contactmelding	Geeft alert op recent contact gebaseerd op aantal uren wat hier ingesteld wordt
Memo einddatum automatisch invullen/ standaard dagen tot einddatum	Bij aanmaken van een memo standaard een einddatum vullen
Opiumrecept automatisch afdrukken	Druk opiumrecepten automatisch af
Meetwaarden invullen O-rubriek	Gestructureerd invoeren en bepalen van de snel getoonde meetwaarden (bloeddruk is standaard als optie actief is)
Verwijsmodule gebruiken
Patiënt kiezen voor triage	Positie van het patiënten zoeken kader
Memorubriek inklappen	Memo's samengevoegd tonen op het contactscherm
KMH signaleringsvraag verplicht
R3 vragen verplicht	De arts moet bij een consult of visite van een kind (<18 jaar) altijd 2 of 3 (afhankelijk van de beantwoording) vragen invullen (anders alleen als een niet pluis is afgegeven door triagist)
KMH SPUTOVAMO optioneel
KMH MEDVRY verzenden	Bij een verdenking mishandeling wordt dit als een extra medvry bericht naar de eigen huisarts gestuurd
HOK signaleringsvraag verplicht
HOK MEDVRY verzenden
Overnemen SDA-tekst	Snel kopiëren van (delen van de) SDA door de huisarts
Voorwaarden opt-in
Telefoon
Fax
IMM voorschrift naar apotheek
Toon meest voorgeschreven medicatie
Afschermen CWS
Zorgvraag in werklijst	Auditen van de zorgvraag, gecombineerd recht met Rollenbeheer > Zorgvraag in werklijst tonen
Dagelijks openstaande calls deactiveren (alleen training)
Toestemming vragen voor extern dossier ophalen
Dossier filter standaard op 'Alle'
Auto's van instanties
<<auto's>>	Incl. navigatie id's. Gecombineerd met locatie beheer
Werkterrein instantie
Plattegrond van de regio	Grens verzorgingsgebied getoond op de 'gecombineerde werklijst'
DA status
Status	Te fiatteren bepaalt dat contact in de autorisatielijst van de arts staat. Gecombineerd met de KPI instelling in het actie/statusbeheer
IP filter/whitelist
IP adres toevoegen	Voor die adressen wordt de waarschuwing betreft extern inloggen niet getoond: Binnen 1 minuut 'Uitloggen' wordt gelogd als uitloggen (logbeheer). Hierna als 'Inloggen' en zonder uitlog tijdstip gelogd om (mogelijk) snuffel gedrag te traceren Cijfers tussen 0-255. De eerste twee velden zijn verplicht
Reparatietaken
Update telefoons	Het laden van (nieuwe) telefonie werkplekken

Locatie beheer

De locaties van de HDS met per locatie verschillende instellingen. Gecombineerd met instellen in het Medewerker beheer en TopPlan.

Enkele bijzonderheden:

Locaties
TopPlan locatie	Koppeling met de TopPlan locatie voor het afspraak rooster. Klik hier voor de hand-out 'Inrichten TopPlan en koppelen aan THAP'
Default apotheek	Recept wordt standaard gekoppeld aan apotheek
Zichtbaarheid marge	Aantal uur voordat locatie getoond wordt. Standaard "0" (altijd) mits openingstijden niet zijn gedefinieerd
Default	Voorkeurs locatie
Wachttijden apikey	Aangemaakt door Topicus bij koppeling met Wachtkamer Informatie Systeem (WIS)
Openingstijden
Toevoegen standaard openingstijden	Wekelijks van toepassing (ma-zo) vanaf <<tijdstip>> en <<duur>> in minuten.
Uitzondering toevoegen	Als locatie buiten de standaard open is (o.a. doordeweekse feestdag). Vink 'De post is gesloten in deze periode' UIT.
Auto's van instantie
Auto's koppelen	Koppel de juiste auto('s). Gecombineerd met Instantiebeheer
Default/Verwijder default	Voorkeurs auto. Klik de radiobutton om default te verwijderen
Werkterrein Post
Plattegrond van de locatie	Grens verzorgingsgebied getoond op het locatie werkblad

Koppelingen

Activeren van (externe) koppelingen met door Topicus (in Keyhub) of door de externe partij geleverde credentials. Met de testknoppen wordt de verbinding gecontroleerd

Telefonie
Telefonische BSN invoer	Automatische search in patiënt zoeken scherm met door telefonie meegestuurd BSN
Door2doc
Afspraak voorstellen gebruiken	Er wordt alleen data geëxporteerd en (nog) geen afspraak voorstellen getoond
Lab aanvragen
Lab aanvragen mogelijk	Orderen via Lab On Line
Beeldbellen (Whereby) / Messaging
Beeldbellen via Wehreby en SMS via message bird activeren

Organisatiebeheer

Registreren van huisartsenpraktijken, apotheken, SEH, buurtzorg (etc) en meldkamers t.b.v. het primair proces.

Kies het type organisatie dat opgevoerd moet worden. 

Apotheek	Unieke AGB code (start met 02******) en communicatieadres noodzakelijk voor een digitaal recept (medrec). Voor direct afleveren (niet via Enovation) van recepten (Promedico/Medicom) wordt gebruikt: ap<<laatste 6 cijfers AGB code>>@ccse.nl  recept@<<clusternaam>>.ehsnet.nl
Huisartsenpraktijk	Gevuld vanuit agb.nl. Na opslaan kan de praktijk aan medewerkers in de medewerker tabel gekoppeld worden. 'Toegang tot alle patiënten binnen praktijk' is van belang voor Mijn patiënten. T.b.v. rapportages vullen van HIS, Hagro en grootte
MKA	Afgestemde regiocode verplicht
Overig	Gebruikt voor WLZ organisaties, debiteur nummer is verplicht
Verwijsorganisatie	Uzi abonneenr., applicatie-id en digitale koppeling zijn verplicht bij verwijzen 'digitaal' (via het LSP). Bij 'PDF over veilige mail' is het verwijs mail adres verplicht. Na opslaan kunnen afdelingen worden toegevoegd en met het pijltje details aangevuld

Actie/Statusbeheer

Het actie/statusbeheer bevat de actie waarmee het contact in het primair proces routeert. De actie wordt als werklijst op het locatie werkblad getoond.

Afkorting	Onderdeel van de contactregel
Actietype	Toont velden in de contactregel; bij 'Consult' de afspraak tijd, bij 'Visite' de visite-auto. Overleg toont overleg rubriek bij arts
Beschikbaar voor agenda	Toont TopPlan agenda
Niet gecombineerd	Actie uitsluiten om in één werklijst te tonen (gecombineerd met instellen in Instantiebeheer)
Statussen	Bedoeld voor TomTom
Verrichting	Het te hanteren tarief. 'Geen tarief'; het contact kan niet afgesloten worden.
KPI	Wachttijd voor tonen (gecombineerd met consult werkstijl) of berekenen van de wachttijd (aanname - afspraak tijd/binnenmelden (bij U2)) Terugbellen contact tonen op Arts werklijst > Terugbellen Fiatteren contact tonen op Arts werklijst > Autoriseren/Fiatteren. Gecombineerd met instellen in het Instantiebeheer
Registratie-item	Wel/niet verplicht kenmerk in het primair proces (beschikbaar na opslaan). Gecombineerd met instellen in het Registratie-item beheer

Rollenbeheer

De gebruikte rollen en bijbehorende rechten en inzage level (contactarchief). Gecombineerd met instellen in het Medewerker beheer.

Beheer instantie	Instantiebeheer beschikbaar
Beheer rollen	Rollenbeheer wijzigen
Call beperkt wijzigen na afsluiten	Aanpassen van SOEP, verwijderen van recept in het contactarchief
Call historie inzien	Contactarchief beschikbaar, de mate van inzage wordt bepaald door de contactarchiefrestricties (zie onder). Gecombineerd met Call management en nodig voor printen.
Call management	Callmanagement beschikbaar
Crisis werkstation (CWS) notificatie	Waarschuwing als CWS down is
Financieel	Declaratiemodule beschikbaar
IS crisiswerkstation	Logistiek recht als gebruik wordt gemaakt van een CWS, gekoppeld aan de 'CWS medewerker' (die gekoppeld is aan een pas niet op naam)
Logs volledig inzien	Gedetailleerd inzien van logs van alle mw's
Triage uitvoeren	Triage module beschikbaar
Whitebox tabblad tonen	Bij gebruik van de Whitebox koppeling. Gecombineerd met instellen in Koppelingen
Actie/verrichting aanpassen	Achteraf actie/verrichting kunnen aanpassen
Agenda's en posten altijd zichtbaar	Altijd tonen van locaties los van openingstijden. Gecombineerd met instellen Locaties
Beheer actie/statussen	Actie/Statusbeheer beschikbaar
Beheer agenda's	Agendabeheer beschikbaar
Beheer formulieren	Formulierenbeheer beschikaar
Beheer medewerkers/praktijken	Medewerker en organisatiebeheer beschikbaar
Beheer ontdubbelen	Ontdubbelen beschikbaar
Beheer recepten	Eigen recepten beschikbaar (voor mobiele receptenlijst)
Beheer registratie-items	Registratieitems beschikbaar
Beheer tijdelijke uzipassen	Kunnen registreren van tijdelijke uzipasgegevens (pas niet op naam/noodpas) bij medewerker
Call deactiveren	Inactiveren van een call ('snuffelrecht') tijdens primair proces en in het contactarchief (gecombineerd met Call beperkt wijzigen na afsluiten)
Dossier ontkoppelen	N.v.t.
Kan tijdelijke inloggegevens gebruiken	Met username/wachtwoord inloggen
Kan tijdelijke inloggegevens verstrekken	O.b.v. 4 ogen username/wachtwoord uitreiken
Logs beperkt inzien	Gedetailleerd eigen en beperkt van alle mw's logs inzien
Archief contact wijzigen	Beperkt wijzigen t.b.v. het declaratieproces
Auditrail inzien	Via Meer knop gedetailleerd de wijzigingen in het contact bekijken (t.b.v. klachtafhandeling)
Beheer groepen en teams	Groepen en teams beschikbaar t.b.v. groepsmandatering of auditing als teamhoofd
Blokkade aanmaken	Afspraak plekken in de agenda dicht-/open zetten
Call afsluiten	Voor AIOS I/VPL; (nog) niet zelfstandig afsluiten en autoriseren
Call fiatteren	Voor arts; zelfstandig afsluiten en autoriseren
Call lock verwijderen	Blokkade op contact opheffen
Capaciteit toevoegen	Afspraak plekken toevoegen (plussen)
Contante betaling ongedaan maken	Ongedaan maken van de contante betaling (fraude gevoelig recht)
COV controle negeren	Hard bepalen dat COV wordt overgeslagen en handmatig ingevoerde verzekerden gegevens worden gebruikt
Dossier bewerken	Toont dossiers aan de linkerzijde van het contactscherm en het medicatie tabblad. Toont printen knop onder 'Meer' (voor medicatie afdrukken in combinatie met recept uitschrijven nodig)
eigen logs inzien	Gedetailleerd eigen logs inzien
HOK aandachtsfuncties	Signalen HOK submenu beschikbaar, mishandelsignaal in Berichten
HOK singnaleringsvraag beantwoorden	Pluis niet pluis bij volwassenen (>= 18 jr) invoeren
HOK vermoeden ongedaan maken	In het contactarchief, los van de auteur (auteur kan altijd eigen vermoeden wijzigen)
HOK vermoeden registeren	Kunnen registreren van vermoeden mishandeling bij volwassenen (>= 18 jr)
ICA aanmaken en bewerken	Toont ICA tabblad met aanmaken van Intoleranties, contra-indicaties en allergieën
KMH aandachtfuncties	Signalen KMH submenu beschikbaar, mishandelsignaal in Berichten
KMH signaleringsvraag beantwoorden	Pluis niet pluis bij kinderen (<18 jr) invoeren
KMH vermoeden ongedaan maken	In het contactarchief, los van de auteur (auteur kan altijd eigen vermoeden wijzigen)
KMH vermoeden registreren	Kunnen registreren van vermoeden mishandeling bij kinderen (< 18 jr)
Mandaten aanmaken	Mandaten kunnen uitdelen;  toebedelen aan alle rollen, o.b.v. de uzi pas is functie wel/niet beschikbaar
Mandatering inzien	Kiezen/Inzien van de mandateur; toebedelen aan alle rollen, o.b.v. de uzi pas is functie wel/niet beschikbaar
Memo totaaloverzicht (alle memo's HAP)	Inzage in alle memo's overstijgend aan de eigen patiënten (eigen huisarts)
Overdragen naar MKA	Digitale overdracht naar de MKA versturen
Patiënt ontvangen	Voor balie met beperkte rechten; Callmanagement > start contact/werklijst/ agenda/patiënten beheer & memo/recent contact alert
Prikbord bewerken	Prikbord berichten plaatsen
Prikbord groepsberichten	Prikbord berichten aan groepen plaatsen
Recept verzenden voor fiatteren	Gekoppeld recept voor afsluiten versturen
Recept herzenden	Herverzenden van verstuurde recepten
recept uitschrijven	Recepten uitschrijven
T&T contactstatus en auto toewijzing	Visite-auto koppelen en aansturen
Verwijzing versturen	SEH verwijzing versturen
Visiteplanning T&T	Visiteplanning voor prioriteren van ritten incl. plattegrond omgeving
Waarneemretourbericht herzenden	Herverzenden van verstuurde waarneemberichten
Zorgvraag in werklijst tonen	Of/Hoe zorgvraag getoond wordt is gecombineerd met instellen in Instantiebeheer
Inzage restricties	leeg = ongelimiteerde inzage 0 = geen inzage <<aantal uur>> = max. 8760 (1 jaar)
Herzenden (uren)	Herverzenden waarneemberichten en of recepten
Mijn werkrestrictie (uren)	Inzage in het eigen werk
Contactarchief (uren)	Inzage in alle contacten

Loginformatie

Inloggen met uzi pas en het recht logs volledig inzien in het Rollenbeheer voorwaardelijk om submenu te tonen. Een groen vinkje is indicatie of de locatie van de ingelogde medewerker op de white list stond (anders grijs). Als binnen 1 minuut is uitgelogd dan wordt datum/tijdstip in de kolom 'direct uitgelogd' getoond.

Registratie-items

Gebruikt om extra details (optioneel of verplicht) bij opslaan of afsluiten van een contact te registreren en snel op te rapporteren. Sla het item om op verdere details vast te leggen. Als het item bedoeld is om een binnenloper/zelfverwijzer te registreren dan het kenmerk "ZELFVERWIJZER" toevoegen. SlGecombineerd met instellen in Actie/status beheer. 

Agendabeheer

TopPlan beheert het sjabloon van de agenda in het VIPLive Spoed EPD (duur afspraak, aantal afspraakplekken, afwijkende feestdagen doordeweeks etc.). De TopPlan ProtocolGroep koppelt het sjabloon aan de juiste agenda. Met 'Acties' wanneer de agenda aangeroepen wordt (zie ook Actie/Status beheer). Per locatie en consult actie in te richten. Bij afwijkende openingstijden (doordeweekse feestdagen) is een aanvulling op het rooster (extra openingstijd) in TopPlan nodig. Klik hier voor de hand-out 'Inrichten TopPlan en koppelen aan THAP'.

Eigen Recepten

De shortlist van de medicatie tabel (Z-index) voor offline gebruik tijdens de visite. Na zoeken naar en selectie van het medicament kan direct het volgende medicament gezocht worden. Dit is geen formularium.

Ontdubbelen

Met ontdubbelen worden dossiers samengevoegd tot één actieve patiënt en het inactiveren van de dubbele patiënt(en). 'Nieuw overzicht' toont mogelijke dubbele patiënten o.b.v. gelijk BSN, eigennaam/geboortedatum of geboortedatum/postcode/huisnummer. 

Klik op de te ontdubbelen patiënt, deze wordt in de linker kolom getoond en is "leidend" en is na samenvoegen nog actief. Rechts staan één of meerdere mogelijke dubbele patiënten en worden na samenvoegen inactief. 

Verwijder met het kruisje (X) de patiënt als deze niet moet worden samengevoegd.  Gele regels wijken af. Met de radiobutton wordt aangegeven die informatie op de patiënt kaart te gebruiken. Klik Ontdubbelen om samen te voegen of patiënten uniek t.o.v. elkaar te markeren.

Leidend maken	Wisselen met de patiënt nu "Leidend" staat
X	Verwijderen uit lijst om samen te voegen
COV/BSN controle	Check op de verzekerde status en of echtheid van het BSN
Niet samen te voegen patiënten	Kenmerken, als meerling of algemeen, dat patiënt nooit meer als mogelijke dubbele tov de Leidende patiënt wordt getoond. Zonder kenmerk wordt patiënt volgende keer weer als mogelijke dubbele van de Leidende patiënt getoond
<<radiobuttons>>	Gegevens element gebruiken bij de Leidende patiënt

Groepen en Teams

Voor het in één keer uitgeven van groepsmandaten en aangeven van een teamhoofd en snel contacten filteren in het archief. 

Voeg aan de hand van de rol, waar de medewerker aan is gekoppeld in het Medewerkerbeheer, medewerkers toe aan een (nieuwe) groep. Bij het aanmaken van een nieuwe groep komen extra functies beschikbaar na opslaan. De teamhoofd kan eenvoudig contacten van de toegewezen groep filteren in het contactarchief.

Formulierenbeheer

Een formulier is de basis voor een memo die aan de patiënt wordt gekoppeld. Een formulier wordt door de arts beantwoord en aan de patiënt gekoppeld.

In 2 stappen wordt een formulier gemaakt.

1. Aanmaken vragen via Domein aanpassen

2. Aanmaken formulier via Formulier toevoegen

Domein aanpassen (vragen definiëren)

De boomstructuur geef de gedefinieerde rubrieken, vragen en antwoorden weer. Boven te gebruiken LSP onderdelen. Een vraag wordt eenmalig gebruikt.

Rubriek toevoegen	Clustert vragen	Advies; per formulier
Vraag toevoegen	Definieert de vraag en het type vraag	Type vragen: Ja/nee  Open (vrije tekst) Keuze  Type vraag bepaalt het type antwoord
Antwoord toevoegen	Definieert het antwoord en het type antwoord	Actief als de vraag is geformuleerd. Afhankelijk van het type vraag, verschillende type antwoorden: Ja/Nee radiobuttons (max 1 keuze) checkbox (max 2 keuzes) Open alfanumeriek numeriek datum textarea max invoerlengte Keuze enkele keuze uit lijst (dropdown) meervoudige keuze uit lijst (dropdown) enkele keuze uit lijst (radiobuttons) meervoudige keuze uit lijst (checkbox) Het type antwoord geldt voor alle antwoorden binnen de vraag
LSP	LSP rubrieken 'contra-indicaties, episoden,...memo's' bedoeld om op het formulier ruimte te reserveren voor het LSP dossier (geen mogelijkheid voor extra vragen)

In onderstaand voorbeeld is de basis voor de memo "Zorgpatiënt" gedefinieerd (rubriek) waar 3 vragen op komen. Bijv. Reanimeren? Dit is het type keuze ivm 3 mogelijke antwoorden (ja/nee volstaat niet). De antwoorden zijn van het type radiobuttons omdat max 1 antwoord mogelijk moet zijn. Definieer alle vragen en antwoorden van het formulier door de stappen te herhalen.

Formulier toevoegen (als basis voor memo)

Het formulier bestaat uit 4 blokken die met elkaar verbonden en van elkaar afhankelijk zijn om tot één opmaak te komen.

Formuliernaam

• De te koppelen memo; geef een herkenbare naam

• Komt eenmaal op het formulier voor

Vragenlijst

• Voor het rubriceren van de vragen op het formulier

• Met "plus" minimaal één vragenlijst toevoegen met een herkenbare naam (klik op de vragenlijst regel)

  • bijv.: contactpersonen, bereikbaarheid et cetera

  • maak leeg als n.v.t.

• Herhaal evt.

Vragenblok

• Kader voor opmaak van de vragen

• Met "plus" minimaal 1 vragenblok toevoegen met een herkenbare naam of leeg (klik op de nieuw vragen blok regel)

• Herhaal evt.

Type blok

• Bepaalt opmaak van de vragen

• Met "plus" minimaal 1 type blok toevoegen met een herkenbare naam of leeg (klik op de nieuw vragen blok regel)

Kolom (2x)	Toont vragen in 2 kolommen	"Plus" toont de vragen, kies een vraag
Vraag	Toont vragen in 1 kolom (onder elkaar)	Kies een vraag
Extra informatie	Selecteer LSP elementen	Advies onder elkaar tonen en aan het einde van het formulier (ivm onbekende hoeveelheid informatie)

Vragen 

• Kies een of meerdere vragen, bepaal vooraf de volgorde (dit kan niet meer worden aangepast)

• "X" toont het formulier

Bepaal of de vraag optioneel, verplicht of een kernvraag is

V	Kernvraag	Verplicht en altijd leesbaar; toont geel op het formulier
*	Verplicht	Verplicht; toont rood op het formulier
X	Verwijdert vraag

Voorbeeld formuliersjabloon

Een voorbeeld van een formulier met verschillende type opmaak en vragen; verplicht/optioneel en een kernvraag.

Tips

1. Bij het kiezen van een 'ja/nee' vraag met de opmaak 'Check boxes' wordt 1 antwoord getoond
   1. In de opmaak 'Radiobuttons' worden altijd 2 antwoorden getoond
2. Inactiveren en activeren van onderdelen beïnvloedt automatisch het onderliggende niveau
3. Geïnactiveerde onderdelen kunnen niet meer gekozen worden bij het aanmaken van een (nieuw) formulier
4. Een vraag wordt eenmaal gebruikt
   1. Als een vraag (bijv. telefoonnummer) meerdere keren gebruikt wordt dan wordt deze meerdere keren in het Domein aangemaakt
5. Slepen of knippen/plakken werkt niet om de volgorde van de rubrieken/vragen te beïnvloeden. Deze wordt bepaald door het moment van toevoegen bij het maken van het formulier
6. Sla met regelmaat tussentijds op om eventueel verlies van data te voorkomen
7. Binnen het vragenblok wordt de kolom opmaak automatisch boven de één regel opmaak getoond.
   1. Werk met een nieuwe vragenlijst (zonder titel) om deze opmaak te beïnvloeden
8. LSP-rubrieken (extra informatie) altijd aan het einde van een formulier toevoegen
   1. bij voorkeur in een nieuwe vragenlijst zonder titel
9. Als een vraag is toegevoegd aan het formuliersjabloon dan is het niet mogelijk met knippen/plakken of slepen de positie van de vraag te beïnvloeden. Als de getoonde volgorde ongewenst is zullen de vragen moeten worden verwijderd en opnieuw gestart;
10. Als een één regel of kolom (2x) vraag wordt toegevoegd dan kunnen de LSP-rubrieken niet gekozen worden. Wanneer gekozen wordt voor 'Extra informatie' dan zijn de overige vragen niet beschikbaar.
11. Een kernvraag is automatisch ook verplicht te beantwoorden wanneer de memo aan de patiënt wordt gekoppeld.