Declaratieproces Huisartsenposten

In deze handleiding wordt het declaratieproces binnen VIPLive Spoed EPD en VIPLive Declareren doorgenomen.

Inrichten

Voordat er gestart kan worden met declareren zal er eerst een aantal instellingen ingericht moeten worden. Dit kan via de opties Tariefbepaling, Redenen niet declareren en Buitenlandse verzekeringen die te vinden zijn via het tabblad financieel. Deze opties worden hieronder uitgelegd.

Tariefbepaling

Onder Tariefbepaling wordt aangegeven op welk tijdstip welk tarief gehanteerd moet worden. Standaard staat hier het ANW-tarief ingesteld voor de volgende dagen:

• Maandag t/m vrijdag van 00:00 t/m 08:00
• Maandag t/m vrijdag van 18:00 t/m 00:00
• Zaterdag en zondag de gehele dag

Daarnaast is het mogelijk een nieuwe standaard toe te voegen, een uitzondering toe te voegen en het tarief van een feestdag te wijzigen.
Tarieven kunnen binnen een categorie (standaard, uitzonderingen of feestdagen) niet overlappen. Wanneer tarieven overlappen tussen verschillende categorieën, dan wordt een volgorde gehanteerd: feestdagen, uitzonderingen, standaard.

Nieuwe standaard toevoegen

Als de huisartsenpost bijvoorbeeld ook contacten tussen 17:00 en 18:00 uur mag declareren, wordt dit als volgt ingesteld:

• Klik op Tarief toevoegen en vul de omschrijving in
• Selecteer bij Soort tarief het type “Standaard”
• Kies het gewenste tarief en vul de begindatum  en eventuele einddatum (optioneel) in 
• Vink de dagen aan waarop het tarief van toepassing is of selecteer de hele week
• Vul de begin- en eindtijd in of kies of het tarief de gehele dag van toepassing is
• Kies bijvoorbeeld het landelijk tarief als er tussen 17:00 en 18:00 gedeclareerd mag worden
  
• Klik op Opslaan
  
• Zodra de standaardtijd toegevoegd is, wordt tijdens die periode het gewenste tarief bepaald.

Uitzondering verwijderen en toevoegen

Om een nieuwe uitzondering toe te voegen, worden de volgende stappen gevolgd:

• Klik op Tarief toevoegen en vul de omschrijving in
• Selecteer bij Soort tarief het type Uitzondering
• Kies het gewenste tarief en vul de begindatum  en eventuele einddatum (optioneel) in 
• Vink de dagen aan waarop het tarief van toepassing is of selecteer de hele week
• Vul de begin- en eindtijd in of kies of het tarief de hele dag van toepassing is
• Klik op Opslaan
  

Feestdagen

Standaard worden de landelijke feestdagen getoond. Een feestdag kan niet worden verwijderd, wel kan het tarief worden gewijzigd. Om het tarief te wijzigen, kies voor Bewerken.

Reden niet declareren toevoegen

Om een nieuwe reden toe te voegen, volg deze stappen:

• Klik op “Reden toevoegen” en vul de omschrijving in
• Selecteer het vinkje om op te slaan.
  
• De nieuwe reden wordt vanaf nu getoond in de dropdown als er gekozen wordt voor “Niet declareren”.

Reden niet declareren inactiveren

Wanneer een reden niet meer gebruikt hoeft te worden, kan deze geïnactiveerd worden.

• Zoek desbetreffende reden op in het overzicht
• Klik op de toggle “Actief”
• De optie “Actief” wordt nu uitgeschakeld en de reden verdwijnt uit het overzicht.

De reden wordt nu niet meer getoond in de dropdown als er gekozen wordt voor “Niet declareren”.

Om de geïnactiveerde reden terug te vinden in het overzicht kan de optie “Toon alleen actieve” worden uitgeschakeld. Hiermee worden ook inactieve redenen getoond en kunnen deze eventueel opnieuw geactiveerd worden.

Buitenlandse verzekeringen

Bij “Buitenlandse verzekeringen” worden alle buitenlandse verzekeraars getoond. Door op de titel van een kolom te klikken, wordt desbetreffende kolom gesorteerd. Per verzekeraar worden de volgende gegevens getoond: Naam, UZOVI-nummer, Begindatum, Einddatum

Deze lijst wordt door Topicus onderhouden en is niet te wijzigen door de huisartsenpost.

Declareerbare contacten

Binnen VIPLive SpoedEPD zijn er 3 betaalmethodieken:

• Factureren
• Contant
• Niet declareren

Bij betaalmethodiek “Factureren” en “Contant” worden er facturen aangemaakt en deze komen in VIPLive Declareren terecht. Bij de betaalmethodiek “Niet declareren” wordt het contact niet richting VIPLive Declareren gestuurd.

Factureren

Als een contact aan alle voorwaarden voldoet, komt dit contact na fiatteren gelijk in de lijst “Te verzenden” te staan. Als niet aan alle voorwaarden is voldaan, komt dit contact in de lijst “Aandacht nodig” te staan.

Contant

Contacten die op contante betaling staan, kunnen gelijk betaald worden via bijvoorbeeld pin. Facturen van contante betalingen zijn terug te vinden in VIPLive Declareren.

Aandacht nodig

Onder “Aandacht nodig” staan de contacten vanuit VIPLive SpoedEPD die nog niet verstuurd kunnen worden naar VIPLive Declareren. Hiervoor zijn verschillende kenmerken en redenen. Per reden wordt aangegeven waarom het contact niet naar VIPLive Declareren gestuurd kan worden en hoe dit kan worden opgelost.

 

Kenmerk onvolledig

Een contact wordt gekenmerkt als “Onvolledig” wanneer enkele gegevens ontbreken. Dit kan verschillende redenen hebben, welke hieronder verder worden toegelicht.

Prestatiecode onvolledig

Wanneer een contact geen prestatiecode bevat, is het contact gefiatteerd op een tijdstip waarop er geen tariefbepaling ingesteld stond. De volgende redenen kunnen worden getoond:

• Prestatiecode ontbreekt
• Begindatum prestatie ligt in de toekomst
• Einddatum prestatie ligt in de toekomst
• Einddatum prestatie ligt na begindatum

Per scenario kan er gekozen worden om dit contact wel of niet te declareren.

Wel declareren

• Klik op het desbetreffende contact in het “Aandacht nodig” overzicht
• Kies in het menu rechts bij prestatiecode de gewenste prestatiecode op basis van de actie/verrichting:
  
  
• Klik op “Opslaan”.

Het contact verdwijnt nu uit de lijst van “Aandacht nodig” en komt in de lijst te staan bij “Te verzenden”.

Niet declareren

• Klik op het desbetreffende contact in het “Aandacht nodig” overzicht
• Kies in het menu rechts bij “Betaalmethodiek” voor “Niet declareren”
• Selecteer een reden
  
• Klik op "opslaan"

Het contact verdwijnt uit de lijst “Aandacht nodig” en is naar het “Archief” verplaatst. Dit contact wordt niet verstuurd naar “VIPLive Declareren” en is niet langer zichtbaar in de applicatie.

Personalia onvolledig

Wanneer een contact gefiatteerd wordt waarbij niet alle personalia volledig ingevuld zijn, zal in het “Aandacht nodig” overzicht weergegeven worden welke gegevens er ontbreken. Dit kunnen de volgende redenen zijn:

• Geboortedatum van de patiënt ontbreekt
• Eigennaam van de patiënt ontbreekt
• Voorletter(s) van de patiënt ontbreekt
• Postcode en huisnummer zijn verplicht
• Factuuradres is verplicht
• Postcode is niet valide
• Straat en woonplaats zijn verplicht bij buitenlands adres

Om dit contact klaar te zetten om te verzenden naar VIPLive Declareren, volg deze stappen:

• Klik op het desbetreffende contact in het “Aandacht nodig” overzicht
• Klik in het rechtermenu op “Persoonsgegevens wijzigen”
• Vul de gegevens in welke ontbreken
• Kies voor “Gegevens opslaan”
• Klik vervolgens op “Opslaan”

Het contact verdwijnt nu uit de lijst “Aandacht nodig” en komt in de lijst te staan bij “Te verzenden”.

Kenmerk niet declareren

Tijdens het werkproces kan een medewerker van de post aangeven dat het contact niet gedeclareerd mag worden op basis van werkafspraken met de HAP zelf. Deze contacten komen bij “Aandacht nodig” te staan met het kenmerk “Niet declareren”. Hier kan gekozen worden om het contact alsnog te declareren of om het contact te archiveren.

Declareren

De volgende stappen dienen doorlopen te worden om een contact alsnog te declareren:

• Klik op het desbetreffende contact in het “Aandacht nodig” overzicht
• Kies in het rechtermenu bij “Betaalmethodiek” alsnog voor “Factureren”
• Waar nodig dient de prestatiecode nog geselecteerd te worden.
• Selecteer het juiste factuuradres
• Kies voor “Opslaan”

Het contact verdwijnt nu uit de lijst “Aandacht nodig” en komt in de lijst te staan bij “Te verzenden”.

 

Per contact archiveren

De volgende stappen dienen doorlopen te worden om het contact te archiveren:

• Klik op het desbetreffende contact in het “Aandacht nodig” overzicht
• Kies in het rechtermenu onderaan voor de optie “Archiveren”

Het contact verdwijnt uit de lijst “Aandacht nodig” en is naar het archief verplaatst. Dit contact wordt niet verstuurd naar VIPLive Declareren.

Meerdere contacten tegelijk archiveren

Als contacten tegelijk gearchiveerd mogen worden, kan dit in bulk worden uitgevoerd. Volg hiervoor de volgende stappen:

• Selecteer de filter “Niet declareren”
  
• Selecteer de contacten die gearchiveerd mogen worden of klik de checkbox bovenin aan om de gehele pagina in één keer te selecteren:
  
• Klik op “Archiveren”

Let op: het is alleen mogelijk om alle contacten op één pagina te selecteren. Vervolgens kunnen alle contacten op desbetreffende pagina in één keer worden gearchiveerd.
De geselecteerde contacten verdwijnen uit de lijst “Aandacht nodig” en zijn naar het archief verplaatst. Deze contacten worden niet verstuurd naar VIPLive Declareren.

Dubbele verrichtingen

Indien er voor één patiënt twee of meer contacten geregistreerd zijn op dezelfde datum, komen deze op de lijst “Dubbele verrichtingen” te staan. De contacten die hier getoond worden, zijn een ‘kopie’ van de contacten in “Aandacht nodig” of “Te verzenden”. Hier zijn desbetreffende contacten ook zichtbaar.

Wanneer slechts één contact gedeclareerd hoeft te worden, dient een keuze gemaakt te worden welke van de dubbele contacten worden gewijzigd naar “Niet declareren”. Volg hiervoor de volgende stappen:

• Klik op het desbetreffende contact in het “Dubbele verrichtingen” overzicht
• Kies in het rechtermenu bij “Betaalmethodiek” voor “Niet declareren”
• Selecteer een reden
• Kies voor “Opslaan”

Indien er slechts één call overblijft op desbetreffende datum, wordt deze verwijderd uit het “Dubbele verrichtingen” overzicht. De call is vanaf dat moment terug te vinden in het “Te verzenden” overzicht. De overige contacten welke niet gedeclareerd dienen te worden, zijn terug te vinden in het “Aandacht nodig” overzicht. Hier kunnen de contacten gearchiveerd worden.

Te verzenden

Als een contact aan alle voorwaarden voldoet, wordt dit contact bij “Te verzenden” klaargezet. Hier kunnen de contacten eventueel nog worden aangepast of naar VIPLive Declareren gestuurd worden. Bij het klikken op “Te verzenden” komt het onderstaande overzicht naar voren:

De pagina “Te verzenden” bevat twee tabbladen:

1. Bewerken
2. Verzenden

Bewerken

Bij het openen van “Te verzenden” of door te klikken op het tabblad “Bewerken”, komt het volgende overzicht naar voren:

Bovenin de pagina is er een optie “Zoeken in niet verzonden” waar er gezocht kan worden naar contacten. Hier kan een declaratieregel nog aangepast worden voordat deze verstuurd wordt. Redenen waarbij dit van toepassing is:

• Bij een contact is nog geen verzekering geregistreerd.
• De verkeerde prestatiecode is gebruikt en deze dient aangepast te worden.
• Contact is voor een verkeerde patiënt aangemaakt en het contact moet verwijderd worden uit de lijst “Te verzenden”.

Verzekering toevoegen

In het tabblad “Bewerken” is het mogelijk om voor meerdere contacten tegelijk de verzekering op te zoeken, door middel van een COV controle. Door middel van de knop “COV uitvoeren” wordt deze controle voor alle contacten op desbetreffende pagina uitgevoerd.
Mocht er na de COV controle geen verzekering zijn gevonden, is het per contact nog mogelijk (persoons)gegevens te controleren waardoor mogelijk wel een verzekering gevonden wordt. Door op het contact te klikken, opent een menu aan de rechterzijde waarin gegevens aangepast kunnen worden middels “Wijzig verzekering”.

Prestatiecode aanpassen

Mocht het zijn dat de verkeerde prestatiecode is gekozen, kan dat als volgt aangepast worden:

• Klik op het desbetreffende contact in het “Te verzenden” overzicht
• Kies in het rechtermenu de juiste prestatiecode

• Klik op “Opslaan”

De declaratieregel staat nu klaar met de zojuist geselecteerde prestatiecode in de lijst “Te verzenden”.

Declaratieregel verwijderen

Mocht het zijn dat een declaratieregel verwijderd moet worden uit deze lijst, kan dat als volgt gedaan worden:

• Klik op het desbetreffende contact in het “Te verzenden” overzicht
• Kies in het rechtermenu bij “Betaalmethodiek” voor “Niet declareren”
• Selecteer de gewenste reden waarom het contact niet gedeclareerd dient te worden
• Klik op “Opslaan”

Na het opslaan wordt het contact verplaatst naar “Aandacht nodig”. Daar kan het contact gearchiveerd worden. Er is gekozen om dit in 2 stappen te doen om te voorkomen dat per ongeluk het verkeerde contact gelijk in het archief wordt gezet.

Declaratieregel verzenden

Na het bewerken van het contact wordt deze verplaatst naar de “Te verzenden” lijst. Het is echter ook mogelijk om een specifieke declaratieregel direct te verzenden naar VIPLive Declareren. Volg hiervoor de volgende stappen:

• Klik op een declaratieregel in het “Bewerken” overzicht
• Klik op de knop “Verzenden naar VIPLive Decl.”.

Het specifieke contact is nu rechtstreeks verzonden naar VIPLive Declareren.

Verzenden

Bij het klikken op het tabblad “Verzenden” komt het volgende overzicht naar voren:

Om de juiste verzendlijst te selecteren, kan een verzekeringsstatus en datum en tijdstip geselecteerd worden.

Verzekeringsstatus

Bij de verzekeringsstatus is het mogelijk te kiezen tussen “Alles”, “Verzekerd” of “Geen”. Door vervolgens op “Toon selectie” te klikken, wordt de verzendlijst gefilterd. Daarbij is het mogelijk onderscheid te maken tussen Nederlandse en Buitenlandse verzekering.

Datum en tijdstip

Door het invullen van het veld “Tot en met” wordt middels een datum en tijdstip een selectie gemaakt welke contacten/declaratieregels verstuurd gaan worden. Gebruik de datum en het tijdstip als volgt:

• Indien de gehele maand aangeleverd moet worden, vul de eerst volgende dag van de nieuwe maand in en voer als tijdstip 00:00 uur in. Dit zal ervoor zorgen dat alle contacten tot en met die nacht verstuurd worden.
• Indien per week of twee weken gedeclareerd wordt, kies dan voor de (eerste) maandag van de week en tijdstip 08:00 uur. Dit zorgt ervoor dat de contacten die later op de maandag aangemaakt worden niet verstuurd worden.

Controleren en verzenden

Na het selecteren van de juiste selectie, kan de verzendlijst gecontroleerd worden door de waarden in de tabel te vergelijken met de getallen onder de titel “Te verzenden”. Indien de juiste selectie is gemaakt, kunnen de contacten verstuurd worden naar VIPLive Declareren middels de knop “Verzenden naar VIPLive Declareren”.

VIPLive Declareren

Nadat de contacten naar VIPLive Declareren zijn gestuurd, worden deze via een nachtverwerking richting de betreffende zorgverzekeraars ingediend. De ingediende facturen staan in “Bundeloverzicht”. Via “Aandacht nodig” kunnen de afgekeurde regels worden aangepast/verwerkt. De optie “Handmatige facturen” geeft een overzicht van alle patiëntfacturen. Hieronder worden deze opties verder uitgelegd.

Inrichten

Het is mogelijk om templates aan te passen voor verschillende handmatige facturen. Dit kan via factuurbeheer worden gedaan.

Factuurbeheer
Na het inloggen op VIPLive Declareren kan er via de volgende stappen naar het factuurbeheer worden gegaan:

• Klik op uw naam rechtsboven
• Klik op “Praktijkinstellingen”
• Klik op “Factuurbeheer”

In het overzicht staan verschillende soorten facturen die aangepast kunnen worden. Door op de factuur te klikken kunnen de volgende gegevens aangepast worden:

• Naam template
• Type template
• Template actief
• Praktijkinformatie
• Geadresseerde
• Locatie geadresseerde
• Begeleidende tekst
• Locatie begeleidende tekst
• Locatie logo

Het template kan geüpdatet worden of opgeslagen worden als nieuwe template.

Bundeloverzicht

In het “Bundeloverzicht” staan alle declaraties die de afgelopen 6 maanden zijn ingediend bij zorgverzekeraars. Per regel is inzichtelijk wel bedrag er is ingediend, wat het openstaande bedrag is, het bedrag dat is goedgekeurd en het bedrag dat is afgekeurd. Binnen deze bundels kan er gezocht worden op periode, bedrag, factuurnummer en/of uzovi.

Wanneer er geklikt wordt op het afgekeurde bedrag opent een scherm waarbij te zien is welke verrichting is afgekeurd. Het eerste icoon op de regel geeft de status weer van de regel.

	De verrichting staat nog in “Aandacht nodig”.
	De verrichting is her gedeclareerd (hierbij staat tevens het nieuwe factuurnummer en het originele factuurnummer).
	De regel is verwijderd.

Door het klikken op “Toon verrichtingen” worden alle aparte facturen getoond. Hier kunnen tevens het declaratiebestand en retourbestand gedownload worden.

Aandacht nodig

Onder “Aandacht nodig” staan alle regels die door de zorgverzekeraar zijn afgekeurd. Deze afgekeurde regels staan uitgesplitst in twee categorieën: Inschrijftarieven & Verrichtingen. Doordat de afhandeling van een afkeur voor een verrichting anders is dan een afkeur op inschrijftarief is deze splitsing gemaakt.

Na het klikken op “Aandacht Nodig: Verrichtingen” staan aan de linkerkant twee opties met in het oranje aangegeven hoeveel afgewezen regels er staan. De schermen onder de opties zijn voor beide opties gelijk. De onderste optie is “Verrichtingen” waarbij de regels gegroepeerd staan op “Foutcode” en de bijhorende reden. Tevens wordt door “Openstaand” aangegeven hoeveel regels er onder de foutcode staan en welk bedrag er totaal is afgekeurd onder die specifieke afwijscode.

Per afgekeurde regel zijn er vijf mogelijkheden:

	Notitieblok: Hiermee is het mogelijk een notitie toe te voegen aan een regel
	Prullenbak: Hiermee wordt de regel verwijderd met verwijderreden
	Potlood: Hiermee kunnen de gegevens van de regel aangepast worden en her gedeclareerd worden
	Papier: Hiermee wordt de regel een patiëntfactuur in PDF
	Euro teken: Hiermee kan aangegeven worden dat de afgekeurde regel nabetaald gaat worden. Dit kan gebruikt worden bijvoorbeeld bij een dubbel consult waarbij de zorgverzekeraar later aangeeft dat dit wordt nabetaald en waarbij een herdeclaratie weer zou leiden tot een afkeuring.

Muteren van een afgekeurde regel om te herdeclareren
Door het aanklikken van het potlood aan de rechterkant van de afgekeurde regel opent zich een scherm waarin de regel te zien is die eerder is gedeclareerd. VIPLive Declareren heeft meteen een COV uitgevoerd. De resultaten van de COV staan aan de rechterkant. Alle zichtbare velden kunnen aangepast worden. Na een aanpassing kan via de knop “COV ophalen” nogmaals een COV uitgevoerd worden. De resultaten van de COV kunnen overgenomen worden met de knop “Overnemen COV’’. Met de knop “Opslaan” wordt de regel opgeslagen en verplaatst naar “Klaar voor verzenden’’.

Afgekeurde regel omzetten naar een papieren factuur
Door het aanklikken van het papier aan de rechterkant van de afgekeurde regel opent zich een scherm waarin de gegevens te zien zijn. In dit scherm kunnen wijzigingen gedaan worden aan de getoonde gegevens. Door het klikken op de knop “Opslaan” wordt de regel opgeslagen en verplaatst naar “Klaar voor verzenden’’.

Facturen voor derden bundelen
Per foutcode kunnen verschillende regels worden gebundeld en in een factuur naar derden worden verstuurd. Open hiervoor de gewenste foutcode uit de selectielijst met foutcodes. Selecteer vervolgens de regels die gebundeld moeten worden in de factuur naar derden. Klik vervolgens op de knop “Factuur aan derden bundelen”. De knop laat tussen haakjes zien hoeveel regels zijn geselecteerd om te bundelen.

Er verschijnt een scherm waar een debiteur kan worden gekozen. De adresgegevens worden daarmee ook ingevuld. De rubrieken ter attentie van, referentie, kostenplaats kunnen worden ingevuld. Ook moet de factuurdatum worden ingesteld. Als ze zijn ingevuld, komen de gegevens op de factuur onder de factuurgegevens. Klik op “Opslaan”. Na het opslaan, verschijnen de regels in het scherm ‘klaar voor verzenden’. Het kan helpen om de pagina te verversen met F5 of met de ververs-knop in de browser. Klik vervolgens op “Verzend foutregels”.

Aanpassen van tarieven
Tarieven van geheel afgekeurde regels kunnen worden aangepast. Voordat regels worden gebundeld, kunnen ze worden gemuteerd via het potloodje*. Hier kan het gewenste tarief worden ingevoerd onder Gegevens verzekeraar – Tarief. Klik vervolgens op opslaan. De regel verschijnt in het “Klaar voor verzenden” scherm. Zet de regel nu terug en de regel kan vervolgens gebundeld worden in een factuur.
* Hierbij kan de notitie-functionaliteit gebruikt worden om bij te houden van welke facturen de tarieven zijn aangepast en gebundeld moeten worden.

Bulk aanpassen

Bovenaan het overzicht van afgekeurde regels is er tevens de optie om alle regels in één keer te selecteren Als dit selectievakje wordt geselecteerd, komen de opties “Verwijderen”, “Patiëntfactuur”, “Herdeclareren” en “Is nabetaald” tevoorschijn. Hierdoor kunnen er meerdere regels in 1 keer bijvoorbeeld verwijderd worden. Deze regels worden na de actie verplaatst naar “Klaar voor verzenden”.

Sorteren
Standaard worden de afgekeurde regels op “Foutcode” gesorteerd. In het uitklapmenu kan de sortering aangepast worden naar “Uzovi” of “Prestatiecode”. Hierdoor zullen de regels op Uzovi of prestatiecode gebundeld worden.

In het overzicht zelf kan er per kolom gesorteerd worden door op de pijltjes te klikken boven de kolommen. Hierdoor kan er bijvoorbeeld gesorteerd worden op behandeldatum van oud naar nieuw of op hoogte van het bedrag.

Zoeken
Bovenin VIPLive Declareren staat een snelle zoekoptie, hierin kan gezocht worden op naam, geboortedatum en/of BSN. Indien de naam van de desbetreffende patiënt wordt ingevuld, zullen alle regels van die patiënt naar voren komen. Ook als ze onder verschillende afwijscodes staan.

Met de optie “Meer zoekopties” kan de zoek optie uitgebreid of verfijnd worden. Met deze optie kan een specifieke factuur in zijn geheel naar voren gehaald worden zodat deze in zijn geheel her gedeclareerd kan worden.

Klaar voor verzenden

Alle afgekeurde regels die zijn aangepast, zullen zich verzamelen onder ”Klaar voor verzenden”. Met de knop “Verzend foutregels” worden de aangepaste regels via VIPLive naar Vecozo verstuurd. Daarna zullen de regels verdwijnen uit uw aandacht nodig. Als de regels zijn verzonden, worden de regels in de nachtverwerking bij Vecozo aangeboden. Indien een regel is verwijderd, aangepast naar een papieren factuur of op nabetaald is gezet, moet deze regel ook verzonden worden. Deze regels worden niet opnieuw ingediend bij Vecozo, maar via VIPLive Declareren verwerkt. Via kan de regel teruggezet worden naar “Aandacht nodig” met de originele foutcode.

Let op! Muteer gebundelde regels in het scherm “Klaar voor verzenden” niet meer. Ze worden na muteren namelijk niet meer meegenomen in de bundel. Komt het wel voor, zet dan alle regels voor de beoogde bundel weer terug en bundel de regels opnieuw. Staan er regels in het scherm ‘”Klaar voor verzenden” die niet moeten worden verzonden,

Handmatige facturen

Alle patiëntfacturen die via het muteerscherm van VIPLive Declareren zijn aangemaakt, komen bij “Handmatige facturen” terug en kunnen geprint worden op te versturen. Hier komen ook de baliefacturen en de facturen aan derden terug. Baliefacturen zijn de contante betalingen waarvoor via VIPLive Spoed EPD op de post facturen zijn aangemaakt en zijn meegegeven aan de patiënt.

In het overzicht handmatige facturen staat aan de rechterkant de optie “acties” en zijn de volgende mogelijkheden te selecteren:

• Download factuur De factuur kan als PDF bestand via deze optie gedownload worden om uit te printen of te versturen.
• Maak herinnering Via deze optie wordt er een herinnering aangemaakt van de factuur. Indien er een herinnering is aangemaakt, dan staat in het overzicht in de “H”-kolom het icoon .
• Nieuwe factuur maken en huidige factuur afboeken Door deze optie wordt er een geheel nieuwe factuur aangemaakt met de gekozen gegevens en zal de huidige factuur afgeboekt worden.
• Factuurregels afwijzen Via deze optie kunnen onterechte declaratieregels of declaratieregels die op een andere manier moeten worden gefactureerd worden afgewezen waardoor deze via “aandacht nodig” op de juiste manier kunnen worden gefactureerd. Zie “factuurregels afwijzen" voor een gedetailleerde beschrijving
• Indienen zorgverzekeraar en huidige factuur afboeken Door deze optie zal de papierenfactuur omgezet worden naar een factuur richting een zorgverzekeraar. De herdeclaratie is daarna terug te vinden in het “Bundeloverzicht”. Daarnaast wordt de huidige factuur afgeboekt.
• NAW-gegevens wijzigen Door deze optie kunnen de NAW-gegevens aangepast worden in de huidige factuur, deze optie kan bijvoorbeeld gebruikt worden als de patiënt is verhuisd.
• Voeg notitie toe Per factuur is er de mogelijkheid om een notitie toe te voegen. Indien er een notitie is toegevoegd, staat in het overzicht in de “N”-kolom het icoon . Wanneer de muis hierop staat, is de notitie te lezen.
• Meer informatie Met meer informatie is direct de inhoud van de factuur in te zien. Er wordt een nieuw scherm getoond met daarin gegevens zoals de patiënt, verrichting, behandeldatum en het bedrag.
• Verbergen Met deze optie kunnen facturen gearchiveerd worden zodra ze zijn verwerkt. De factuur wordt hierna standaard verborgen in het overzicht. De factuur is te vinden indien in de filter “Toon verborgen facturen” op “ja” wordt gezet.

Factuurregels afwijzen

De actie “Factuurregels afwijzen” boekt factuurregels in de huidige factuur af. Deze regels komen terug in Aandacht nodig. Dit kan handig zijn als de declaratie in een andere soort factuur gedeclareerd moet worden of als er een regel onterecht is gefactureerd. Dit is mogelijk in VIPLive door factuurregels af te wijzen. Na het afwijzen kan een creditfactuur worden gedownload en uitgestuurd. Volg hiervoor de volgende stappen:

1. Klik op de actie-knop achter de gewenste factuur en kies Factuurregels afwijzen
2. Selecteer in stap 1 de regels om ze af te wijzen. Standaard staan alle factuurregels aangevinkt. Klik op het blauwe vinkje naast Patiënt om de selectie te verwijderen.
   Selecteer nu de factuurregels voor het afwijzen. Klik op doorgaan
3. In stap 2 wordt gevraagd om een reden van afwijzen. Selecteer een reden (en vul een toelichting in als de reden “Anders, nl” is)
4. Klik op Afwijzen
5. Situatie 1 Alle regels afgewezen: de factuur is terug te vinden onder de verborgen facturen (filter “Toon verborgen facturen” op Ja). Let op: een afgewezen factuur houdt de originele factuurdatum. Een afgewezen factuur wordt daarom niet altijd bovenaan de lijst met verborgen facturen getoond. Er wordt automatisch een notitie aangemaakt. De notitie geeft weer wanneer de factuurregels zijn afgewezen. Als er al een notitie is gemaakt, wordt deze aangevuld met de datum van afwijzen.
6. Situatie 2 Niet alle regels afgewezen: de factuur blijft staan in het overzicht van de handmatige facturen (filter “Toon verborgen facturen” op Nee). Onder het originele factuurbedrag staat nu een grijs restbedrag dat op de factuur resteert na afwijzen. Er wordt automatisch een notitie aangemaakt. De C in de regel geeft aan dat een creditfactuur kan worden gedownload.
7. De afgewezen factuurregels staan in Aandacht nodig onder de volgende foutcodes:
   

   Reden van afwijzen	Foutcode in Aandacht nodig
   Dubbel gedeclareerd	352
   Reeds gedeclareerd bij verzekeraar	352
   Reeds gedeclareerd bij WLZ-instelling	352
   Reeds gedeclareerd bij andere factuur	352
   Wordt gedeclareerd bij verzekeraar	997
   Wordt gedeclareerd bij WLZ-instelling	997
   Wordt gedeclareerd in andere factuur	997
   Automatisch door naar extra controle *	996
   Anders, nl.	997

   * Deze reden wordt nooit aangevinkt.

Creditfactuur afdrukken

1. Ga naar de factuur die zojuist is afgewezen. Het grijze bedrag onder het originele bedrag van de factuur is het restbedrag op de factuur. Ook staat er een C in de kolom Factuurregel(s) afgewezen/creditfactuur. Hier wordt aangegeven hoeveel regels er zijn afgewezen en kan er een creditfactuur gedownload worden.
2. Kies in het actiemenu voor “download creditfactuur”. Er wordt nu een creditfactuur gedownload. De factuurdatum is de datum van vandaag. De creditfactuur bevat het originele factuurbedrag met tegenboekingen van de afgewezen regels. Het factuurnummer is het originele factuurnummer met een CR achtergevoegd. Omdat de afboeking heeft plaatsgevonden in de originele boeking van de factuur, wordt er geen aparte verkoopboeking gemaakt van deze creditfactuur.

Per patiënt

Bij Declareren – controles - “per patiënt” kan er worden gezocht op declaraties van patiënten. Via het zoekfilter aan de linkerkant van het scherm kan op verschillende termen worden gezocht om een declaratie te vinden. Het invullen van het zoekfilter is nodig om resultaten te genereren. Er wordt gezocht tijdens het typen, op Enter drukken is niet nodig. Het datumfilter kan meteen worden gebruikt na het invoeren van de datums.

Resultaten
In de resultaten worden de gevonden declaraties en facturen getoond. Hierbij worden de volgende kenmerken getoond:

Soort
Onder Soort staat om welke soort factuur het gaat. Binnen de handmatige facturen wordt er onderscheid gemaakt in: baliefactuur, creditnota, factuur aan derde, passantfactuur en patiëntfactuur. Ook bestaat er de soort verrichtingen. Dit is een declaratie die ingediend is bij de zorgverzekeraar.

Status
De status zegt iets over de status van de factuur als geheel. In behandeling betekent dat de declaratie wacht op retourinformatie. Afgerond betekent dat er retourinformatie is geweest. Bij declaraties in handmatige facturen betekent afgerond dat de factuur is aangemaakt.

Bedrag
Onder de kolom bedrag staat het ingediende factuurbedrag. Naast dit bedrag kan een goedgekeurd bedrag worden getoond. Dan is er bijvoorbeeld retourinformatie gekomen en wordt er getoond welk bedrag is goedgekeurd. De status is dan ook afgerond. Indien er naast het factuurbedrag geen goedgekeurd bedrag staat, dan is er nog geen retourinformatie. Staat er bij een handmatige factuur geen goedgekeurd bedrag dan betekent dat dat de regel is afgewezen, afgeboekt of geherdeclareerd in een andere factuur. Staat er wél een goedgekeurd bedrag, dan is de declaratie in deze factuur gedeclareerd. Op deze manier is het mogelijk om het pad van een declaratie te volgen. Zie voorbeeld.

Deze declaratie begon oorspronkelijk op 31-05-2021 als een declaratie aan de zorgverzekeraar, maar is afgekeurd (ontbreken van een goedgekeurd bedrag). Daarna is de declaratie geherdeclareerd in een patiëntfactuur op 13-07-2021. Hier ontbreekt een goedgekeurd bedrag. Dit betekent dat deze factuur is afgeboekt. Uiteindelijk heeft de zorgverzekeraar deze declaratie betaald toen de declaratie is ingediend op 27-07-2021 (er staat een goedgekeurd bedrag naast het ingediende factuurbedrag).

Sorteren
Sorteren kan bij elke kolom. Sorteren op factuur gaat op basis van factuurnummer. Sorteren op prestatie gaat op basis van prestatiedatum.

Downloaden excel
Rechtsboven is er een optie om de zoekresultaten in een Excel te downloaden (tot maximaal 10.000 regels).

Journaalposten

Met Twinfield en Exact Online is er een automatische koppeling waardoor elke nacht de nieuwe journaalposten worden verstuurd indien er nieuwe gegevens zijn. Voor de overige boekhoudpakketten zullen de journaalposten gedownload worden en geüpload worden in het boekhoudpakket. Via “Genereer bestand” wordt/worden er een nieuw bestand/bestanden aangemaakt. Indien het bestand is gedownload is dit tevens te zien in het overzicht.

Rapportages

Via Inzicht – declaraties zijn specifieke rapportages terug te vinden over declaraties. Rapport 18 Aansluit rapport HAP geeft inzicht in het aantal verstuurde verrichtingen van het VIPLive Spoed EPD naar VIPLive Declareren op basis van behandeldatum.

v202504

• Handleiding declaratieproces VIPLive SpoedEPD_1.3 (2).pdf2 MB