Contact Afhandeling (SOEP)

Inhoudsopgave

Inleiding
Opbouw schermen
Personalia
Wijzigen Patiëntgegevens
Samenvatting medische gegevens (linker kolom) en bronfilters
ICA bronfilter en tabblad Additioneel
Audit Trail
Tabbladen Triage, Medicatie, Additioneel, Historie & Uitslagen
Triage
Triage gelezen
Tweede triage starten
Medicatie (herhaal) recept uitschrijven
Recept voorschrijven via Topicus HAP EVS
Standaard apotheek en automatische keuze volgende keer
Ophalen bij apotheek of bezorgen
Medicatiebewaking
Hulpmiddel voor invullen gebruiksvoorschrift o.b.v. tabel 25
Historische meetwaarde lengte en gewicht
Recept voorschrijven via Prescriptor
Herhaalrecept
Recept wijzigen of verwijderen
Meerdere recepten
Recept verzenden voor Afsluiten
Opiaten
Additioneel
Memo's
Koppelen nieuwe memo aan de patiënt
Velden voor informatie uit het dossier van de huisarts/apotheek
Wijzigen gekoppelde memo
Historie
Dossier ontkoppelen
Uitslagen
Waarschuwingen
Memo's
Recent contact waarschuwing
Informerende memo's
Callgegevens
Wijzigen contacttijden
Huidig contact, contactafhandeling
Algemene werkwijze triagist
Uitzonderingen
Algemene werkwijze huisarts/AIOS/Verpleegkundig specialist
AIOS/Verpleegkundig specialist
Uitzonderingen
Verschillen Triagist vs Huisarts
Medisch inhoudelijke registratie (SOEP/ICPC)
SDA & SHA
ICPC codering e-regel & episode; zoeken, toevoegen en wijzigen
Nieuwe episode aan het contact koppelen
Bestaande episode aan het contact koppelen
Controle op al bestaande episodes
Meetwaarden voor huisartsen
Registreren meetwaarden
Registreren tweede meting
Verwijderen meting
Medicatiebewaking op lengte en gewicht
Historische meetwaarde lengte en gewicht
Audit Trail, contact- en receptafdruk
Communicatie
Differentiaal Diagnose
Historisch tabblad
Audit Trail
Contactarchief
Logistieke registratie - Aanvullend
Urgentie
Locatie
Actie
DA status
Kritische prestatie indicator (KPI)
Boeken afspraak
Verplaatsen afspraak bij eerder afsluiten
Eén of meerdere agenda's
Aantal afspraken per periode
Urgente afspraken
U2 buffer toevoegen in agenda
Buffers
Kiezen auto
Auto direct aansturen bij urgente rit
Beantwoorden registratie item
Terugbelnummer
Betaalmethodiek
COV negeren
Logistieke registratie – Bezoekadres
Logistieke registratie – kindermishandeling (KMH)
Algemene procesbeschrijving
Niet pluis signaleringsvraag
Wijzigen beantwoorde signaleringsvraag
Uitstellen beantwoording signaleringsvraag
Openen Niet pluis contact uit de werklijst
SPUTOVAMO formulier
Verplicht vs niet verplicht beantwoorden
Vermoeden Kindermishandeling bevestigen of afwijzen
Vervolgstappen bij kindermishandeling bevestigd ja of misschien
Terugrapportage naar huisarts
Vermoeden kindermishandeling ongedaan maken
Aandachtfunctionaris
Submenu Signalering kindermishandeling
Verantwoordelijkheid overdragen of verdenking ongedaan maken
Eigen opmerkingenveld
Gecombineerde signalering (HOK en KMH) op één adres
Signalering Prikbord, Persoonlijke berichten
Logistieke registratie – Huiselijk geweld, ouderenmishandeling, kindcheck (HOK)
Pluis/Niet pluis?
Overeenkomsten met KMH
Vermoeden HOK bevestigen of afwijzen
Overeenkomsten met KMH
Aandachtfunctionaris
Submenu signalering HOK
Gecombineerde signalering (HOK en KMH) op één adres
Persoonlijk prikbord
Verschillen met KMH protocol
Logistieke registratie - Overdragen
Indicatie verwijsbrief bij geen dossier
Logistieke registratie – Feedback
Functieknoppen onderaan het scherm
KMH/HOK screening en Triage uitstellen
Waarneembericht versturen/contact opvraagbaar
Opslaan
Meer knop
Contact afdrukken
Medicatie afdrukken
Audit Trail
Factuur afdrukken
Label afdrukken
Deactiveren
Recept verzenden
Parkeren
Afsluiten
Episodes niet van type 1 of 2
SHA verplicht pop-up
Automatisch verplaatsen afspraaktijd
SPOED contact
Onvolledige gegevens

Inleiding

In deze handleiding wordt het contactscherm besproken dat gebruikt wordt door de triagist voor de contactaanname en de huisarts voor de contactafhandeling. Eerst wordt de algemene opbouw van de schermen besproken en de verschillende ondersteunende rubrieken in detail toegelicht. Vervolgens wordt het Huidig contactscherm besproken en de stappen om het contact in de werklijst te plaatsen (triagist) of af te sluiten (huisarts).
Let op! - functionaliteit is beschikbaar o.b.v. toegewezen rechten. De getoonde schermen kunnen daardoor afwijken van de situatie op uw huisartsenpost.

Opbouw schermen

Het contactscherm bestaat uit verschillende onderdelen. De hoofdmenu's en functieknoppen als spoed, naam ingelogde medewerker bovenin het scherm worden altijd getoond en in deze handleiding (m.u.v. Spoed) niet verder besproken. Zie voor een gedetailleerde toelichting handleiding PH 30 – Inloggen en opstarten en PH 30 – Nieuw contact.

Figuur 1 – opbouw van het contactscherm

• Personalia - NAW en andere persoonlijke gegevens van de patiënt
  • Standaard worden basis personalia getoond, door het scherm open te klappen worden meer gegevens getoond.
  • Rubriek is altijd zichtbaar.

  • Via [Wijzigen] kunnen de personalia gewijzigd worden.

• Samenvatting medische gegevens – samenvatting van gegevens vanuit het HAP dossier of extern medisch dossier
  • • Rubrieken episodes, recente medicatie, contra-indicaties en allergieën.
    • Afhankelijk van het gekozen tabblad (kader 3) wordt een rubriek open- of dichtgeklapt.
    • Als er informatie beschikbaar is wordt de rubriek blauw getoond en een getal om de hoeveelheid informatie aan te geven.
• Het bronfilter geeft aan hoe de medische informatie binnen de applicatie wordt gefilterd. In het voorbeeld van Figuur 1 wordt alleen de informatie vanuit Topicus HAP getoond.
• De communicatie iconen HWG/MD /ICA Respectievelijk Huisartswaarneem gegegens, Medicatie Dossier en Intoleranties Contraindicaties Allergieën. geven aan of er medische informatie wordt getoond van de eigen huisarts of apotheek van de patiënt van bij de patiënt bekende contraindicaties, allergieën en intoleranties (ICA).
  • Rubriek is altijd zichtbaar.
• Tabbladen – bedoelt voor extra informatie en functies
  • Op de verschillende tabbladen wordt ondersteunende informatie getoond of er kan medisch inhoudelijk geregistreerd worden.
  • Huidig contact – voor het medisch inhoudelijk registreren in Topicus HAP van de zorgvraag en behandeling van de patiënt die contact opneemt met de huisartsenpost.
  • Triage – toont de triagesamenvatting of er kan een nieuwe triage worden gestart
  • Medicatie – toont de huidige medicatie van de patiënt en er kan nieuwe medicatie worden voorgeschreven.
  • Additioneel – toont de binnen Topicus HAP aangemaakte memo's voor de patiënt en er kunnen nieuwe worden toegevoegd. Ook kan hier binnen Topicus HAP aangemaakte contra-indicaties en allergieën getoond worden en er kunnen nieuwe worden toegevoegd.
  • Historie – toont de historische contacten van de patiënt met de huisartsenpost of met de eigen huisarts (over een beperkte periode).
  • Uitslagen – toont de binnen Topicus HAP genoteerde meetwaarden (lengte en gewicht) of die vanuit het dossier van de huisarts of apotheek ontvangen waarden.
  • Rubriek is altijd zichtbaar.
• Waarschuwingen - bedoelt voor extra attentie aan de medewerker
  • Toont de in Topicus HAP aangemaakte memo's en memo's ontvangen vanuit het dossier van de huisarts, recent contact waarschuwingen, waarschuwingen rondom de status van het extern dossier, of het contact alleen lezen is of gekenmerkt om te verwijzen naar een andere instelling
  • Afhankelijk van de ernst van de waarschuwing worden deze in een rood of geel/oranje kader getoond.
  • Rubriek is altijd zichtbaar.
• Call gegevens – belangrijke call gegevens en ondersteunde functionaliteit
  • Callnummer, contacttijden en de medewerker naam
  • Contacttijden kunnen worden aangepast.
  • Rubriek is altijd zichtbaar.
• SOEP - medisch inhoudelijke registratie van het Topicus HAP contact
  • Onderverdeling in SDA/SHA Respectievelijk Subjectief voor de triagist en huisarts, OEP.
  • ICPC codering van het contact (e-regel) en episode.
• Medicatie voorschrijven via het Topicus HAP voorschrijfsysteem (EVS) of Prescriptor.
  • Zie ook H0 ev.
• Logistiek medisch inhoudelijk – registratie van meer logistieke en financiële kenmerken om het contact goed door het systeem te routeren
  • Urgentie, actie, locatie, DA status.
  • Terugbelnummer waarop patiënt te bereiken is.
  • Betaalmethodiek factureren, contant of niet declareren.
  • Bezoekadres
• Signalering kindermishandeling/huiselijk geweld
  • Getoond bij contacten voor kinderen onder de 18 jaar (KMH) en bij volwassenen (HOK)
• Feedback vragen via de Topicus HAP feedback module aan de eigen huisarts.
  • Zie ook H0 ev.
• Functie knoppen – aanvullende medisch inhoudelijke functies en contact opslaan of afsluiten
  • Triage/KMH uitstellen in voorkomende gevallen de registratie van de triage of KMH signaleringsvragen tijdelijk uit te stellen om het contact weg te kunnen zetten in de werklijst.
  • Verwijzen ja/nee voor het doorsturen van de patiënt naar bijvoorbeeld de SEH.
  • Waarneembericht versturen opvraagbaar om in voorkomend gevallen de eigen huisarts niet te informeren over het contact dat op de huisartsenpost heeft plaatsgevonden.

  • [Opslaan] voor het wegzetten van het contact in de werklijst.

  • [Meer] extra functies Audit Trail, Afdrukken contact/recept, deactiveren van het contact.

  • [Parkeren] voor het toe-eigenen/parkeren van het contact en wegzetten in de werklijst.

  • [Afsluiten] voor het afsluiten van het contact, alleen getoond aan de huisarts.

Personalia

In deze rubriek wordt altijd de naam, geslacht, geboortedatum en leeftijd getoond. Figuur 2.

Figuur 2 - personalia altijd getoond in het contactscherm

Klik op het pijltje voor meer details. Naast personalia, het terugbelnummer (altijd de bovenste nummer als er meerdere nummers getoond worden) en andere telefoonnummers, wordt de status van het BSN, de verzekerdengegeven, COV status getoond en de geregistreerde huisarts en tandarts Alleen getoond als het Tandartsen (TAP) protocol wordt ondersteund. Achter de huisarts- en tandartsnaam wordt een informatie icoontje getoond met extra informatie. Beweeg hiervoor met de muis over het icoon.

Figuur 3 - personalia details

Wijzigen Patiëntgegevens

Klik [Wijzig] voor het openen van het personaliascherm. Omdat het scherm vanuit 'contact context' is geopend wordt ook het verzekeringskader getoond met de verzekeringsstatus van de patiënt op dat moment. Voer eventuele wijzigingen door en klik [Opslaan]. Het contactscherm wordt weer getoond.
Via [Annuleren] worden de wijzigingen niet opgeslagen.
Voor meer informatie rondom het invullen van het personaliascherm zie de handleidingen PH 30 – Nieuw contact en PH 35 – Call management Patiënt beheer.

Figuur 4 - personaliascherm geopend vanuit het contactscherm

Samenvatting medische gegevens (linker kolom) en bronfilters

Figuur 5 - samenvatting medische informatie incl. bronfilter en communicatieprotocollen

In de linker kolom van het scherm wordt medische informatie getoond uit het HAP, HIS (HWG), medicatie dossier (MD, verstrekkingen) of specifiek de Intoleranties Contraindicaties en Allergieën (ICA) van de patiënt. Vanuit welk dossier de informatie getoond wordt/kan worden is afhankelijk van:

• Ontsloten extern dossier, te zien aan de gelukte communicatie protocollen HWG, MD of ICA¹;
• Keuze van het bronfilter waarmee de informatie gefilterd getoond wordt

Als er informatie beschikbaar is, is de rubriek blauwgekleurd getoond. Afhankelijk wel tabblad is geselecteerd (onderdeel van kader 3) wordt de rubriek open- of dichtgeklapt. Getoonde rubrieken:
Episodes – ICPC codering van gegevens die medisch inhoudelijk bij mekaar horen.

• Episodes kunnen binnen het huidige contact worden gebruikt. Klik de radiobutton voor de episodenaam. In het voorbeeld wordt de episode 'N01.1, geneesmiddel geïnduceerde hoofdpijn' gebruikt in het contact.
• Om te zien welke contacten aan een episode zijn toegevoegd kan op de pijl aan de rechterzijde worden geklikt. Het tabblad 'Historie' wordt geopend met de contacten gefilterd op de gekozen episode en de geregistreerde SOEP informatie. In het voorbeeld wordt het tabblad 'Historie' gefilterd op episode 'N01.1, geneesmiddel geïnduceerde hoofdpijn' Normaal gesproken wordt ook de SOEP informatie getoond maar was in dit testvoorbeeld niet beschikbaar.

Figuur 6 - episodes van de patiënt en het historisch tabblad gefilterd op een episode

Medicatie - hier wordt de medicatie getoond die de patiënt (onlangs) heeft gebruikt of is verstrekt door de apotheek:

• In het voorbeeld gebruikt de patiënt paracetamol.
• Door te klikken op de medicijnnaam wordt het tabblad 'Medicatie' geopend voor bijvoorbeeld het voorschrijven van een nieuw recept of herhaalrecept.

Figuur 7 - recente medicatie van de patiënt en medicatie tabblad

Allergieën – bekende allergieën van de patiënt:

• In het voorbeeld heeft de patiënt een morfine allergie.
• Door te klikken op de allergie wordt het tabblad 'Additioneel' geopend. Ale een allergie via het LSP is ontvangen dan wordt dit duidelijk gekenmerkt met 'LSP'.

Figuur 8 - allergieën van de patiënt

Contra-indicaties – bekende contra-indicaties van de patiënt:

• In het voorbeeld is er een contra-indicaties voor 'Zwangerschap'.
• Door te klikken op de contra-indicatie wordt het tabblad 'Additioneel' geopend. Als een contra-indicatie via het LSP is ontvangen dan wordt dit duidelijk gekenmerkt met 'LSP'.

Bronfilter en communicatie protocollen – voor het bepalen hoe de medische informatie wordt gefilterd – zijn direct afhankelijk of er een dossier via het LSP is ontvangen. Hoe het werkt:

• Er wordt automatisch door de applicatie geprobeerd het medisch dossier op te halen via het LSP (huisarts, apotheek en ICA's).

Als er een huisartsdossier is dan wordt:

• De getoonde informatie automatisch gefilterd op de ontvangen informatie van de huisarts; het bronfilter staat automatisch op 'HWG'.
• Bij het communicatieprotocol HWG wordt een groen vinkje getoond.

Figuur 9 - dossier ophalen bij de huisarts via het LSP gelukt

Als het niet lukt bij de huisarts een dossier op te halen dan wordt:

• De getoonde informatie automatisch gefilterd op het HAP dossier; het bronfilter staat op 'HAP'.
• Bij het communicatieprotocol HWG wordt een stopbordje getoond Het kan zijn dat het bronfilter op HAP staat maar dat het dossier bij de apotheek (EMD) wel succesvol is opgehaald..

Als het lukt bij de apotheek het dossier op te halen en of de ICA's dan wordt:

• Het bronfilter niet op 'MD' of 'ICA' gezet, het huisarts dossier is leidend; in deze situatie wordt het bronfilter op 'HAP' gezet.
• Om de verstrekkingen en of alleen de ICA's te tonen wordt het bronfilter handmatig op 'MD' of 'ICA' gezet.
• Bij het communicatieprotocol 'MD' en of 'ICA' wordt een groen vinkje getoond. Figuur 9.

Naast deze automatische werking van de applicatie kan de medewerker altijd het bronfilter en daarmee de getoonde informatie, handmatig aanpassen door op het filtericoon te klikken. Deze functionaliteit is ook van toepassing voor HAP mobiel zolang de applicatie 'online' is.
TIP 1 - Beweeg met de muis over het bronfiltericoon voor extra informatie over het bronfilter en de status van het binnengekomen dossier. Zeer interessant als het dossier niet of niet volledig is binnen gekomen (er wordt een geel vierkantje getoond). 

Figuur 10 - extra informatie in tool tip

TIP 2 – om alle informatie uit de verschillende bronnen (Topicus HAP, eigen huisarts en apotheek) gecombineerd te tonen kan de optie 'Alle dossiers' worden gekozen.

Bronfilter	Betekenis
Alle	Alle dossiers
HAP	Huisartsenpost, toont alleen informatie direct geregistreerd in THAP
HWG	Huisartsen Waarneem Gegevens, toont alleen informatie van de huisarts (HIS). Dit kan ook medicatie en ICA's zijn.
MD	Medicatie Dossier, toont alleen verstrekkingen van de apotheek.
ICA	Intolerantie Contra-indicaties en Allergieën, toont ICA's van de huisarts en de apotheek. Waar mogelijk zijn deze ontdubbeld.

ICA bronfilter en tabblad Additioneel

Als het bronfilter op 'ICA' staat dan worden de ICA's vanuit de apotheek en het huisartsdossier getoond. Op het tabblad 'Additioneel' worden de ICA's ook getoond in de standaard aanwezige rubrieken 'Contra-indicaties' en 'Allergieën'. Ze zijn niet te wijzigen en worden gekenmerkt met 'LSP' om aan te geven dat deze via het LSP zijn ontvangen. Een contra-indicatie of allergie wordt rood getoond als deze is gekenmerkt als 'Intolerantie'. 

Figuur 11 - tabblad Additioneel met ICA's uit het extern dossier

De knop [Toevoegen] op het tabblad Additioneel is alleen beschikbaar als de medewerker over het juiste recht beschikt. Zie hiervoor PH 40 beheerhandleiding.

Audit Trail

In de Audit Trail wordt de juiste status van de verschillende externe dossiers t.t.v. het contact getoond. 

Figuur 12 - verfijnde Audit Trail voor status LSP dossiers t.t.v contact

• Alle communicatiestandaarden 'HWG', 'MD' en 'ICA' worden afzonderlijk getoond inclusief de status van het dossier;
• 'Datum getoond dossier' toont welk dossier beschikbaar was toen medewerker het contact opende;
• 'Call is gesloten voordat extern dossier geladen is' blijft onveranderd;
• 'LSP communicatie', 'OZIS communicatie' en 'Dossier opvragen' blijven bestaan maar worden vanaf v7.0 niet meer gevuld met informatie;
• Contacten die zijn aangenomen in een versie lager dan v7.0 tonen in deze regel de status van de dossierontsluiting.

Ook het LSP rapport in Business Object geeft veel handvatten over de status van het LSP dossier en evt. problemen hieromtrent.

Tabbladen Triage, Medicatie, Additioneel, Historie & Uitslagen

Op de tabbladen wordt ondersteunende informatie vanuit Topicus HAP, het huisarts- of apotheekdossier getoond en wordt een aantal functies uitgevoerd. Welke informatie getoond wordt is afhankelijk van de bronfilter keuze en of er een communicatieprotocol actief is. Het tabblad 'Huidig contact' kaders 6,7 en 8 worden besproken als onderdeel van de contactafhandeling voor triagist/huisarts (H0).

Triage

Afhankelijk van de status van de triage wordt de triagesamenvatting van de al afgenomen triage of een nog niet afgeronde triage getoond:

• Als de triage is afgerond dan wordt de triagesamenvatting getoond met de door de triagist geregistreerde gegevens. 

Figuur 13 - tabblad triage met afgeronde triage

• Een niet afgeronde triage betekent dat de contactaanname nog niet is afgerond Zie ook handleiding PH30 – Nieuw contact voor de beschrijving van het meest gebruikte contactaannameproces of dat er een nieuwe triage in het huidige contact is gestart die nog niet is afgerond. 

Figuur 14 - tabblad triage met openstaande triage

• Bij openen van het contactscherm wordt het triage tabblad standaard getoond als:
• Aan de triagist als de triage nog moet afgerond.
• De triage is afgerond maar de medewerker die het contact opent deze nog niet gelezen heeft. 

Let op! - Om het contact op te kunnen slaan en in de werklijst te plaatsen of af te kunnen sluiten door de huisarts moet de triage afgerond zijn.
Voor een zeer uitgebreide beschrijving van het gebruik van de triagemodule wordt verwezen naar de handleiding PH 37 – NTS.

Triage gelezen

Via de knop [Triage gelezen] kan de medewerker aangeven dat de triage gelezen is. Dit wordt gelogd, getoond in de Audit Trail en iedere volgende keer dat het contact geopend wordt, wordt direct het huidig contactscherm getoond. 

Tweede triage starten

In het huidige contact kan een tweede triage worden gestart als het contact nog niet is afgesloten en de patiënt belt nogmaals. De medewerker wil op dat moment geprotocolleerd de urgentie en vervolgactie opnieuw vaststellen. Dit kan via de knop [Nieuwe triage] op het triage tabblad of via de [+Triage] knop op het Huidig contact tabblad.

Figuur 15 - sda rubriek met de knop + Triage voor het starten van een tweede triage

Iedere triage wordt op apart triagesamenvatting tabblad getoond. Hiermee is het urgentieverloop direct inzichtelijk. In het voorbeeld wordt een nieuwe triage geregistreerd op het tabblad 'Huidige triage', daarvoor heeft om 8:41 de eerste triage plaatsgevonden met een U4 als eindresultaat.

Figuur 16 - registreren van een tweede triage

Medicatie (herhaal) recept uitschrijven

Op het medicatie tabblad wordt de historische medicatie getoond vanuit het Topicus HAP, huisarts en of apotheek dossier. Welke informatie getoond wordt is afhankelijk van de bronfilter keuze en of er een communicatieprotocol actief is. De informatie die op dit tabblad getoond wordt is gelijk aan de informatie die in de linker kolom rubriek 'Recente medicatie' wordt getoond. 

Figuur 17 – tabblad medicatie met huidige medicatie, herhaalrecept en nieuw recept voorschrijven

Naast de getoonde informatie kan op het medicatietabblad een:

• Nieuw recept worden voorgeschreven via de Topicus voorschrijfmodule (EVS) of Prescriptor.
• Een herhaalrecept worden uitgeschreven.

TIP - Bij het voorschrijven van medicatie wordt altijd automatisch medicatiebewaking gedaan o.b.v. de bekende gegevens (bijvoorbeeld contra-indicaties en allergieën) uit het Topicus HAP, huisarts en apotheekdossier!

Recept voorschrijven via Topicus HAP EVS

Topicus HAP maakt gebruikt van de Z-index bij het voorschrijven van medicatie en uitvoeren van de medicatiebewaking. Er kan op 3 manieren gezocht worden naar een medicijn In het Instantiebeheer is door de huisartsenpost bepaald welke via welke methodiek standaard wordt gezocht:

• Handelsproduct;
• Op merknaam.
• Voorschrijfproduct;
• Op werkzame stof.
• Eigen formularium
• In een door de huisartsenpost samengestelde subset aan medicamenten. Deze subset is gebaseerd op de Z-index.

Er kan gezocht worden op 'memo code' code (4 letters medicijn - 1 letter v/d vorm - 1 cijfer v/d sterkte = parat5). of een deel van de naam:

• Invoer in het veld 'memo' zoekt altijd op de eerste letters van de medicijnnaam;
• Bijv. para zoekt naar alle medicijnen die starten met 'para'.
• Invoer in het veld 'Productnaam' zoekt ook in het overige van de medicijnnaam.
• BIjv. para zoekt naar alle medicijnen waarin 'para' voorkomt (aan het begin , midden of eind).

Voer een zoekcriterium in en kies het juiste medicijn; het voorschrijfscherm wordt getoond. In voorbeeld wordt 'amoxicilline' voorgeschreven.

Figuur 18 - recept voorschrijvenscherm

Alle velden met een blauwe * zijn verplicht in te voeren.

Tabel 1 - recept voorschrijvenscherm

Kader	Gebruik/format	Aanvullende opmerkingen
Medicatie	Kader met het medicijn dat wordt voorgeschreven inclusief gebruiksvoorschrift en apotheek
Medicijn Gebruiksvoorschrift Hoeveelheid Verpakking Einddatum Apotheek Ophalen bij vs bezorgen	Het gekozen medicament Inname frequentie en dosering ingevoerd o.b.v. de tabel 15 opmaak (bijv. 1d2t voor eenmaal daags twee tabletten) Aantal stuks dat voorgeschreven wordt met de juiste eenheid Beschikbare verpakkingen/aantallen De einddatum wordt automatisch berekend vanuit het gebruiksvoorschrift en aantal mits dit mogelijk is anders moet deze handmatig worden gekozen Menukeuzelijst met beschikbare apotheken in de regio Er wordt vanuit gegaan dat het recept wordt opgehaald bij de apotheek. Het is mogelijk aan te geven dat het recept moet worden bezorgd (thuis of op het bezoekadres)	Via [Zoeken] wordt een optie geboden om het gebruiksvoorschrift in te vullen  Bij een gebruiksvoorschrift 2-3d1t, 30 stuks zal de einddatum worden berekend a.d.h.v. de laagste dosering (in dit geval '2') Afhankelijk van de instelling in het beheer en of er al eerder voor de patiënt een recept is voorgeschreven moet de apotheek nog gekozen worden Alleen van toepassing bij een digitaal recept dat verzonden wordt naar de apotheek; er wordt een extra kenmerk meegestuurd als het recept thuis of op het bezoekadres moet worden bezorgd door de apotheek
Dosiscontrole	Kader m.n. van belang bij kinderen extra controle o.b.v. lengte en gewicht
Lengte Gewicht	In meters In kilogram	Als scheidingsteken kan een punt of komma worden gebruikt. Als lengte en gewicht niet overeenkomen met het voorgeschreven medicijn dan wordt de medicatiebewaking geactiveerd. Als er vanuit het dossier lengte en of gewicht gegevens bekend zijn dan wordt dit duidelijk gemeld en gebruikt bij de medicatiebewaking
Waarschuwingen	Kader waar medicatiebewaking worden waarschuwingen getoond gebaseerd op het voorgeschreven medicijn en medische gegevens van de patiënt
Algemene tekst Type waarschuwingen	In het rood kan algemeen waarschuwende tekst worden getoond; bijvoorbeeld als het dossier onvolledig in Figuur 18. In blauwe blokken worden de medicatiebewakingswaarschuwingen getoond. In Figuur 18 zijn 2 waarschuwingen van toepassing; 'dosering' en 'allergie'	Als een medicatiebewakingswaarschuwing is geselecteerd wordt erachter aanvullende tekst getoond.
Recept (etiket)	Kader waar een voorbeeld van het 'etiket' wordt getoond met in één oogopslag wat is voorgeschreven, door wie het recept is voorgeschreven, welke apotheek het recept levert en of er thuis bezorgd moet worden inclusief het adres

Logistieke knoppen	Kader met functieknoppen voor het correct routeren van het recept door de applicatie
Annuleren Parkeren Recept voorschrijven	Stoppen van het voorschrijven van het recept Tijdelijk parkeren/toe-eigenen van het contact en wegzetten in de werklijst Toevoegen van het recept aan het contact. Het 'Huidig contactscherm', het recept is onderdeel van de 'P rubriek'

Standaard apotheek en automatische keuze volgende keer

De apotheek is verplicht in het voorschrijvenscherm. Als er eerder een recept is voorgeschreven voor de patent dan staat de apotheek voor gekozen. Ook als in het beheer is bepaald dat bij voorkeur met één bepaalde apotheek wordt samengewerkt dan staat deze voor gekozen. Bij meerdere apotheken kan deze keuze altijd worden aangepast via de apotheek menukeuzelijst. Figuur 19.

Figuur 19 - apotheek menukeuzelijst

Let op! – Recepten uitgeschreven binnen het huidige contact krijgen automatisch alle dezelfde laatst gekozen apotheek. Recepten in een volgend nieuw contact van deze patiënt gebruiken automatisch de laatst gekozen apotheek uit het eerdere contact behalve als:

• De patiënt een passant is (geen eigen huisarts);
• Er in het contact een bezoekadres is geregistreerd dat afwijkt van het huisadres;
• In het Instantiebeheer geen waarde voor een standaard apotheek is gekozen.

In de genoemde situaties zal de standaard apotheek worden getoond of in geval van de derde opsomming een leeg veld.

Ophalen bij apotheek of bezorgen

Er wordt vanuit gegaan dat de patiënt het recept bij de apotheek ophaalt, deze optie is standaard voor gekozen op het voorschrijvenscherm. 

Figuur 20 - keuzes ophalen bij apotheek of bezorgen

Mocht het recept bezorgt moeten worden dan kan dit worden aangegeven via de opties 'Bezorgen Thuis of Elders'. De optie 'Elders' is alleen actief als er een afwijkend bezoekadres (anders dan het thuisadres) is geregistreerd op het contactscherm. In het voorbeeld is er geen bezoekadres geregistreerd. In het voorbeeld is dit wel mogelijk omdat er een bezoekadres bekend is. Als met de muis over de opties wordt bewogen wordt het betreffende adres getoond.

Figuur 21 - bezorgen elders mogelijk

TIP – bij de keuze dat het recept bezorgd moet worden wordt een extra kenmerk aan het digitale receptbericht meegegeven zodat de apotheek hier automatisch over wordt geïnformeerd. Als het recept geprint wordt, wordt het bezorgadres ook gemeld op de afdruk.

Medicatiebewaking

Automatisch wordt o.b.v. beschikbare medische gegevens (contra-indicaties, allergieën, recente medicatie, geslacht, leeftijd, gewicht etc.) medicatiebewaking uitgevoerd bij het voorschrijven van een recept. Deze worden getoond in de rubriek 'Waarschuwingen'. In het voorbeeld zijn er twee specifieke waarschuwingen 'Dosering' en 'Allergie' en een algemene waarschuwing in het rode kader. Klik voor extra details op de specifieke waarschuwingen. Bij 'Allergie' wordt gemeld dat deze patiënt allergisch is voor Amoxicilline.

Figuur 22 – medicatiebewakingswaarschuwingen bij voorschrijven recept

Bij voorschrijven van het recept en wordt nogmaals ter bevestiging de gevonden medicatiebewaking getoond. Als dit door de medewerker genegeerd wordt, wordt dit gelogd en opgenomen in de Audit Trail.

Hulpmiddel voor invullen gebruiksvoorschrift o.b.v. tabel 25

Als het voorschrijven o.b.v. tabel 25 onbekend is dan kan via de [Zoeken] knop een ondersteunende optie worden geopend. Als bijvoorbeeld onduidelijk is hoe de Tijdseenheid 'om de dag' moet worden genoteerd dan wordt op het 'vergrootglas' geklikt, de termijn 'dag' of 'om de dag' in het zoekvenster ingevoerd. Het zoekresultaat toont verschillende mogelijkheden. Klik de juiste regel, de juiste omschrijving en voeg deze toe aan het medicatie voorschrijvenscherm. Ook voor de andere onderdelen van het gebruiksvoorschrift kan het hulpmiddel worden ingezet. 

Figuur 23 - gebruiksvoorschrift toevoegen m.b.v. ondersteunende tool

 

Veel gebruikte afkortingen

Tabel 2 toont een overzicht van veel gebruikte afkortingen.
Tabel 2 - veel gebruikte afkortingen

T	Tabletten		Hydrw	Hydrolast Windsel
C	Capsules		Ideaw	Zwachtel
V	Vloeistof		Nonwk	Gazen
			Zalfk	Zalfgaas
3d1t	3 maal daags 1 tablet		Merot	Neustampon
1d1c	1 maal daags 1 capsule		Leukp	Leucopor
;	Vrij voorschrift invoeren
	; bezorgen

Historische meetwaarde lengte en gewicht

Als in een eerder contact lengte en of gewicht zijn geregistreerd dan zijn deze meetwaarden onderdeel van het dossier van de patiënt en wordt standaard gebruikt als medicatiebewaking bij het voorschrijven van een recept. Via [nieuwe meting] kan de registratie worden aangepast. Deze nieuwe waarde worden automatisch toegevoegd aan het contactscherm.

Figuur 24 - historische meetwaarden bij het recept voorschrijvenscherm

Recept voorschrijven via Prescriptor

Voor het voorschrijven van een recept via Prescriptor is een e-regel ICPC code verplicht. Nadat deze is ingevoerd klik voor het voorschrijven via Prescriptor op de knop [Prescriptor]. Op het medicatietabblad wordt Prescriptor . O.b.v. meegegeven personalia, bekende contra-indicaties en allergieën en ICPC code doet Prescriptor een voorstel voor medicamenteuze/niet medicamenteuze behandeling, patiëntbrieven etc.

Figuur 25 - recept voorschrijven via Prescriptor

Maak de juiste keuzes en klik [Terug naar dossier]. Het Topicus HAP voorschrijvenscherm wordt getoond met de informatie uit Prescriptor. Voer eventueel nog wijzigingen door en voeg het recept toe aan het contact via [ Recept voorschrijven]. Het recept wordt als gebruikelijk als onderdeel van de P-rubriek getoond. 

Figuur 26 - recept als onderdeel van de P-rubriek

Herhaalrecept

Een door de patiënt gebruikt medicijn kan eenvoudig worden herhaald via de [Herhaalrecept] knop op het medicatietabblad. Na klikken wordt het voorschrijven scherm geopend. Voeg evt., nog aanpassingen door. Klik [Recept voorschrijven] waarna het recept aan de P-rubriek wordt toegevoegd.

Figuur 27 - herhaalrecept via het medicatietabblad

Op het moment dat een herhaalrecept niet meer kan/mag worden uitgeschreven bijv. omdat het medicijn niet meer beschikbaar is in de Z-index, dan is de herhaalknop niet meer beschikbaar en wordt er extra informatie getoond als over de knop bewogen wordt.

Recept wijzigen of verwijderen

Een toegevoegd recept kan worden gewijzigd of verwijderd.
Wijzigen van het recept kan via de knop [Bewerken]. Het recept voorschrijvenscherm gelijkend op Figuur 18 wordt getoond. Voer de noodzakelijke wijzigingen door en klik [Recept voorschrijven]; het recept wordt weer toegevoegd aan de P-rubriek.
Verwijderen van het recept kan via het 'kruisje'. Na klikken wordt om bevestiging gevraagd. Hierna wordt het recept verwijderd en indien van toepassing O.b.v. toegekende rechten kan een recept al voor afsluiten naar de apotheek zijn gestuurd; in dat geval wordt een staakbericht verstuurd ook een staakbericht naar de apotheek gestuurd.

Meerdere recepten

Al er meerdere recepten moeten worden uitgeschreven dan worden de handelingen beschreven in Topicus EVS of Prescriptor nogmaals doorlopen.

Recept verzenden voor Afsluiten

Als is ingesteld dat ook voor [Afsluiten] een recept naar de apotheek kan worden verstuurd dan wordt rechts onderin de knop [Recept verzenden] getoond. Alle recepten die aan het contact gekoppeld zijn worden direct naar de apotheek verzonden. Achter de receptregel wordt een 'Verzonden' getoond ter indicatie dat het recept verzonden is. Met het kruisje kan het recept worden verwijderd. Er wordt een melding getoond dat er een 'staakbericht' naar de apotheek wordt verstuurd.

Figuur 28 - recept verzenden voor afsluiten

Het beschikbaar hebben van deze functie verschilt per huisartsenpost, zie handleiding PH 50 – Beheer.

Opiaten

In overeenstemming met wetgeving op het voorschrijven van opiaten zijn extra voorzieningen getroffen wanneer een medicijn, vallend onder deze bepaling, wordt voorgeschreven. Aanpassingen zijn:

• Volledige personalia van de voorschrijver incl. telefoonnummer op het recept;
• Cijfers worden ook uitgeschreven;
• Er wordt het handtekeningen veld getoond;
• Er wordt bij afsluiten automatisch een receptafdruk getoond voor het afdrukken van het opiaatrecept.

Additioneel

Op het tabblad 'Additioneel' wordt patiënt gerelateerde 'dossier' informatie getoond die kan worden gewijzigd of nieuwe toegevoegd. Deze informatie wordt altijd in ieder contact voor deze patiënt getoond:

• Gekoppelde Topicus HAP memo's;
• Contra-indicaties;
• Allergieën

Opties 2 en 3 worden getoond omdat via het ICA communicatieprotocol er Intoleranties, Contra-indicaties en Allergieën (ICA's) via het LSP getoond kunnen worden. Alleen o.b.v. toegekende rechten in het rollenbeheer ICA aanmaken en bewerken kunnen ook ICA's in THAP worden ingevoerd. Zie PH 40 beheerhandleiding). 

Memo's

Alle bij de patiënt bekende memo's worden bovenin het scherm getoond. De gekoppelde Topicus HAP memo's worden óók op het tabblad Additioneel getoond waar ze bewerkt en nieuwe memo's toegevoegd kunnen worden aan de patiënt.

Figuur 29- tabblad additioneel met gekoppelde Topicus hap memo

Standaard worden de actieve memo's getoond gesorteerd van nieuw (boven) naar oud (onder) Startdatum. Via de optie 'Alle memo's tonen' worden ook de inactieve, met een einddatum in het verleden, memo's getoond. Iedere memoregel toont de volgende informatie:

• De kolom 'Inhoud' toont de 'kerninformatie' van de memo
  • Kerninformatie is essentiële informatie die altijd direct in beeld moet zijn.
  • Dit is vastgesteld door de huisartsenpost als onderdeel van het sjabloon in het beheer
  • Er kan naast de kerninformatie meer informatie beschikbaar zijn; deze wordt getoond als op de memoregel wordt geklikt.
• Kolom 'Type' geeft aan wat voor type memo het betreft
  • Er kunnen in het beheer verschillende sjablonen met verschillende informatie zijn aangemaakt.
• Kolom 'Versie' geeft het versienummer van de memo die aan de patiënt gekoppeld is.
  • Afhankelijk van eventuele wijzigingen die in het formulierenbeheer op de memo zijn gedaan kunnen er nieuwe versies beschikbaar zijn.
• De kolommen 'Van' en 'Tot' tonen de start- en einddatum van de memo
  • Als de 'Van' datum in de toekomst ligt is de memo nog niet actief.
  • Als de 'Tot' datum op vandaag of in het verleden ligt is de memo niet meer actief.
• De kolom 'Door' toont de medewerker die de memo heeft aangemaakt.
  • Via het blauwe kruisje kan de memo geïnactiveerd worden
• De 'Tot' datum wordt op vandaag gezet.
• De kolom met het dossier icoon toont de memo Audit Trail
• De kolom met het rode driehoekje toont of de memo altijd bovenaan wordt getoond;
• Alle wijzigingen op de memo (wijzigen inhoud en of start-/einddatum, activeren/deactiveren) worden gelogd en in de Audit Trail getoond.

Op verschillende kolommen (van, tot, type en versie) kan gesorteerd worden. In de handleiding PH 40 – beheer wordt meer toegelicht over de onderliggende 'formuliersjablonen'.

Koppelen nieuwe memo aan de patiënt

Klik [Toevoegen] om een nieuwe memo aan de patiënt te koppelen. Het memo toevoegen scherm wordt getoond met de startdatum op 'vandaag'.

Figuur 30 - memo toevoegen scherm

• De einddatum (tot) is optioneel;
• Kies het type memo dat moet worden gekoppeld in de 'Type memo menukeuzelijst';
• Via de check box 'Altijd bovenaan' wordt aangegeven of de memo altijd bovenaan moet worden getoond ongeacht het moment van aanmaken.

Hierna wordt de memo met de verschillende vragen zoals vastgesteld in het formulierenbeheer getoond. Beantwoord de vragen, de vragen met een blauwe  zin verplicht en klik [Memo opslaan] voor het koppelen van de memo aan de patiënt. De memo wordt ook direct bovenin het contactscherm getoond. In het voorbeeld wordt de complexe memo aan de patiënt gekoppeld.

Figuur 31 - koppelen palliatieve memo aan de patiënt

Velden voor informatie uit het dossier van de huisarts/apotheek

De rubrieken bedoelt voor het tonen van informatie afkomstig van de eigen huisarts of apotheek van de patiënt op de memo, worden alleen tijdens een contactregistratie voorzien van informatie. Niet bij het aanmaken en koppelen van de memo aan de patiënt. Dit zijn rubrieken Allergieën, Contra-indicaties en Uitslagen. De getoonde Uitslagen kunnen gefilterd zijn op de meest belangrijke, noodzakelijk voor de dienst (bepaalt door het management, zie PH40 beheer handleiding).

Wijzigen gekoppelde memo

Klik op een memoregel om een wijziging door te voeren op de bestaande memo. Het memo voorschrijvenscherm wordt getoond. 

Figuur 32 - memo wijzigen

Alle velden worden getoond en kunnen, m.u.v. het veld 'type memo', gewijzigd worden. Via de knop [Afdrukvoorbeeld tonen] wordt een totaaloverzicht van de memo getoond, inclusief personalia, en kan de memo afgedrukt worden. Klik [Memo opslaan] om de wijzigingen te bewaren.
Let op! - als bij openen van de memo een nieuwere versie van het formuliersjabloon waar de memo op gebaseerd is beschikbaar is, dan wordt automatisch de nieuwste versie van de memo getoond. Dit kan betekenen dat er extra velden beschikbaar zijn of dat bestaande velden zijn weggevallen.

Historie

Als de patiënt is gekoppeld aan het contact dan wordt op de achtergrond automatisch het dossier van de eigen huisarts en apotheek opgehaald. Historische contacten wordt op het tabblad 'Historie' getoond. Welke informatie uiteindelijk getoond wordt is afhankelijk van de bronfilter keuze en of er een communicatieprotocol actief is. De episode informatie die op dit tabblad getoond wordt is gelijk aan de informatie in de linker kolom rubriek 'episodes'.

Figuur 33 - tabblad historie met historische contacten

• Historische contacten inclusief datum, callnummer, e-regele en episode ICPC, SOEP en de verantwoordelijke arts worden getoond;
• Via het print icoon aan de rechterzijde kunnen contacten worden geprint;

• Via de knop [Alle (<aantal>) contactmomenten] tonen, worden alle contacten op 1 pagina weergegeven;

• Via de knop [Actuele Journaalregels tonen] wordt teruggegaan naar de Journaalregels.

Dossier ontkoppelen

Wanneer zorgverlener tijdens het contact bemerkt dat helaas toch een verkeerd dossier is geladen dan is het mogelijk dit dossier te Ontkoppelen. De getoonde dossier informatie is direct niet meer benaderbaar in het actuele contact en zal in ieder volgend contact niet meer worden getoond O.b.v toegewezen rechten benaderbaar voor medewerker.

Uitslagen

Op dit tabblad worden de via het huisartsdossier opgehaalde en in Topicus HAP geregistreerde meetwaarden getoond. Per meetwaarde wordt op één regel de verschillende uitslagen getoond. Door te klikken op een meetwaarderegel worden de waarden, mits mogelijk, grafisch getoond. 

Figuur 34 - Tabblad uitslagen met een numerieke en grafische weergave

Waarschuwingen

Boven in het scherm worden waarschuwingen getoond aan de medewerker. Afhankelijk van de ernst van de waarschuwing worden deze in een rood (alarmerend) of geel/oranje (informerend) kader getoond. Figuur 35.
Alarmerende waarschuwingen zijn:

• Memo's die zijn gekoppeld aan de patiënt via het dossier van de eigen huisarts of in Topicus HAP;
• Recent contact als de patiënt in een vastgesteld recente periode meerdere malen contact heeft gehad met de huisartsenpost.

Informerende waarschuwingen zijn:

• Dat het contact als alleen lezen wordt getoond;
• Dat het huisartsdossier nog niet ontsloten is en historische of onvolledige informatie wordt getoond op dat moment;
• Dat het contact is gekenmerkt om te verwijzen naar bijv. de SEH.

Figuur 35 - waarschuwingen ter extra attentie voor de medewerker

Memo's

Via het huisartsdossier of in Topicus HAP gekoppelde memo's worden i.v.m. de attentiewaarde altijd bovenin het contactscherm getoond, ongeacht de bronfilter keuze. Afhankelijk of het huisartsdossier is opgehaald worden Topicus HAP en huisartsdossier memo's getoond:

• Een memo uit het huisartsdossier wordt herkend aan [HIS] aan het begin van de regel;

• Topicus HAP memo toont standaard de aanmaakdatum, type memo en kerninformatie en de knop [Afdrukken/Lees meer];

• Via de knop [Afdrukken/Lees meer] wordt de volledige memo inhoud als alleen lezen getoond en kan de memo worden afgedrukt.

• Memo's worden standaard gesorteerd van nieuw (boven) naar oud (onder) behalve als bij het aanmaken is aangegeven dat een memo altijd bovenaan getoond moet worden.

Recent contact waarschuwing

De recent contactperiode waarin extra gewaarschuwd wordt dat de patiënt meerdere keren contact heeft gehad met de huisartsenpost is instelbaar in het Instantiebeheer. In deze ingestelde periode signaleert de applicatie dat er meerdere contacten zijn geweest en of deze contacten nog openstaan. Met de knop [Contact inzien] kunnen de contacten in een extra scherm worden ingezien Niet overgenomen, dit kan alleen maar bij contactaanname op het 'extra tussenscherm' dat aan de triagist wordt getoond:

• Het meest recente contact wordt als eerste geopend;

• Wanneer er meerdere recente contacten zijn dan kan via de knop [Volgende] door alle oproepen van de afgelopen ** uur worden gemanoeuvreerd;

• Onder de knop [Meer] is de Audit Trail functie zichtbaar (mits toegewezen in rollenbeheer) met gedetailleerde informatie over de bewerkingen op het contact;

• Via Annuleren wordt teruggegaan naar het scherm.

Als er meer dan tweemaal in de recent contact periode is gebeld dan wordt dit extra gemeld. 

Figuur 36 - extra waarschuwing bij meer dan 2 contacten in de recent contactperiode

Informerende memo's

De gele informerende memo's geven extra informatie rond het contact aan de medewerker. In het voorbeeld worden 2 informerende memo's getoond.

Figuur 37 - informerende memo's

Callgegevens

In de rubriek 'Callgegevens' worden administratief inhoudelijke contactgegevens getoond en is het mogelijk om contacttijden aan te passen. Figuur 38.

Figuur 38 - callgegevens rubriek

In het openstaand contact worden in deze rubriek vermeld:

• Callnummer en contacttijden wijzigen via het 'klokje';
• Laatste mutatie inclusief naam medewerker;
• Aannametijd.

De aanwezigheid van het 'klokje' is afhankelijk van de instellingen in het Instantiebeheer vastgesteld door de huisartsenpost.

Wijzigen contacttijden

Via het [Klokje] kunnen contacttijden worden aangepast als het contact eerder heeft plaatsgevonden dan de registratie in Topicus HAP bijvoorbeeld bij een stroomstoring en tijdelijk op papier doorwerken. 

Figuur 39 - contacttijden wijzigen scherm

• De aannametijd is het moment dat het contact is gestart:
• Standaard wordt de huidige registratietijd getoond (het moment dat de registratie is gestart in Topicus HAP).
• Aannametijd kan alleen door de triagist worden aangepast.
• De start en eindcontacttijd zijn de tijden dat het laatste contact met de patiënt plaatsvindt voordat het contact afgesloten wordt:
• Afhankelijk van evt. registraties van het contact zijn deze velden leeg of is de starttijd gevuld.
• Start- en eindcontacttijd kunnen door de triagist en huisarts worden aangepast
• Tijden kunnen nooit in de toekomst liggen, start- en eindcontacttijd kunnen nooit voor de aannametijd liggen en eindcontacttijd kan nooit voor startcontacttijd liggen.

• De gewijzigde contacttijden worden na klikken op [Opslaan en sluiten] in de call gegevens rubriek getoond

• Het wijzigen van de contacttijden wordt gelogd en getoond in de Audit Trail.

• De nieuwe contacttijden worden gebruikt in de verdere contactafhandeling (bijvoorbeeld voor het bepalen van het juiste tarief voor de facturering). 

Figuur 40 - gewijzigde contacttijden

Huidig contact, contactafhandeling

Op het Huidig contact tabblad wordt de medisch inhoudelijke registratie door triagist en huisarts gedaan en kan logistieke informatie worden geregistreerd voor een correcte routering en afsluiting van het contact in de applicatie. Het Huidig contact tabblad bestaat uit 3 onderdelen:
6 – medisch inhoudelijke registratie
7 – logistieke registratie
8 – functieknoppen

Figuur 41 - tabblad Huidig contact voor een triagist

Eerst wordt de algemene werkwijze bij een contactafhandeling van een triagist en huisarts besproken. Hierna worden de verschillende onderdelen van het Huidig contactscherm toegelicht.

Algemene werkwijze triagist

De triagist komt via het triage tabblad, als de triage is afgerond, op het contactscherm uit. De urgentie is gekopieerd van uit de triage. De adviezen (eigen en van de triagemodule) worden gekopieerd naar de P-rubriek. De triagist informeert zich over de beschikbare informatie elders op het scherm en besproken in H0. Hierna (in willekeurige volgorde):

• Wordt de Subjectief DA (SDA) verder aangevuld;

• Indien noodzakelijk kan met de [+Triage] knop in de SDA rubriek een tweede triage worden gestart;

• Moet een locatie te worden gekozen als deze is voor ingevuld en bevestigd;
• Moet een actie telefonisch consult, consult of visite worden gekozen ;
• Moet bij een consult een afspraak in de agenda worden gemaakt;
• Kan bij een visite nu of later in de werklijst een auto worden gekozen;
• Moet het terugbelnummer ingevuld zijn;
• Moet het bezoekadres worden nagevraagd bij de patiënt;
• Als het een contact voor een kind betreft dan kunnen of moeten de signaleringsvragen worden beantwoord.

Als alle invoer is gedaan en de triagist klaar is dan wordt het contact via de knop [Opslaan] geplaatst in de werklijst voor de huisarts.
Let op! - Als de triagist het contact vanuit de werklijst opent dan kan een aantal tussenschermen worden getoond:

• Recent contact en/of gekoppelde memo waarschuwing;
• Als bij een kind contact door de triagist 'Niet pluis' is aangegeven.

Bij het gebruik van de triagemodule wordt (als de triagist van dat contact de triage niet heeft geregistreerd) het triage tabblad met de triagesamenvatting getoond:
Er kan worden aangeven dat de triage is gelezen.
Bij een volgende keer openen van het contact wordt direct het Huidig contact tabblad getoond.

Uitzonderingen

Afhankelijk van de situatie, instellingen op de huisartsenpost en werkinstructies kan ook:

• De OEP, e-regel ICPC en episode worden gevuld;
• Een recept worden voorgeschreven 
• De urgentie worden gewijzigd;
• Bij een actie de DA status of registratie-item worden aangegeven/beantwoord ;
• De betaalmethodiek worden aangepast;
• Worden aangegeven dat de patiënt verwezen wordt naar bijv. de SEH;
• De Audit Trail worden bekeken, het recept voor afsluiten naar de apotheek worden verstuurd, het contact worden gedeactiveerd of het contact/recept worden afgedrukt;
• Het contact geblokkeerd/toegeëigend worden en weggezet in de werklijst.

Algemene werkwijze huisarts/AIOS/Verpleegkundig specialist

De huisarts opent het contact altijd vanuit de werklijst. Bij het openen van het contact kan een aantal tussenschermen worden getoond:

• Recent contact en/of gekoppelde memo waarschuwing;
• Als bij een kind contact door de triagist 'Niet pluis' is aangegeven.

Na openen van het contact informeert de huisarts zich over de beschikbare informatie elders op het scherm.. Hierna (in willekeurige volgorde):

• Bij het gebruik van de triagemodule wordt het triage tabblad met de triagesamenvatting getoond.
• Er kan worden aangeven dat de triage is gelezen.
• Bij een volgende keer openen van het contact wordt direct het Huidig contact tabblad getoond.
• Wordt de Subjectief HA (SHA) aangevuld of de SDA gekopieerd;
• Wordt de OEP, e-regel ICPC en episode gevuld;
• Bij een kind contact kunnen signaleringsvragen zijn beantwoord/moeten signaleringsvragen zijn beantwoord (afhankelijk van de keuzes van de huisartsenpost):
• Afhankelijk of het een Pluis of Niet pluis contact is en de instelling op de huisartsenpost kan of moet worden aangegeven of het SPUTOVAMO formulier moet worden ingevuld.
• Bij een Niet pluis contact moet de verdenking op kindermishandeling (KMH) worden bevestigd of afgewezen.
• Bij een bevestiging moet de vervolgactie worden aangegeven.

Als alle invoer is gedaan en de huisarts klaar is dan wordt het contact via de knop [Afsluiten] gesloten, uit de werklijst verwijderd en in het contactarchief geplaatst, gerapporteerd naar de eigen huisarts en klaargezet voor de declaratiemodule. Bij een recept wordt het recept na afsluiten digitaal verstuurd naar de apotheek. Bij een verwijzing wordt het digitale verwijsbericht naar de verwijsorganisatie gestuurd of geprint als er geen digitale koppeling is met de verwijsorganisatie.

AIOS/Verpleegkundig specialist

De AIOS of verpleegkundig specialist volgt dezelfde werkwijze als de huisarts. Alleen na [Afsluiten] wordt het contact niet verwijderd uit de werklijst en in het contactarchief geplaatst maar ter fiattering aangeboden aan de begeleider of bij een verpleegkundig specialist aan de waarnemend huisarts. Het contact wordt met een 'F-je' teruggeplaatst in de werklijst.

Uitzonderingen

Afhankelijk van de situatie, instellingen op de huisartsenpost en werkinstructies kan ook:

• Een recept worden voorgeschreven 
• De urgentie worden gewijzigd;
• De locatie worden gewijzigd;
• De actie worden gewijzigd;
• Moet bij een consult een afspraak in de agenda worden gemaakt;
• Kan bij een visite een auto worden gekozen, dit kan ook later in de werklijst;
• Kan of moet een registratie-item worden beantwoord;
• De betaalmethodiek worden aangepast;
• Het bezoekadres worden gewijzigd;
• Als duidelijk is dat de patiënt verwezen wordt naar bijv. de SEH dan kan dit worden aangegeven;
• De Audit Trail worden bekeken, het contact worden gedeactiveerd of het contact/recept worden afgedrukt;
• De huisarts aangeven dat het contact niet gerapporteerd moet worden naar de eigen huisarts;
• De huisarts het contact parkeren (toe-eigenen) en wegzetten in de werklijst;
• Meetwaarden gestructureerd worden geregistreerd;
• De differentiaal diagnose worden ingevuld.

Verschillen Triagist vs Huisarts

Er is een aantal verschillen tussen het Huidig contact tabblad van de triagist en de huisarts:

• De triagist heeft alleen een SDA rubriek:
• Alleen als de SHA is gevuld door de huisarts wordt deze rubriek als alleen lezen getoond;
• De huisarts heeft standaard een SDA en SHA rubriek:
• De SDA is altijd alleen lezen.
• De triagist kan een tweede triage starten op het Huidig contact tabblad door een knop in de SDA rubriek en op het tabblad Triage
• De huisarts kan alleen op het tabblad Triage een tweede triage starten;
• De triagist kan een DA status veld beschikbaar hebben bij specifieke acties;
• De huisarts heeft nooit een DA status veld beschikbaar;

• De triagist heeft alleen een [Opslaan] en [Parkeren] knop om het contactscherm te verlaten;

• De huisarts heeft een [Opslaan], [Parkeren] en [Afsluiten] knop om het contactscherm te verlaten

• Bij het gebruik van de Mijn patiënten feedback module kan alleen de huisarts (medewerker met fiatteer rechten) een feedback vraag stellen.

Medisch inhoudelijke registratie (SOEP/ICPC)

In dit onderdeel van het contactscherm wordt de medisch inhoudelijke registratie gedaan volgens de SOEP methodiek, kunnen recepten worden voorgeschreven en het contact ICPC gecodeerd en aan een episode gekoppeld.

Figuur 42 – tabblad Huidig contact medisch inhoudelijke registratie

Kader	Gebruik/format	Aanvullende opmerkingen
SDA/SHA	Subjectieve registratie van de triagist of huisarts
SDA SHA SDA kopieerknop	De triagist heeft standaard alleen een SDA rubriek. De SDA is verplicht bij [Opslaan] De huisarts heeft standaard een SDA en SHA rubriek. De SDA rubriek is alleen lezen. De SHA is verplicht bij [Opslaan] en [Afsluiten] Via de SDA kopieerknop wordt een deel, alleen de hulpvraag, of de volledige SDA gekopieerd naar de SHA rubriek.	Alleen als de huisarts de SHA heeft ingevuld wordt deze rubriek als alleen lezen getoond. Welke informatie wordt gekopieerd en of de SDA kopieerknop wordt getoond is een instelling in het Instantiebeheer en verschilt per post
OEP	Overige medisch inhoudelijke registratie
OEP	Afhankelijk van de situatie en de werkwijze op de huisartsenpost wordt de OEP ingevuld door de triagist of huisarts. Afhankelijk van de instelling in het beheer is de OEP verplicht bij [Afsluiten]. Dit verschilt per huisartsenpost
e-regel ICPC International Classification of Primary Care en episode	Coderen van het contact en koppelen van het contact aan een episode
e-regel ICPC	Het contact kan gecodeerd worden. De e-rubriek omschrijving is de basis voor de codering. Automatisch wordt deze gekopieerd naar het veld 'ICPC omschrijving' waarna gezocht kan worden en de code toegevoegd.	Er is een directe relatie tussen het coderen van de e-regel en het koppelen van de episode aan het contact.  Afhankelijk van de instelling in het Instantiebeheer is het coderen van het contact en de episode verplicht bij [Afsluiten]. Dit verschilt per huisartsenpost
Recept uitschrijven	Als onderdeel van de P-rubriek kunnen recepten worden voorgeschreven
[Recept uitschrijven] of [Prescriptor]	Via het Topicus HAP EVS of Prescriptor kan een recept worden voorgeschreven. Bij gebruik van Prescriptor is een e-regel ICPC verplicht. Het recept is onderdeel van de P-rubriek

SDA & SHA

Aan de triagist wordt standaard alleen een SDA rubriek getoond zolang de huisarts nog geen SHA heeft ingevuld. Als in voorkomend geval de SHA is gevuld en de triagist opent het contact dan worden beide rubrieken getoond; de SHA is voor de triagist altijd een alleen lezen veld. Als er nog een triage openstaat dan is de SDA rubriek alleen lezen. 
Via de [+Triage] knop kan een tweede triage worden gestart binnen het contact. 
De SDA is een verplicht veld; naast de standaard aanwezige opmaak in deze rubriek (klacht/beloop, hulpvraag, voorgeschiedenis, medicatie en algemeen) moet er invoer zijn gedaan. Hierop wordt bij [Opslaan] gecontroleerd.

Figuur 43 - SDA & SHA rubriek voor triagist
 

Aan de huisarts wordt standaard de SDA en SHA getoond, omdat er altijd invoer is in de SDA rubriek die relevant kan zijn voor de huisarts. Afhankelijk van de instelling in het Instantiebeheer die per huisartsenpost kan verschillen wordt een [SDA kopieer ] knop getoond.
Als deze knop wordt getoond dan kan alleen de hulpvraag of de gehele invoer van de SDA rubriek worden gekopieerd naar de SHA rubriek (ook dit wordt ingesteld in het Instantiebeheer en verschilt per huisartsenpost). De SHA is een verplicht veld; hierop wordt bij [Opslaan] en [Afsluiten] gecontroleerd. 

Figuur 44 - SHA & SDA rubriek voor de huisarts

 

ICPC codering e-regel & episode; zoeken, toevoegen en wijzigen

Er is een samenspel tussen de e-rubriek, e-regel ICPC en episode codering:

• Na invoer van de e-rubriek wordt de invoer automatisch gekopieerd naar de e-regel ICPC omschrijving;
  • De invoer kan handmatig worden aangepast.
  • Ook kan met een ICPC code worden gezocht.
• Met <Enter> wordt gezocht in de ICPC tabel en na het kiezen van de juist codering wordt deze als alleen lezen automatisch toegevoegd aan het contact. De e-regel ICPC kan:
  • Via het 'slotje' kan de ICPC regel worden vrijgegeven en kan er opnieuw worden gezocht.
  • Met het kruisje worden de ICPC velden in één keer geleegd en kan er opnieuw worden gezocht.

Figuur 45 - toevoegen e-regel ICPC

Nieuwe episode aan het contact koppelen

Als de episoderubriek rechtsonderin het scherm leeg is op het moment van het toevoegen van de e-regel ICPC dan wordt de e-rubriek door het invullen van de e-regel ICPC automatisch gevuld.

• Er wordt een nieuwe episode aan de patiënt gekoppeld:
  • De episode velden blijven te wijzigen.
  • In het titel veld wordt automatisch de formele omschrijving getoond 
  • De titel kan handmatig worden aangepast. De titel wordt gecommuniceerd met de huisarts in het rapportagebericht.
  • Door wijzigen van de zoekcriteria (ICPC code of omschrijving) kan via het vergrootglas opnieuw gezocht worden.
  • Via het kruisje worden de velden geleegd.

Figuur 46 - aanvullen episode ICPC vanuit -e-regel codering, koppelen nieuwe episode

Bestaande episode aan het contact koppelen

Het is ook mogelijk het contact aan een bestaande, al bij de patiënt bekende, episode te koppelen door een keuze aan de linkerkant van het scherm in de rubriek 'episode' te maken.

• De episode velden zijn alleen lezen omdat een 'bestaande' episode is gekozen.
• In het voorbeeld is de episode 'Andere lokale infecties (S11)' gekozen.
• Via het kruisje worden de velden geleegd en de koppeling met de bestaande episode verwijderd.

Figuur 47 - aanvullen episode ICPC vanuit dossier patiënt, koppelen bestaande episode

Het is mogelijk om het contact (de e-regel) met een andere ICPC te coderen dan de episode waar het contact aan gekoppeld is.

Controle op al bestaande episodes

Bij [Opslaan] en [Afsluiten] wordt gecontroleerd of de gekoppelde ICPC niet al bestaat bij de patiënt (er is een nieuwe episode aangemaakt i.p.v. de bestaande aan de linkerzijde getoond episode te gebruiken) en melding van gemaakt om vervuiling in het huisartsdossier te voorkomen. 

• Als er meerdere episodes bekend zijn dat wordt de laatst gebruikte bovenaan getoond inclusief datum laatste contact).

• Via [Geselecteerde episode gebruiken] wordt het contact aan de bestaande episode gekoppeld.

• Via [Nieuwe episode aanmaken] wordt een nieuwe episode aangemaakt.

Figuur 48 - waarschuwing bij [Afsluiten] als een al bestaande episode is gekozen

Meetwaarden voor huisartsen

Als in het instantie beheer de meetwaarden functie actief is dan wordt in de O-rubriek het 'snelle meetwaarden' icoon getoond. Klik hierop voor het toevoegen van meetwaarden aan het contact. 

Figuur 49 - meetwaarden icoon in de O-rubriek

Na klikken wordt het snelle meetwaarden scherm getoond met de meetwaarden zoals vastgesteld in het instantiebeheer. 

Figuur 50 - snelle meetwaardenscherm

Via de [Meer] knop kunnen de overige meetwaarden worden gekozen. Via het zoeken veld kan snel de juiste waarde worden gevonden. 

Figuur 51 - toevoegen overige meetwaarden

Door op een regel te klikken wordt de meetwaarde inclusief de juiste eenheid (mits bekend) aan het contactscherm toegevoegd. De meetwaarde 'Bloeddrukmeting' voegt in één handeling de systolische en diastolische meetwaarden toe aan het contactscherm.

Figuur 52 - aan het contact toegevoegde meetwaarden

Registreren meetwaarden

Registreer de meetwaarde die is toegevoegd aan de O-rubriek:

• Een O-rubriek meetwaarde is onderdeel van het contact en wordt pas na [Afsluiten] op het tabblad 'Meetwaarden' getoond (onderdeel van het dossier van de patiënt);

• Bij [Afsluiten] wordt gecontroleerd of er lege meetwaarden zijn, dan kan het contact niet worden afgesloten. Registreer de meetwaarde alsnog of verwijder via het kruisje.

 

Registreren tweede meting

Als een meetwaarde is geregistreerd in het contact dan kan via het 'plusje' een tweede waarde worden geregistreerd. De eerdere registratie wordt 'alleen lezen'. 

Figuur 53 - registreren van een tweede meting

Verwijderen meting

Via het plusje wordt een meting verwijderd uit het contact. Als er al een eerdere meting is in het contact dan wordt deze na verwijderen van de tweede meting weer actief. Als er geen tweede meting is dan wordt de meetwaarde verwijderd van het contactscherm.

Medicatiebewaking op lengte en gewicht

De meetwaarden lengte en gewicht worden gebruikt in de medicatiebewaking (bestaande functionaliteit). Deze meetwaarden kunnen op het receptvoorschrijfscherm worden geregistreerd of op het contactscherm als deze zijn toegevoegd.
Als de meetwaarde op het voorschrijvenscherm wordt geregistreerd dan wordt deze, na opslaan van het recept, automatisch toegevoegd aan het contactscherm. Als de meetwaarde al aanwezig was op het contactscherm dan wordt het veld bijgewerkt met de informatie vanuit het recept voorschrijven scherm.
Als er al recepten al zijn toegevoegd aan het contact en hierna wordt de meetwaarde lengte of gewicht aangepast, dan wordt een extra medicatiebewaking pop-up getoond. 

Figuur 54 - extra medicatiebewaking bij wijzigen lengte of gewicht en al voorgeschreven recepten in het contact

De medicatiebewaking op de al voorgeschreven recepten faalt i.v.m. de wijziging in lengte of gewicht. Via [Bewerken] kan het recept nog een keer worden doorlopen met de nieuwe meetwaarden of via [Toch doorgaan] kan dit worden genegeerd.

Historische meetwaarde lengte en gewicht

Als in een eerder contact lengte of gewicht is geregistreerd dan is deze meetwaarde onderdeel van het dossier van de patiënt en wordt standaard gebruikt als medicatiebewaking bij het voorschrijven van een recept. Via [nieuwe meting] kan de registratie worden aangepast. Deze nieuwe waarde worden automatisch toegevoegd aan het contactscherm.

Figuur 55 - historische meetwaarden bij het recept voorschrijvenscherm

Audit Trail, contact- en receptafdruk

De meetwaarde is onderdeel van de Audit Trail, contactafdruk en receptafdruk. In de Audit Trail wordt de meetwaarde op een apart tabblad getoond. In de 'initiële waarde' kolom wordt de waarde getoond die bekend was toen het contact is gestart. Dit kan leeg zijn of een waarde geregistreerd in een eerder contact. Details in de Audit Trail tonen alleen de registraties in dat betreffende contact. 

Figuur 56 - audit trail met nieuw tabblad meetwaarden

Op het recepttabblad is toegevoegd met welke meetwaarden (lengte en gewicht), i.v.m. de medicatiebewaking, het recept is voorgeschreven.

Figuur 57 - lengte en gewicht meetwaarde op het recept tabblad

De meetwaarde worden op de geprinte contact- en receptafdruk getoond, meetwaarden worden niet opgenomen in het digitale receptbericht (bestaande functionaliteit).

 

Communicatie

De meetwaarde wordt via het LSP bericht gecommuniceerd naar de eigen huisarts. Als er geen communicatie via het LSP plaatsvindt dan wordt de meetwaarde via het edifact MEDLAB bericht gerapporteerd.

 

Differentiaal Diagnose

Het differentiaal diagnose (DD) veld is beschikbaar als onderdeel van de E-rubriek als dit is ingesteld in het instantiebeheer. 

Figuur 58 - differentiaal diagnose veld als onderdeel van de e-rubriek

Als het veld verplicht is in te vullen (zie PH 40 beheerhandleiding) dan wordt hierop bij afsluiten gecontroleerd.

Historisch tabblad

De DD wordt op het historisch tabblad vermeld. 

Figuur 59 - DD op het historisch tabblad

Audit Trail

De DD is onderdeel van de Audit Trail. 

Figuur 60 - DD onderdeel van de Audit Trail

Contactarchief

DD rubriek is onderdeel van het contactarchief en kan na afsluiten worden gewijzigd. Bij wijzigen van de DD kan de huisarts hierover worden geïnformeerd via een medvry bericht.

Logistieke registratie - Aanvullend

In de rubriek 'Aanvullend' op het contactscherm wordt logistieke informatie geregistreerd om het contact met de juiste waardes correct door het applicatie te routeren. De rubriek toont verschillende onderdelen en functies, afhankelijk van de instelling in het Instantiebeheer die verschilt per post, het moment dat het contact getoond wordt en of het contact voor een kind of volwassene is.
Het onderdeel 'Aanvullend' is standaard opengeklapt. Alleen bij de registratie van een bezoekadres dat afwijkt van het thuisadres in combinatie met de actie 'Visite' of bij een kind contact wordt een andere rubriek standaard opengeklapt getoond bij het openen van het contact. Klik op de rubrieknaam om de rubriek open te klappen.

Figuur 61 tabblad Huidig contact logistieke registratie

Overige onderdelen zijn 'Bezoekadres', 'Kindermishandeling (KMH)' en Feedback. IN alle rubrieken geldt dat de onderdelen met een *** verplicht zijn.

 

Urgentie

• De urgentie wordt vanuit de triagemodule automatisch gevuld en kan handmatig worden aangepast;
• Wijzigingen op de urgentie worden gelogd en in de Audit Trail getoond;
• Als er nog een triage openstaat dan zijn de urgentieknoppen alleen lezen;
• Afhankelijk van de instelling in het Instantiebeheer worden 5 of 6 urgenties getoond. Dit verschilt per huisartsenpost. 

Figuur 62 - urgentie van het contact

Locatie

In de menukeuzelijst 'Locatie' wordt de locatie bepaald waar het contact wordt afgehandeld;

• Als de huisartsenpost maar één locatie heeft dan wordt deze automatisch voor gekozen;
• Als de huisartsenpost meerdere locaties heeft dan is het afhankelijk van de instelling in het Instantiebeheer die kan verschillen per huisartsenpost of:
  • De locatie is voor gekozen op de 'voorkeurslocatie'.
  • Of dat deze altijd handmatig moet worden gekozen door de medewerker.
  • Pas nádat een locatie is gekozen kan de actie worden gekozen.
  • In het voorbeeld heeft de huisartsenpost meerdere locaties en in het Instantiebeheer geen voorkeurslocatie opgegeven. Deze moet handmatig worden gekozen.

Figuur 63 - locatie van het contact

Actie

• De menukeuzelijst 'Actie' is actief zodra de locatie is gekozen 
• De acties die getoond worden zijn in het Instantiebeheer vastgesteld en verschillen per huisartsenpost.
• Als de huisartsenpost het TAP tandartsenpost) protocol ondersteunt dan worden ook TAP acties getoond.

Figuur 64 - actie van het contact

• Er dient altijd een actie te worden gekozen voordat op [Opslaan] wordt geklikt:

• De actie kan altijd worden aangepast in de contactafhandeling.
• Afhankelijk van de gekozen actie kan nog een vervolghandeling nodig zijn:
• Zetten van de 'DA status' bij een Advies DA 
• Het maken van een afspraak bij een Consult 
• Het kiezen van de auto bij een Visite 
• Het beantwoorden van een registratie item 

DA status

Voor de triagist kan een DA status menukeuzelijst worden getoond waarmee extra informatie (een kenmerk) over de inhoud van het contact wordt gegeven aan de huisarts; bijvoorbeeld of het contact klaar is om te fiatteren of een recept bevat. Dit kenmerk wordt getoond in de werklijst zodat de huisarts een keuze kan maken dat bijvoorbeeld het contact met een recept eerder wordt gefiatteerd.

Figuur 65 - DA status van het contact

De meest voorkomende DA statussen zijn:
Fiatteren:

• Het contact is behandeld door de triagist en kan gefiatteerd worden.
• Wordt vaak bij een zelfzorg advies contact gebruikt.
• In de werklijst wordt het kenmerk 'F' getoond in de werklijst Welk kenmerk wordt getoond is ook instelbaar in het Instantiebeheer.

Recept:

• Het contact is behandeld door de triagist, kan gefiatteerd en bevat ook een recept.
• Wordt vaak bij een zelfzorg advies contact gebruikt.
• In de werklijst wordt het kenmerk 'R' getoond in de werklijst¹⁴ Een 'R' wordt getoond door het daadwerkelijk voorschrijven van een recept en DA status op 'recept' zetten.

Figuur 66 - werklijst met kenmerk fiatteren of recept

Kritische prestatie indicator (KPI)

Met het plaatsen van een DA status kan ook een extra kleursignalering in de werklijst worden getoond voor de huisarts. Met deze kleurattentie wordt de huisarts er op geattendeerd dat deze contacten binnen een uur moten worden afgesloten om te voldoen aan opgelegde prestatiecriteria (KPI). Dit geldt met name voor Zelfzorgadviezen die binnen een uur moeten worden afgesloten. Dit type contact met een DA status zal:

• Tot 30 minuten niet kleuren;
• Van 30-50 minuten groen kleuren;
• Van 50-60 minuten oranje kleuren;
• Na 60 minuten rood kleuren.

Figuur 67 - verkleuring van 1 uurs autorisatiecontacten

Het voorbeeld toont zelfzorgadviezen met verschillende kleurattenties. Het bovenste contact staat meer dan een uur te wachten op fiatteren. 

Boeken afspraak

Bij de actie 'Consult' Het is ook mogelijk om bij andere acties, bijvoorbeeld telefonisch consult, een afspraak te boeken. Het consult is de meest gebruikelijke actie waar dit gebeurt wordt een afspraak in de agenda geboekt. Automatisch wordt na het kiezen van de actie de agenda('s) geopend op het tijdstip 'nu' van de locatie waaraan het contact is toegewezen. 

Figuur 68 – openen agenda voor maken van een afspraak bij een consult

Klik op de gewenste afspraaktijd, het tijdsblok wordt blauw opgelicht, de tijden en gekozen agenda worden automatisch bovenin het scherm getoond. In het voorbeeld wordt de afspraak om 12:10 uur geboekt.

Figuur 69 - boeken van een afspraak

Als een dubbelconsult gewenst is moet de eindtijd handmatig worden aangepast.
Let op! – houd hierbij rekening met de standaard ingesteld afspraakperiode.
Wanneer door twee medewerkers tegelijk in dezelfde afspraakperiode wordt geboekt dan krijgt de medewerker die als laatste [Opslaan] klikt een melding in beeld dat de periode vol is. Er kan een andere afspraak worden gepland.
Koppel via [Opslaan] de afspraak aan het contact. De afspraaktijd wordt nu in de agenda en het contact getoond. 

Figuur 70 - afspraak gekoppeld aan het contact

• Via de [Afspraaktijd] wordt de afspraak gewijzigd, het afsprakenscherm wordt getoond.

• Via het kruisje wordt de afspraak verwijderd.

Let op! – Bij de actie 'Consult' is het verplicht een afspraak in de agenda te boeken. Dit wordt bij [Opslaan] gecontroleerd.
Hoeveel agenda's bij het boeken van de afspraak worden getoond, de agendanamen, afspraakduur, hoeveel afspraken per periode kunnen worden geboekt en het tonen van 'buffers' is instelbaar in het agendabeheer en verschilt per huisartsenpost.

Verplaatsen afspraak bij eerder afsluiten

Als een consult eerder dan de afspraaktijd wordt afgehandeld dan verplaatst de afspraak naar de betreffende periode om niet onnodige een afspraaktijd bezet te houden.

Eén of meerdere agenda's

Afhankelijk van de werkwijze van de huisartsenpost wordt met één agenda voor alle spreekkamers gewerkt of per spreekkamer een agenda.

Figuur 71 - voorbeeld van per spreekkamer een agenda

Aantal afspraken per periode

Het aantal afspraken dat gemaakt kan worden in een afspraakperiode is te zien aan het aantal 'blokjes' in de afspraakperiode:

• Bij één agenda per spreekkamer is dit altijd één afspraak, één blokje;
• Bij één agenda voor alle spreekkamers zal het aantal afspraken samenhangen met het aantal consultartsen dat aanwezig is.
• In Figuur 72 is duidelijk dat tot 13 uur er 3 afspraken kunnen worden geboekt (3 consultartsen aanwezig) en vanaf 13 uur nog maar 1.
• Om 12:10 is er één afspraak geboekt, in deze periode is nog ruimte voor 2 afspraken.
• Als een afspraak geboekt is in de agenda dan wordt de naam van de patiënt, het call nummer en evt. een afkorting van de actie getoond in het blokje.

Figuur 72 - aantal afspraken per afspraakperiode bij één agenda voor alle spreekkamers

Als een periode is volgeboekt dan wordt deze grijs gearceerd getoond.

Figuur 73 - volgeboekte afspraakperiode wordt grijs gearceerd getoond

Urgente afspraken

Als bij een urgent contact direct een afspraak moet worden gemaakt maar de afspraakperiodes zijn vol dan kan een afspraak via de gele 'urgente' balk bovenaan de agenda tussendoor worden geboekt. 

Figuur 74 - urgente rubriek voor spoedafspraken

• Klik in de urgente rubriek voor het boeken van de afspraak. De agenda en term 'Urgent' worden getoond zonder een vaste afspraaktijd. Klik [Opslaan]. In het contactscherm wordt de agenda zonder afspraaktijd getoond.

• Als het contact gefiatteerd is dan wordt het contact uit de urgente rubriek verwijderd en in de agenda getoond in de periode dat het contact is afgesloten;

Figuur 75 - boeken urgente afspraak en tonen op het tabblad Huidig contact, rubriek aanvullen

U2 buffer toevoegen in agenda

Bij het boeken van een urgent consult wordt automatisch een 'U2 buffer' geplaatst in de agenda om vollopen van de wachtkamer te voorkomen.
In de werklijst worden urgent geboekte afspraken altijd als eerste getoond in de betreffende rubriek. 

Figuur 76 - urgent geboekt contact in de werklijst

Buffers

In de agenda kunnen 'buffers' zijn ingesteld. Een buffer is bedoeld om aan te geven op dat moment (liever) geen afspraken te boeken of alleen contacten met een specifieke actie te boeken. Beweeg met de muis over de buffer om te zien wat voor type buffer getoond wordt. Er zijn 3 type buffers:
Blokkerende buffer:

• Wordt ingesteld in het agendabeheer en wordt terugkerend getoond op de betreffende dag/tijd.
• De buffer is bedoeld om bijvoorbeeld de 'koffiepauze' aan te geven.
• Het is wel mogelijk (maar niet geadviseerd) om in de afspraakperiode met een blokkerende buffer te boeken.

Actiebuffers:

• Wordt ingesteld in het actiestatus en agendabeheer en wordt terugkerend getoond op de betreffende dag/tijd.
• Is bedoeld om ruimte te reserveren om altijd contacten met een specifieke actie te kunnen boeken.
• Bijvoorbeeld voor telefonische consulten die binnen een uur teruggebeld moeten worden.
• In een actiebuffer kunnen ongelimiteerd contacten met de gedefinieerde actie worden geboekt.
• Het is beperkt mogelijk contacten met een andere actie te boeken.

Ad hoc buffers

• Wordt direct in de agenda ingesteld door de medewerker die dienst heeft.
• De buffer is bedoeld om bij drukte in de wachtkamer te voorkomen dat er afspraken geboekt kunnen worden zodat de uitloop kan worden ingelopen. I.t.t. de blokkeren buffer kunnen hier geen afspraken geboekt worden. Afhankelijk van het aantal afspraken (de 'blokjes') in een afspraakperiode zullen ad hoc buffers moeten worden geplaatst totdat de gewenst 'blokkade' bereikt is.

Figuur 77 - verschillende buffers in de agenda

 U2 buffers:

• Bij het boeken van een urgent consult wordt automatisch een 'U2 buffer' geplaatst in de agenda.
• Bij het boeken van een U2 consult in de agenda wordt, als het contact eerder wordt afgesloten dan de afspraaktijd, automatisch een 'U2 buffer' geplaatst in de agenda op de intiele afspraaktijd;
• U2 buffer wordt niet in andere buffers (actie- of een ad hoc buffer) geplaatst;
• Als de agenda vol is tot het einde van de openingstijd dan wordt een melding getoond dat er geen U2 buffer geplaatst kan worden;
• U2 buffers wordt eenmalig aangemaakt (bij boeken in de urgente rubriek of eerder afsluiten van een in de agenda geboekt U2 contact).
  • Na wijzigen van agenda's of afspraken werkt deze functie niet meer
• De U2 buffer kan handmatig worden verwijderd.

Figuur 78 - U2 buffer

Kiezen auto

Bij de actie 'Visite' moet ook een auto gekozen worden die de visite gaat rijden. Dit kan op het tabblad Huidig contact of in de werklijst. Of de medewerker een auto's mag kiezen, of dit óók op het Huidig contact tabblad kan en of er een voorkeursauto is, wordt ingesteld in het Rollen- en Instantiebeheer en verschilt per huisartsenpost.

Figuur 79 - auto menukeuzelijst bij een visite op het tabblad Huidig contact en in de werklijst

• Als de huisartsenpost met één auto rijdt dan wordt deze direct voor gekozen bij een visite;
• Bij meerdere auto's kan de voorkeursauto zijn bepaald en kan handmatig worden aangepast;
• Laatste mogelijkheid is dat er altijd een keuze wordt gemaakt. Ook dit wordt in het instantiebeheer bepaald en verschilt per huisartsenpost.
• De kleurcodering laat zien of de auto 'vrij' is om te plannen (groen) of dat deze inmiddels onderweg is naar een andere visite (oranje) of ter plekke is (rood).
• In dat geval kan wel worden aangegeven welke auto de visite moet gaan rijden maar kan het definitief plannen beter even worden uitgesteld.
• Het definitief plannen en gaan rijden van de auto gaat m.b.v. statussen:
  • Op het Huidig contact tabblad rechts naast de actie. Let op - de auto wordt direct aangestuurd.
  • Of in de werklijst.
  • In nauwe samenspraak met de Track en Trace module en navigatie (CityGis en TomTom).

Tip - Het is altijd mogelijk om een gekozen auto later te wijzigen.

Auto direct aansturen bij urgente rit

Als in het contactscherm de visiteauto is gekoppeld dan kan het adres direct worden doorgestuurd naar de auto.

Figuur 80 - contactscherm urgente rit

Als met de muis over het statusicoon wordt bewogen wordt gemeld dat bij klikken het contact direct naar de auto wordt gestuurd.

Figuur 81 - statusicoon melding

Ter bevestiging worden het adres en de auto getoond waar het contact naartoe gestuurd wordt. Als de auto al onderweg was dan wordt gemeld dat de bestaande rit wordt geannuleerd.

Figuur 82 - waarschuwing contact wordt naar auto gestuurd

Na 'OK' wordt het adres doorgestuurd. Het contact wordt na opslaan met de aangestuurde rit in de betreffende auto rubriek in de werklijst geplaatst.

Beantwoorden registratie item

Bij een actie kan een extra registratie item menukeuzelijst worden:

• Per actie kunnen verschillende registratie items worden getoond;

• Een registratie item is verplicht of optioneel te beantwoorden bij [Opslaan] of [Afsluiten].

• Een verplicht registratie item is te herkennen aan *{}.
• Een bekend voorbeeld van een registratie item is om bij de actie 'Consult' te registeren of de patiënt een 'zelfverwijzer' is. 

Figuur 83 - actie met verplicht registratie item

• Met een registratie item kan eenvoudig extra informatie bij een contact worden geregistreerd waar het management rapportages over kan draaien;
• Of een registratie item wordt getoond en of deze verplicht is te beantwoorden, wordt ingesteld in het beheer en verschilt per huisartsenpost.

Terugbelnummer

Het terugbelnummer is het nummer waar de patiënt op te bereiken is. Er is een koppeling tussen het terugbelnummer en het telefoonnummer thuis:

• Het terugbelnummer is op het Huidig contact tabblad verplicht, hier wordt op gecontroleerd bij [Opslaan];

• Het terugbelnummer wordt overgenomen vanuit het personaliascherm:
• Omdat het terugbelnummer niet verplicht is op het personaliascherm kan dit veld leeg zijn bij openen van het contactscherm.
• Als het terugbelnummer op het tabblad Huidig contact wordt gewijzigd dan wijzigt het nummer ook op het personaliascherm en vice versa;
• Als het terugbelnummer onbekend is dan kan als alternatief '00' worden ingevoerd om het contact wel te kunnen opslaan;

• Als het terugbelnummer een bestaand nummer is en in het thuisnummer '00' is gevuld zal een extra vraag worden getoond bij [Opslaan] of [Afsluiten] of het nummer moet worden overgenomen als thuisnummer;

• Als er een koppeling met het telefoniesysteem is (bijv Vtel) dan wordt via het 'telefoon icoon' direct gebeld.

Figuur 84 - terugbelnummer op het contactscherm

Let op! - Als '00' is ingevuld dan wordt dit nummer bewaard totdat het contact wordt afgesloten. Als het terugbelnummer een bestaand nummer is dan wordt dit een volgende keer ook gebruikt.

Betaalmethodiek

De betaalmethodiek hangt nauw samen met de verzekerden controle (COV) die automatisch wordt uitgevoerd bij contactaanname. 

Figuur 85 – betaalmethodiek op het contactscherm

Er zijn 3 opties:

• Factureren – het contact volgt het standaard facturatieproces:
  • Voorkeuze als patiënt verzekerd is.
  • COV positief, er is een actieve zorgverzekering gevonden.
    • Voorkeuze als verzekering onduidelijk is en patiënt heeft een eigen huisarts.
  • COV onbekend, er is geen actieve of verzekering met einddatum gevonden.
    • Voorkeuze als patiënt niet verzekerd is (COV negatief) en op het personaliascherm is aangegeven dat patiënt 'Principieel onverzekerd' is
  • COV negatief, er is een verzekering met een einddatum gevonden.
• Contant – het contact wordt gekenmerkt om contant te betalen en wordt getoond in het submenu Contante betalingen:
  • Voorkeuze als patiënt onverzekerd is.
  • COV negatief, er is een verzekering met einddatum gevonden.
    • Voorkeuze als patiënt geen eigen huisarts heeft en de patiënt onverzekerd is (COV negatief).
  • Voorkeuze als op het personaliascherm is aangegeven dat patiënt 'bij voorkeur contant betaalt' ongeacht zijn verzekeringsstatus.
    • Gebruikt bij wanbetalers.
• Niet declareren – het contact wordt niet gedeclareerd en valt uit in de declaratiemodule:
  • Deze optie wordt handmatig gekozen als er reden is om het contact niet te declareren.
  • Er dient een reden te worden gekozen.

De Niet declareren reden zijn instelbaar in het Declaratiebeheer menu en verschillen per huisartsenpost. 
Hierop wordt gecontroleerd bij [Opslaan] en [Afsluiten].

Figuur 86 - Niet declareren redenen

Tip - De applicatie beschikt over intelligentie om de betaalmethodiekoptie te bepalen. Deze keuze is te allen tijde door de medewerker aan te passen.
Tip - De applicatie signaleert met 'gele waarschuwingen' of beter een andere betaalmethodiekkeuze kan worden gemaakt. Of dit wordt gevolgd is aan de medewerker. 

Tabel 3 - overzicht status betaalmethodiek

Type patiënt	Betaalmethodiek	Opmerking
Verzekerd met eigen huisarts	Factureren	Geen bijzonderheden, verrichting zal op gebruikelijke wijze bij de zorgverzekeraar worden aangeboden.
Onverzekerde met eigen huisarts	Factureren	Er wordt direct gesignaleerd dat contante betaling gewenst is:
Verzekerde Passant	Factureren	Geen bijzonderheden, verrichting zal op gebruikelijke wijze bij de zorgverzekeraar worden aangeboden.
Onverzekerde Passant	Contant	Bij het wijzigen van de betaalmethodiek optie zal de applicatie signaleren :
Wanbetaler	Contant	Bij het wijzigen van de betaalmethodiek optie zal de applicatie signaleren:
Principieel Onverzekerd	Factureren	Bij het wijzigen van de betaalmethodiek optie zal de applicatie signaleren:

COV negeren

Als de medewerker het recht 'COV negeren' heeft Onderdeel van het Rollenbeheer, instelling verschilt per huisartsenpost dan is het mogelijk om vanuit de gele waarschuwing een extra venster te openen en de verzekeringsgegeven aan te passen. Deze gegevens worden dan alleen voor dat contact in de facturatie gebruikt richting VECOZO. De COV negeren functie kan worden getoond in het betaalmethodiek kader bij een openstaand contact of de declaratiemodule (PH 50 – Declaratie). 

Figuur 87 - gele waarschuwing inclusief COV negeren functie

Klik voor het negeren van de COV op de link 'Negeer COV controle', een nieuw venster. Kies de juiste zorgverzekeraar en voer het correcte polis nummer in, beide verplicht, en klik [Opslaan]. De knop [COV genegeerd] wordt getoond in het betaalmethodiek kader en gelijktijdig zijn de verzekeringsgegevens op het personaliascherm bijgewerkt. 

Figuur 88 - COV negeren

COV negeren ongedaan maken
Door op de knop [COV genegeerd] te klikken worden de handmatig toegevoegde verzekeringsgegevens verwijderd.
Let op! - Als er twee contacten tegelijkertijd openstaan voor de patiënt dan zijn de laatst gewijzigde verzekerdengegevens van toepassing op beide contacten.
Let op! - Als de betaalmethodiek na het negeren van de COV op contant wordt gezet dan is dit leidend; het contact wordt afgehandeld als 'Contant'.

Logistieke registratie – Bezoekadres

Bij een visite is het zeer belangrijk dat het juiste adres is geregistreerd. Als het bezoekadres afwijkt van het thuisadres op het personaliascherm (de patiënt is op bezoek bij vrienden in een andere regio) dan wordt het bezoekadres geregistreerd op het contactscherm. 

Figuur 89 - bezoekadres vs thuisadres

• Standaard is de optie 'Thuis' actief dat ook wordt gebruikt als bezoekadres voor de visite;

• Klik [Elders] om het bezoekadres te registreren:

  • Lege adresvelden klappen open.

  • Bij een bezoekadres zijn straat, nummer en plaats verplicht, te herkennen aan de wat bij [Opslaan] wordt gecontroleerd.

  • Ter extra attentie wordt in het bezoekadreskader in het rood vermeld dat de patiënt elders verblijft.

Figuur 90 - registratie van het bezoekadres

• Een bezoekadres is direct actief voor het contact waar in het geregistreerd is;

  • Via de knop [Leeg velden] worden alle velden in één keer geleegd.

  • Als het adres is aangevuld via de postcodetabel dan worden de velden als alleen lezen getoond:

• Via de knop [Ontgrendelen] worden de velden vrijgegeven en kunnen dan handmatig worden aangepast. Deze functionaliteit komt overeen met de adresvelden op het personaliascherm.

Figuur 91 - bezoekadres aangevuld via de postcodetabel

Als er een bezoekadres is geregistreerd dan wordt op het contactformulier het bezoekadres en het thuisadres afgedrukt. De aandacht ligt duidelijk op het bezoekadres.

Figuur 92 - contactafdruk met bezoekadres

• Bij een visite en een ingevuld bezoekadres wordt bij openen van het contact:
• Altijd een extra waarschuwing getoond aan de medewerker.
• De bezoekadres rubriek standaard opengeklapt getoond.
• Bij een ingevuld bezoekadres is het mogelijk om op het recept aan te geven dat het recept op dit adres bezorgd moet worden.
• Bij een ingevuld bezoekadres wordt in de werklijst, als met de muis over het contact wordt bewogen, een extra rode attentie getoond. 

Figuur 93 - extra attentie in de werklijst bij een bezoekadres

TIP - Het is zeer belangrijk dat de registratie van een bezoekadres opvalt. Dat is de reden dat er veel attentiewaarde in de applicatie aan wordt gegeven.

Logistieke registratie – kindermishandeling (KMH)

De huisartsenpost is verplicht om volgens een bepaald protocol/beleid te werken bij registratie van kind contacten. Het beleid dat de huisartsenpost voert ronde kindermishandeling is breder dan de registratie in de applicatie en verschilt per huisartsenpost. Dit valt buiten de scope van dit domument.
Als een contact voor een kind Jonger dan 18 jaar wordt aangenomen dan wordt een extra rubriek 'Signalering Kindermishandeling' getoond. Hierin wordt getoond:

• Signaleringsvraag;
• SPUTOVAMO formulier;
• Mogelijkheid een verdenking kindermishandeling te bevestigen of af te wijzen;
• Mogelijkheid een vervolgactie aan te geven.

Welke opties getoond worden en of deze verplicht zijn te registreren is afhankelijk van het moment van registreren (call aanname of contact afhandelen), de registratie die is gedaan en instellingen in het beheer die per huisartsenpost kunnen verschillen. Voorbeelden van de signaleringsvraag met een 'Niet pluis' beantwoording en daaronder de opties voor de huisarts. Welke opties exact getoond worden verschilt per huisartsenpost.

Figuur 94 – Signalering kindermishandeling rubriek met signaleringsvraag (triagist), SPUTOVAMO en vermoeden kindermishandeling (huisarts)

Als met de muis over het "i-tje" wordt bewogen wordt in een tool tip extra informatie getoond. Figuur 91.

Figuur 95 – achtergrondinformatie om vast te stellen of een contact Niet pluis is

 

Algemene procesbeschrijving In deze beschrijving wordt er vanuit gegaan dat de triagist de signaleringsvraag, de huisarts het SPUTVAMO formulier invult, evt. de verdenking bevestigd of afwijst en een vervolgactie aangeeft

Op het contactscherm wordt de Niet pluis vraag getoond. Bij een positieve beantwoording (ja) krijgt het contact 'Niet pluis' status. Bij 'nee' is het contact 'Pluis'. Een Pluis of Niet pluis contact bepaalt welke registratie de arts moet doen en wat optioneel is. Een arts kan het SPUTOVAMO formulier invullen, mogelijke kindermishandeling bevestigen of afwijzen en bij een bevestiging de vervolgactie aangeven. Als het contact Niet pluis is dan moet de arts minstens aangeven of het SPUTOVAMO formulier wordt ingevuld en of er een verdenking KMH is of niet.

Niet pluis signaleringsvraag

Bij een kind contact wordt altijd de Niet pluis signaleringsvraag getoond. Of de medewerker deze kan invullen is afhankelijk van instellingen in het rollenbeheer (recht 'KMH signaleringsvragen beantwoorden', zie handleiding PH 50 – Beheer). Als is ingesteld dat de vraag moet worden beantwoord dan wordt hierop gecontroleerd bij [Opslaan].
Bij een Niet pluis contact wordt een rode NP getoond in de KMH titelbalk. Bij een Pluis contact is dit een groene P. Bij een Niet pluis contact is de medewerker verplicht het Mijn signalen veld in te vullen. Deze tekst is na [Opslaan] nog aan te passen. Het veld wordt ook aan de huisarts getoond die de tekst verder kan aanvullen. In de Audit Trail worden wijzigingen bijgehouden zodat altijd herleidbaar is wie wat heeft geregistreerd.

Wijzigen beantwoorde signaleringsvraag

Bij een Pluis contact kan de beantwoording van de vraag worden gewijzigd zolang het contact niet is afgesloten. Bij een Niet pluis contact kan alleen de medewerker die de Niet pluis registratie heeft gedaan de beantwoording van de vraag nog aanpassen.
Let op! – de vraag kan alleen worden gewijzigd/beantwoord als de medewerker over de juiste rechten beschikt.

Uitstellen beantwoording signaleringsvraag

Als is ingesteld dat het invullen van de screeningsvraag verplicht is dan moet de vraag beantwoord zijn voordat via [Opslaan] het contact kan worden verlaten. Als het contact toch moet worden verlaten zonder beantwoording van de vraag dan kan de check box 'Triage en screeningsvraag uitstellen' worden aangevinkt De optie wordt alleen getoond als is ingesteld dat het verplicht is de screeningsvragen te beantwoorden. Functie wordt ook gebruikt om het afronden van de triage uit te stellen.
Afhankelijk of de screenings vragen beantwoord zijn en/of de triage afgerond is de check box op beide of één van de functies van toepassing. De optie wordt helemaal niet meer getoond als de signaleringsvragen zijn beantwoord en de triage is afgerond. 

Figuur 96 - uitstellen van de beantwoording

Openen Niet pluis contact uit de werklijst

Alleen als een contact Niet pluis is wordt bij openen van het contact uit de werklijst een extra kader ter attentie getoond. Bovenin wordt duidelijk vermeld dat het contact Niet pluis is en de beantwoording van de vragen en evt. opmerkingen.

Figuur 97 - extra signalering inclusief mijn signalen bij openen contact Niet pluis contact uit de werklijst

SPUTOVAMO formulier

Om SPUTOVAMO in te kunnen vullen of een vermoeden te registreren is het recht 'Vermoeden registreren' nodig in het beheer. 
Een arts kan bij een kind contact altijd aangeven het SPUTOVAMO formulier in te willen vullen, een vermoeden kindermishandeling registreren en of vervolgactie aan te geven. Ook als de triagist een Pluis registratie heeft gedaan of helemaal geen signaleringsvraag heeft beantwoord.

Figuur 98 - signalering kindermishandeling rubriek voor de huisarts

Verplicht vs niet verplicht beantwoorden

Bij een Pluis contact hoeft de arts niets te registreren rond kindermishandeling; er wordt geen enkele controle bij [Opslaan] of [Afsluiten] gedaan. Wel kan het SPUTOVAMO worden beantwoord als de situatie dat nodig heeft.
Bij een Niet pluis contact moet in ieder geval worden aangegeven of de huisarts het SPUTOVAMO formulier wilt invullen. Dit kan via de radio buttons:

• Bij 'Invullen' opent het SPUTOVAMO formulier en is het aan de arts welke vragen worden beantwoord.
• De arts is niet verplicht het formulier helemaal te beantwoorden.
• Het beantwoorden kan in fases worden gedaan. Het is bijvoorbeeld mogelijk om tussentijds op te slaan of het contact te verlaten en later de registratie te vervolgen.
• Bij 'Niet invullen' gebeurt er niets. Zolang het contact niet is afgesloten kan alsnog ervoor worden gekozen het SPUTOVAMO toch in te vullen.
• Deze optie wordt alleen getoond als het niet verplicht is het SPUTOVAMO formulier volledig in te vullen bij een Niet pluis contact of als er geen of een pluis registratie is.
• Als is ingesteld Deze instelling verschilt per huisartsenpost dat bij een Niet pluis contact alle meerkeuze vragen moeten worden beantwoord dan vervalt de optie 'SPUTOVAMO, Niet invullen':

• Het beantwoorden van het SPUTOVAMO formulier kan in fases worden gedaan. Het is bijvoorbeeld mogelijk om tussentijds op te slaan of het contact te verlaten en later de registratie te vervolgen. De arts is wel verplicht alle meerkeuze vragen op het SPUTOVAMO formulier te beantwoorden. Hierop wordt gecontroleerd bij [Afsluiten].

Figuur 99 - voorbeeld sputovamoformulier

Vermoeden Kindermishandeling bevestigen of afwijzen

Bij een Pluis contact hoeft de arts niets te registreren rond kindermishandeling; er wordt geen enkele controle bij [Opslaan] of [Afsluiten] gedaan. Wel kan een vermoeden op kindermishandeling via de menukeuzelijst 'Vermoeden kindermishandeling bevestigd?' worden aangegeven of afgewezen. 
Bij een Niet pluis contact moet worden aangegeven of het vermoeden op kindermishandeling wordt bevestigd of afgewezen. Dit kan via de keuzes 'Vermoeden kindermishandeling bevestigd?',  met de opties:

• Ja
  • Er is een zeker vermoeden, dit wordt met 'ja' bevestigd.
  • Er wordt een rode B getoond naast de rubriektitel.
  • Het is verplicht een vervolgstap aan te geven.
  • De eigen huisarts kan apart van de terugrapportage een digitaal bericht ontvangen ter signalering.
• Nee
  • Er is geen verdenking, het vermoeden wordt met 'nee' afgewezen.
  • Er hoeft geen vervolgstap te worden aangegeven.
• Misschien
  • Er is een verdenking maar niet sterk genoeg om het vermoeden met 'ja' te registreren.
  • Er wordt een rode B getoond naast de rubriektitel.
  • Het is verplicht een vervolgstap aan te geven.
  • De eigen huisarts kan apart van de terugrapportage een digitaal bericht ontvangen ter signalering.

Figuur 100 - vermoeden kindermishandeling registreren

Vervolgstappen bij kindermishandeling bevestigd ja of misschien

Als er een vermoeden is uitgesproken dan is de huisartsenpost verplicht te registreren welke vervolgstap is/wordt ondernomen. Er zijn 4 opties beschikbaar:

• Overdragen aan eigen huisarts
  • Alleen beschikbaar als de eigen huisarts bekend is.
  • In deze situatie moet de verantwoordelijk nog expliciet worden overgedragen.
  • De optie 'Verantwoordelijkheid overgedragen' wordt getoond.
  • Niet verplicht om voor Afsluiten in te vullen.
  • Gebruikelijk is dat de aandacht functionaris op een later moment contact opneemt met de eigen huisarts en hierna registreert dat de 'verantwoordelijkheid is overgedragen'. Contacten met deze vervolgstap worden op een aparte lijst voor de aandacht functionaris getoond.
• Melding Veilig Thuis
  • De verantwoordelijkheid wordt impliciet overgedragen er is geen extra registratie meer vereist door de aandacht functionaris.
• Verwijzen Kinderarts
  • De verantwoordelijkheid wordt impliciet overgedragen er is geen extra registratie meer vereist door de aandacht functionaris.
• Verwijzen SEH
  • De verantwoordelijkheid wordt impliciet overgedragen er is geen extra registratie meer vereist door de aandacht functionaris.

Terugrapportage naar huisarts

In het terugrapportagebericht wordt geen enkel onderdeel van de kindermishandeling registratie meegestuurd Als in de SOEP vrije tekst wordt ingevuld of er wordt een ICPC toegevoegd die wel wijst op de verdenking dan is dit wel onderdeel van het terugrapportagebericht. Wel kan de huisarts met een los bericht extra worden geattendeerd op dit contact/deze patiënt. Dit gebeurt volledig automatisch als onderdeel van het afsluitproces.
Of er een bericht wordt gestuurd wordt ingesteld in het beheer en verschilt per huisartsenpost.

Vermoeden kindermishandeling ongedaan maken

Als er een vermoeden kindermishandeling is geregistreerd en dit blijkt toch fout dan is het mogelijk dit achteraf nog te wijzigen. Dit kan in het contactarchief door:

• De medewerker die het contact met een bevestigd vermoeden heeft afgesloten;
• Een medewerker die het recht 'Vermoeden ongedaan maken' heeft
• Met dit recht hoef je het contact niet zelf te hebben afgesloten.

Als het vermoeden kindermishandeling op 'nee' staat en het contact is afgesloten dan kan dit niet meer worden gewijzigd.

Aandachtfunctionaris

Een huisartsenpost kan een medewerker een aantal verantwoordelijkheden geven in de afhandeling van kind contacten. Dit is ook wel de 'KMH Aandachtfunctionaris'. Hiervoor is een aantal rechten beschikbaar waarmee die taken kunnen worden uitgevoerd. Deze worden in het beheer ingesteld en kunnen per huisartsenpost verschillen.
Een medewerker die Aandachtfunctionaris is krijgt een extra menuoptie 'Signalering KMH' waarin alle kind contacten worden getoond. Het accent ligt op de contacten met een verdenking waarvan de verantwoordelijkheid nog niet is overgedragen. De Aandachtfunctionaris kan registeren dat de verantwoordelijkheid is overgedragen en/of het vermoeden kindermishandeling ongedaan maken.

Ter extra attentie worden de verdachte kind contacten met een verdenking kindermishandeling waarvan de verantwoordelijkheid nog niet is overgedragen getoond op het Prikbord 'Persoonlijke berichten' (zie handleiding PH 10 – Opstarten en inloggen). 

Figuur 101 - prikbord persoonlijke berichten met kindermishandeling melding

Submenu Signalering kindermishandeling

In dit submenu worden alleen kind contacten getoond T.t.v. het contact was de patient jonger dan 18 jaar. Standaard worden de contacten met een verdenking kindermishandeling getoond waarvan de verantwoordelijkheid nog niet is overgedragen (vervolgactie was 'overdragen aan eigen huisarts'). Via de verschillende filteropties kunnen eenvoudig overige kind contacten worden getoond. 

Figuur 102 - submenu signalering kindermishandeling

• Met de verschillende menukeuzelijsten en zoekvelden kan het resultaat gefilterd of uitgebreid worden;
• Standaard is de radiobutton 'Selectie' gekozen;
• Via de radiobutton 'Alle kinderen' worden alle contacten van alle kinderen getoond ongeacht een KMH registratie;
• De radiobutton 'Alle contacten met een positief KMH signaal' toont alle contacten met een positief kindermishandeling signaal:
• Niet pluis;
• En of KMH vermoeden bevestigt ja/misschien;
• En of SPUTOVAMO ingevuld.

Hiervoor is het recht 'Aandachtfuncties' nodig. 

Verantwoordelijkheid overdragen of verdenking ongedaan maken

Door te klikken op een contact wordt het contact geopend. De Aandachtfunctionaris kan:

• Bij de vervolgstap 'Overdragen aan eigen huisarts' via de check box 'Verantwoordelijkheid overgedragen' registreren dat er contact is geweest met de eigen huisarts;
• Het vermoeden kindermishandeling 'Ja' of 'Misschien' op 'Nee' worden gezet.

Als het contact is opgeslagen zijn beide opties Alleen lezen. 
Voor het ongedaan kunnen maken van een verdenking is het recht 'Vermoeden ongedaan maken' nodig. 

Eigen opmerkingenveld

Als de medewerker over de juiste rechten beschikt (zie T50 – Beheerhandleiding) dan heeft de aandachtfunctionaris een vrij tekstveld beschikbaar in het contactarchief. Dit veld wordt alleen getoond aan medewerkers die aan een rol zijn verbonden met het recht 'HOK en of KMH aandachtfuncties'.
Let op! Voor het tonen van het vrij tekstveld bij een contact voor een volwassene is het recht 'HOK aandachtfuncties' nodig. Bij een kind contact het recht 'KMH aandachtfuncties'.
Registratie in dit veld is onderdeel van het THAP contact en wordt niet gecommuniceerd naar de eigen huisarts. De teller geeft aan hoeveel karakters (nog) ingevoerd kunnen worden. 

Figuur 103 - vrij tekstveld voor de HOK/KMH aandachtfunctionaris

Gecombineerde signalering (HOK en KMH) op één adres

Het is alleen voor de Aandachtfunctionaris mogelijk een overzicht te tonen van meerdere kindermishandeling verdachte contacten of huiselijk geweld, ouderenmishandeling en kindcheck verdachte contacten op één adres (zie opsomming in vorige paragraaf wanneer een contact verdacht is):

• Klik op een patiënt/contactregel in het submenu Signalering KMH. Het contactscherm wordt getoond;
• Als er meerdere verdachte contacten op één adres zijn dan wordt bovenin een extra waarschuwing getoond;

• Via de knop [Tonen] wordt in een extra scherm de betreffende contacten getoond. Deze contacten kunnen als Alleen lezen worden geopend;

Figuur 104 – meerder verdachte kind contacten op één adres

Let op! – o.b.v. Postcode / huisnummer wordt gekeken of er verdachte contacten zijn. Dit zou bij huisnummer toevoegingen onterecht kunnen zijn. Controleer daarom goed het woonadres van de patiënt om te bevestigen of het daadwerkelijk over hetzelfde gezin gaat.

Signalering Prikbord, Persoonlijke berichten

Van de verdachte contacten met de vervolgstap 'Overdragen aan eigen huisarts' is de verantwoordelijkheid nog niet is overgedragen. Deze worden ter extra attentie getoond op het Prikbord Persoonlijke berichten. 
Via [Open call ,call nr.] wordt het contact geopend en kan de juiste actie worden uitgevoerd.

Figuur 105 - prikbord persoonlijke berichten met een verdacht contact waarvan de verantwoordelijkheid nog niet is overgedragen

Logistieke registratie – Huiselijk geweld, ouderenmishandeling, kindcheck (HOK)

Het HOK protocol is actief bij contacten voor patiënten van 18 jaar en ouder. Het HOK protocol is gebaseerd op de werking van het KMH protocol.

Figuur 106 - HOK rubriek op het contactscherm van de volwassen patiënt

Pluis/Niet pluis?

De triagist Of huisarts afhankelijk van het beleid op de post en toegewezen rechten kan de Niet pluis vraag beantwoorden. Als het verplicht is deze vraag te beantwoorden dan wordt een  getoond. Hier wordt bij [opslaan] op gecontroleerd.
Als met de muis over het "i-tje" wordt bewogen dan wordt in een tool tip extra informatie getoond over de betekenis van de kind check. 

Figuur 107 - achtergrondinformatie om vast te stellen of een contact Niet pluis is

Als het contact Niet pluis is dan moet het veld 'Mijn signalen' worden ingevoerd. Er wordt een  getoond om dit aan te geven en op gecontroleerd bij [opslaan]. De teller geeft aan hoeveel karakters (nog) ingevoerd kunnen worden. 

Figuur 108 - verplichte invoer van Mijn signalen bij een Niet pluis contact

Overeenkomsten met KMH

Verdere functionaliteit rondom de registratie van een Niet pluis gevoel bij een volwassene is vergelijkbaar met de functionaliteit van het KMH protocol, bijvoorbeeld:

• De mogelijkheid voor de medewerker om een Niet pluis vraag te kunnen beantwoorden en of dit verplicht is, wordt ingesteld in het instantiebeheer en rollenbeheer:
• Als het verplicht is de Niet pluis vraag te beantwoorden dan wordt een *** in de HOK rubriekstitel getoond 
• Via de check box 'HOK screening uitstellen' kan het beantwoorden van de (verplichte) Niet pluis vraag worden uitgesteld. 

Figuur 109 - uitstellen van de beantwoording

• Bij een Niet pluis beantwoording kan alleen de auteur (de medewerker die het Niet pluis antwoord gegeven en daarna het contact opgeslagen heeft) het antwoord nog wijzigen naar 'pluis';
• Bij een pluis antwoord of geen antwoord kunnen alle medewerkers met de juiste rechten het antwoord nog wijzigen;
• Bij een Niet pluis antwoord wordt bij openen van het contact uit de werklijst altijd een extra signalering getoond.

Vermoeden HOK bevestigen of afwijzen

De huisarts kan een vermoeden HOK registeren in de HOK rubriek. I.t.t. het KMH protocol is deze rubriek alleen opengeklapt als er een registratie is gedaan. 

Figuur 110 - HOK registratie door huisarts

• Voor de huisarts wordt de Niet pluis vraag en het antwoord altijd als alleen lezen getoond De Niet pluis vraag is te wijzigen als de huisarts rechten heeft de vraag te wijzigen en er geen 'Niet pluis' antwoord is gegeven ;
• Als met de muis over het "i-tje" wordt bewogen wordt in een tool tip extra informatie over de kind check.

Bij een Niet pluis contact moet het vermoeden HOK altijd worden bevestigd ("ja" of "misschien") of afgewezen. Er wordt een getoond om dit aan te geven en wordt op gecontroleerd bij [afsluiten].

Figuur 111 - registratie vermoeden HOK door de huisarts

Bij een bevestigd vermoeden is het verplicht een vervolgactie aan te geven. Er wordt een  getoond om dit aan te geven en wordt op gecontroleerd bij [afsluiten].

Wat	Betekenis
Overgedragen aan eigen huisarts	Expliciete overdracht van de verantwoordelijkheid, via het contactarchief of submenu signalering HOK kan de overdracht nog expliciet worden aangegeven door de HOK aandachtfunctionaris
Melding Veilig Thuis	Impliciete overdracht van verantwoordelijkheid aan de betreffende instantie. De huisartsenpost heeft hier vaak een eigen beleid in hoe verder te handelen
Verwijzing SEH	Impliciete overdracht van verantwoordelijkheid aan de betreffende instantie. De huisartsenpost heeft hier vaak een eigen beleid in hoe verder te handelen

Bij het opmerkingen veld wordt gemeld hoeveel tekens ingevoerd kunnen worden. Er wordt teruggeteld naar 0.

Overeenkomsten met KMH

Verdere functionaliteit rondom de registratie van een vermoeden HOK is vergelijkbaar met de functionaliteit van het KMH protocol, bijvoorbeeld:

• De mogelijkheid voor de medewerker om een HOK bevestiging te kunnen registreren wordt ingesteld in het rollenbeheer;
• Bij een Niet pluis antwoord wordt bij openen van het contact uit de werklijst altijd een extra signalering getoond;
• De huisarts die het vermoeden HOK heeft bevestigd kan via het contactarchief dit vermoeden nog ongedaan maken. Hiervoor zijn geen extra rechten nodig;

• Een afgewezen vermoeden HOK ('nee') kan na [afsluiten] niet meer gewijzigd worden;

• Een bevestigd vermoeden HOK ('ja' of 'misschien') kan met een extra digitaal bericht worden gesignaleerd aan de eigen huisarts. Dit is instelbaar in het instantiebeheer;
• Een bevestigd vermoeden HOK met vervolgactie 'Overdragen aan eigen huisarts' wordt direct op een aparte werklijst voor de aandachtfunctionaris getoond zodat expliciete overdracht kan worden geregistreerd.

Aandachtfunctionaris

O.b.v. de juiste rechten (zie PH 50 - Beheerhandleiding) heeft de aandachtfunctionaris een aantal HOK functies beschikbaar:

• In het call management hoofdmenu wordt het submenu 'Signalering HOK' getoond.
• Kan bij openen van een contact met vervolgfunctie 'overdragen aan eigen huisarts' de verantwoordelijkheid worden overgedragen;
• Kan een bevestigd vermoeden HOK ongedaan worden gemaakt;
• Wordt op het persoonlijk prikbord een mededeling getoond dat er een bevestigd HOK contact met vervolgactie 'overdragen aan eigen huisarts' is waarvan de verantwoordelijkheid nog moet worden overgedragen;
• Vrij tekstveld voor aantekeningen in het contactarchief (zie PH33 - Contactarchief).

Submenu signalering HOK

Figuur 112 - submenu signalering HOK

Standaard is de optie 'Selectie' actief en worden direct de contacten met een positief vermoeden HOK en vervolgfunctie 'Overdragen aan eigen huisarts', die niet zijn overgedragen, getoond. Door het wijzigen van de keuze in de drop down menu's en of toevoegen van extra zoekcriteria kan het zoekresultaat worden beïnvloed.
De optie 'Alle contacten met een positief HOK signaal' toont contacten met minimaal één positief HOK signaal:

• Niet pluis is 'ja';
• Bevestiging vermoeden HOK met 'ja' of 'misschien'.

Voordat een zoekresultaat getoond wordt zal minimaal één extra zoekcriterium moeten worden ingevoerd. 

Figuur 113 - overzicht contacten met een positief HOK signaal

Door het contact te openen kan de aandachtfunctionaris registreren dat de verantwoordelijkheid is overgedragen of het vermoeden HOK wijzigen of ongedaan maken.
Op het submenu signalering HOK is geen contactarchief beperking via het rollenbeheer van toepassing. Wel worden in dit submenu alleen contacten getoond met minimaal 1 positief HOK signaal zodat niet het gehele contactarchief beschikbaar is.

 

Gecombineerde signalering (HOK en KMH) op één adres

Bij openen van een contact via het submenu signalering HOK of KMH wordt op basis van postcode en huisnummer gecontroleerd of er op hetzelfde adres contacten zijn geregistreerd met een positieve HOK en of KMH signalering. Als dit zo is wordt bovenaan het scherm een extra melding getoond "Let op! Er zijn KMH en/of HOK registraties bekend op dit woonadres". 

Figuur 114 - meerdere KMH/HOK registraties op het zelfde adres

Via [Tonen] wordt een overzicht getoond van de betreffende registraties en kan worden doorgeklikt in het contact.

Persoonlijk prikbord

Als er een contact is met een bevestigd vermoeden HOK en vervolgfunctie 'overdragen aan eigen huisarts' dan wordt op het persoonlijk prikbord (onderdeel van het hoofdmenu 'Algemeen') ook een melding getoond ter signalering dat er actie moet worden ondernomen. 

Figuur 115 - persoonlijk prikbord met een melding van een positief HOK contact

Verschillen met KMH protocol

Het HOK protocol verschilt op een aantal punten met het KMH protocol:

• Het HOK kader wordt niet altijd opengeklapt getoond, alleen als:
• In het beheer is ingesteld dat het verplicht de Niet pluis vraag te beantwoorden;
• Als er een antwoord is gegeven of het Mijn signalen veld is ingevuld
• Er kan geen SPUTOVAMO formulier worden ingevoerd;
• De vervolgacties bij een bevestigd vermoeden HOK verschillen;
• De filters in het submenu signalering HOK verschillen.

Logistieke registratie - Overdragen

Figuur 116 - overdragen

 Als de verwijsmodule is geactiveerd dan kan een contact worden overgedragen naar bijv. de SEH of Ambulance meldkamer (op termijn). Klik radiobutton 'ja'.

Figuur 117 - organisatie kiezen

 Kies de juiste organisatie.

Figuur 118 - verwijsurgentie

 En registreer overige velden. De verwijsurgentie is standaard gelijk aan die van het contact en kan worden gewijzigd. De vraagstelling (ook wel verwijsvraag) is verplicht.

• Na [Afsluiten] wordt het verwijsberichtvoorbeeld getoond. 

  • De ontvangende verwijsorganisatie en afdeling kunnen hier nog worden aangepast.
  • Het verwijsbericht toont het HAP contact inclusief, triagegegevens, contacturgentie, verwijsurtentie, verwijsvraag, voorgeschreven informatie en dossierinformatie van de huisarts of informatie die historisch bekend is in Topicus HAP.
  • Dit is de Professionele Samenvatting (PS) o.b.v. het e-spoed filter en bevat memo's, actuele medicatie en verstrekkingen, journaalregels (laatste 10 dagen), openstaande episodes, contra-indicaties, allergieën en uitslagen (laatste 10 dagen).

• Via de knop [Verwijsorganisatie of specialisme wijzigen] kan de gekozen verwijsorganisatie of specialisme worden gewijzigd.

• Via de check box 'wel/niet meesturen' kan worden aangegeven of de informatie van de PS meegaat in de verwijzing.
• Met de knoppen onderin het scherm wordt met:

  • [Terug] teruggegaan naar het HAP contact, evt wijzigingen worden niet onthouden.

  • [Niet verwijzen en afsluiten] het contact afgesloten en de verwijzing geannuleerd.

  • [Verwijzen met kopie patiënt] naast een digitale verwijzing ook een print gemaakt. Als de verwijsorganisatie geen digitaal bericht kan ontvangen worden er 2 afdrukken gemaakt.

  • [Verwijzen] wordt het contact digitaal verwezen. Als de verwijsorganisatie geen digitaal bericht kan ontvangen wordt er 1 afdruk gemaakt.

Indicatie verwijsbrief bij geen dossier

Als niet alle externe dossiers ontsloten zijn dan wordt naast de algemene melding of er externe dossier beschikbaar waren ook per onderdeel aangegeven of het item echt niet van toepassing is of dat dit onbekend is o.b.v. geen externe dossiers.
Hiervoor worden onderstaande uitgangspunten gebruikt:

1. Alle dossiers binnen, alle protocollen HWG, MD en ICA geven een groen vinkje:
   1. De dossierinformatie wordt getoond.
   2. Waar geen informatie beschikbaar is wordt gemeld 'Geen informatie beschikbaar'.
2. Niet alle dossiers zijn binnen, niet alle protocollen²⁷ tonen een groen vinkje:
   1. De dossierinformatie wordt getoond met de opmerking 'De getoonde gegevens zijn mogelijk niet volledig'.
   2. Waar geen informatie beschikbaar is wordt gemeld 'Onbekend'.
3. Geen dossiers ontvangen, geen enkel protocol²⁷ toont een groen vinkje:
   1. De dossierinformatie uit THAP wordt getoond met de opmerking 'De getoonde gegevens zijn mogelijk niet volledig'.
   2. Waar geen informatie beschikbaar is wordt gemeld 'Onbekend'.

Figuur 119 - verwijsbericht voorbeeld

Als er geen extern dossier is dan bevat de PS alleen PHAP informatie. Op de verwijsberichtafdruk en in het digitale verwijsbericht wordt dit extra vermeld en de rubrieknaam is 'Professionele samenvatting' leeg.
In het contactarchief kan het verwijsbericht met de informatie die beschikbaar was op het moment van verwijzen altijd worden geprint.

Logistieke registratie – Feedback

Als is ingesteld dat de huisartsenpost gebruikmaakt van de 'Topicus' Feedback module dan wordt de rubriek 'Feedback' getoond. 

Figuur 120 - feedback via de Topicus feedback module

De huisarts kan hier zijn vraag registreren die na afsluiten automatisch aan de eigen huisarts in 'Mijn Patiënten' wordt getoond. Het antwoord van de eigen huisarts wordt op het Prikbord Persoonlijke berichten getoond aan de medewerker. Bij gebruik van Modatran/CareTrace kan de optie Feedback gewenst worden aangeklikt. Zie ook handleidingen PH 30 – Opstarten en inloggen en PH 60 – Mijn Patiënten.

Functieknoppen onderaan het scherm

Onderaan het huidig contacttabblad zit een aantal functieknoppen waarmee het contact op de juiste wijze door de applicatie wordt gerouteerd of waarmee extra functionaliteit op het contactscherm beschikbaar komt. De functieknoppen die getoond worden zijn afhankelijk van de medewerker rol (alleen de huisarts heeft de [Afsluiten] knop beschikbaar) en toegewezen rechten in het rollenbeheer. Dit laatste verschilt per huisartsenpost. 

Figuur 121 - functieknoppen voor de triagist

Figuur 122 - functieknoppen voor de huisarts

KMH/HOK screening en Triage uitstellen

Waarneembericht versturen/contact opvraagbaar

Standaard wordt er vanuit gegaan dat het HAP contact naar de eigen huisarts wordt gerapporteerd of als het bericht niet kan worden afgeleverd (via het LSP) het contact opvraagbaar. Als de patiënt dit niet wilt dan wordt de vink in de check box verwijderd.

Opslaan

De triagist en huisarts hebben een [Opslaan] knop. Hiermee wordt het contact opgeslagen en de werklijst getoond. Afhankelijk van de rol van de medewerker wordt gecontroleerd of verplichte informatie aanwezig is.
Triagist:

• SDA;
• Urgentie;
• Locatie;
• Actie:
• Afspraak bij een consult.
• Bij een visite moet een volledig adres (straat, nummer, plaats) bekend zijn. Dit kan het thuisadres of bezoekadres zijn.

• Evt. een registratie item als deze als 'verplicht bij [Opslaan]' is ingesteld.

• Terugbelnummer;
• Triage afgerond;
• KMH screeningsvragen beantwoord mits dit verplicht is ingesteld.

Huisarts:

• SHA;
• Als de triage niet is afgerond of de screeningsvragen (mits verplicht) niet zijn beantwoord;
• Actie:
• Afspraak bij een consult.
• Bij een visite moet een volledig adres (straat, nummer, plaats) bekend zijn. Dit kan het thuisadres of bezoekadres zijn.

Validatie wordt altijd met een rode melding bovenin het scherm getoond.

Meer knop

Onder de [Meer] knop wordt extra functionaliteit getoond die niet altijd gebruikt wordt. Welke functies getoond worden is deels afhankelijk is van rechten die zijn toegekend en de registratie in het contact op dat moment. Functies die kunnen worden getoond:

• Contact afdrukken;
• Medicatie afdrukken;
• Audit Trail;
• Factuur afdrukken;
• Label afdrukken;
• Deactiveren.

Figuur 123 - functies onder de [meer] knop

Contact afdrukken

Altijd getoond en met de optie wordt het contact afgedrukt.

Medicatie afdrukken

Optie wordt alleen getoond als er een recept is gekoppeld aan het contact. Met deze optie wordt het recept afgedrukt. Op het recept wordt naast de personalia het voorschrift getoond, de voorschrijver, verzekeringsgegevens en apotheek. Als het recept bezorgd wordt, wordt onderaan het bezorgadres getoond. 

Figuur 124 - voorbeeld van een receptafdruk

Audit Trail

Optie wordt alleen getoond als medewerker over de juiste rechten beschikt (Audit Trail inzien). Via de Audit Trail wordt in één oogopslag het verloop van het contact getoond. In de linker kolom wordt de eerste registratie en in de rechter kolom de huidige waarde getoond. Met een klik op de regel worden de details getoond Afhankelijk van de registratie wordt de wijziging real time doorgevoerd of is deze zichtbaar nadat het contact is opgeslagen. De Audit Trail bestaat uit 3 niveaus:

• Contact gerelateerde informatie;
• Patiënt gerelateerde informatie;
• Voorgeschreven recepten, inclusief de verwijderde recepten.

Via de print knop wordt de Audit Trail gevolgtijdelijk geprint. 

Figuur 125 - audit trail van het contact

Factuur afdrukken

Als er een contante betaling is geregistreerd dan kan via de knop [Factuur afdrukken] de factuur altijd worden afgedrukt. Het factuurvoorbeeld wordt getoond. 

Figuur 126 - factuurvoorbeeld

Label afdrukken

Printen van NAW gegevens op een label. Alleen beschikbaar als de werkplek beschikt over Dymo label software (raadpleeg de werkplekbeheerder bij twijfel) en printer aangesloten via een USB kabel of print server.

Deactiveren

Optie wordt alleen getoond als medewerker over de juiste rechten beschikt in het rollen beheer (Call deactiveren). Via [Deactiveren] wordt het contact afgesloten en in het contactarchief geplaatst. Het afsluitproces wordt niet doorlopen. Het invoeren van een deactiveren reden is verplicht en wordt getoond in de Audit Trail. 

Figuur 127 - deactiveren van het contact met deactiveren reden

Recept verzenden

Parkeren

Deze optie is altijd beschikbaar. Met de [Parkeren] knop wordt het contact tijdelijk geparkeerd in de werklijst. Het contact is toegeëigend aan de medewerker met het idee het contact op een later moment zelf verder af te handelen (bijv. als de patiënt een urinemonster moet maken en daarna terugkomt bij jou). In de werklijst wordt met iconen getoond dat het contact geblokkeerd is of vrij te openen.

Figuur 128 - blokkeericonen in de werklijst

• Dossier – contact wordt niet bewerkt en is te openen om te kunnen bewerken;
• Handje – contact wordt op dit moment bewerkt door een andere medewerker. Contact is als alleen lezen te openen;
• Slotje – contact is door een andere medewerker geblokkeerd. Contact is als alleen lezen te openen;
• Poppetje met slotje – contact is door jezelf geblokkeerd en te openen om te kunnen bewerken.

O.b.v. toegekende rechten kan een contact gedeblokkeerd worden. Zie voor meer details handleiding PH 32 – Werklijst.

Afsluiten

Alleen de huisarts heeft deze knop beschikbaar. Met de [Afsluiten] knop wordt het afsluitproces geactiveerd. Er wordt controle op verplichte velden gedaan:

• SHA:
• Altijd verplicht.
• O, E, P, ICPC
• Instelbaar.
• Registratie item:
• Instelbaar 
• Digitaal verwijzen ja/nee:
• Instelbaar 
• Afgeronde Triage en KMH screeningsvragen;
• Bij Niet pluis, SPUTOVAMO invullen ja/nee:
• Als is ingesteld dat het SPUTOVAMO verplicht moet worden ingevuld dan wordt ook gecontroleerd of de meerkeuze vragen zijn beantwoord.
• Bij Niet pluis, Verdenking KMH ja/nee/misschien.

Dit type validatie wordt altijd met een rode melding bovenin het scherm getoond
Er kan een aantal waarschuwingen worden getoond:

• Terugbelnummer;
• Onvolledige gegevens:
  • Als personalia onvolledig is dan wordt dat gemeld.
  • Er kan teruggegaan worden naar het contactscherm en via de personaliarubriek kunnen de gegevens worden aangevuld.

  • Via [OK] wordt het scherm gesloten en het contact in 'Onvolledige gegevens' geplaatst. Zie handleiding PH 36 – Onvolledige gegevens.

• Medicatiebewaking:
  • Als een collega een recept heeft voorgeschreven en de medicatiebewakingswaarschuwing genegeerd heeft dan wordt dit gemeld bij afsluiten.
  • In de pop up wordt het voorschrift getoond en de genegeerde medicatiebewaking.

  • Met het kruisje kan het recept worden verwijderd, via [Bewerken] wordt het recept voorschrijvenscherm getoond en kan het recept verder worden bewerkt en het contact weer afgesloten. 

Figuur 129 - medicatiebewakingswaarschuwing bij afsluiten

Recept afdruk:

• Als de apotheek geen digitale recepten ontvangt of er is een opium recept ( voorgeschreven dan wordt automatisch het recept afdrukvoorbeeld getoond.
• Bestaande episode:
  • Als aan het contact een episode is toegevoegd die al bestaat dan wordt dit gemeld.
  • Als de episode meerdere keren voor komt bij de patiënt dan wordt de laatst gebruikte bovenaan getoond (contactdatum staat tussen haakjes).
  • Standaard wordt er vanuit gegaan dat de recent gebruikte bestaande episode wordt gebruikt.

  • Via [Geselecteerde episode gebruiken] wordt de gekozen bestaande episode aan het contact gekoppeld.

  • Via [Nieuwe episode aanmaken] wordt de nieuwe episode gekoppeld aan het contact.

Figuur 130 – bestaande episode gebruiken scherm bij afsluiten

• Digitaal verwijsbericht afdruk.
• Er zijn meerdere zorgverleners waar het terugrapportagebericht (LSP) kan worden afgeleverd

Wanneer door meerdere zorgverleners een Professionele Samenvatting (PS) is opgeleverd dan moet bij [Afsluiten] een keuze worden gemaakt naar welke zorgaanbieder het terugrapportagebericht (LSP) wordt gestuurd.
Er wordt een extra 'Afrondscherm getoond'. Een keuze is verplicht. 

Figuur 131 - afronden scherm bij meerdere zorgaanbieders (LSP)

Episodes niet van type 1 of 2

Als aan een contact een episode wordt gekoppeld die niet tot de (NHG) type 1 of 2 behoort dan zet THAP automatisch een einddatum 2 jaar in de toekomst. Deze datum wordt gecommuniceerd via het terugrapportagebericht met de eigen huisarts.
Binnen THAP wordt dit type episode als deze twee jaar niet is gebruikt niet meer getoond in het contact. Mocht de eindgebruiker deze inactieve episode als nieuwe episode kiezen dan zullen wij dit bij afsluiten melden. De medewerker heeft dan de keuze om de inactieve episode weer te activeren. 

Figuur 132 - signaleren dat er een bestaande inactieve episode bij de patiënt bekend is

SHA verplicht pop-up

Bij [Afsluiten] is de SHA verplicht. Afhankelijk van de aanwezigheid van de SDA en afwezigheid van andere verplichte velden wordt de 'SHA regel verplicht pop-up' getoond met 1, 2 of 3 mogelijkheden:

• SHA bewerken – Na klikken, kan de SHA bewerkt worden, de SDA wordt niet overgenomen;
• SDA overnemen en bewerken – Na klikken, kan de SHA bewerkt worden, de SDA is overgenomen;

Figuur 133 - SHA regel verplicht pop-up bij nog missende verplichte velden

• SDA overnemen en direct fiatteren – wordt alleen getoond als alle verplichte velden gevuld zijn. Na klikken wordt de SDA gekopieerd naar de SHA en het contact automatisch afgesloten.

Figuur 134 - SHA regel verplicht pop-up wanneer alle verplichte velden aanwezig zijn

Automatisch verplaatsen afspraaktijd

Als op het moment van [Afsluiten] van het contact Van toepassing op alle acties waar afspraken voor geboekt worden. de fiatteertijd vóór de afspraaktijd ligt dan wordt automatisch de afspraak in de agenda verplaatst naar het moment van Afsluiten. Het tijdstip waar de afspraak oorspronkelijk in gepland stond komt vrij (is in de toekomst) en kan gebruikt worden voor nieuwe afspraken.

SPOED contact

Wanneer tijdens de werkzaamheden de spoedlijn overgaat dan is het mogelijk via de SPOED knop direct het spoedcontact te starten. Een extra scherm verschijnt bovenop het scherm waar je op dat moment mee bezig was. Je kunt direct het spoedcontact starten. Na beëindigen van het spoedcontact keer je terug op het scherm waar je aan het werk was.

Figuur 135 - spoedknop voor het starten van het spoedcontact

Onvolledige gegevens

Vaak is er geen tijd om alle persoonsgegevens uit te vragen. Bij een spoedcontact staat de 'onvolledige gegevens' check box standaard gevinkt zodat snel door het contactaannameproces kan worden gerouteerd Afhankelijk van de beheerinstellingen is deze optie beschikbaar.

Figuur 136 - spoedcontact met standaard gevinkte onvolledige gegevens checkbox

Bij [Afsluiten] wordt aan de HA een melding getoond dat het contact onvolledig is. De HA kan de missende gegevens aanvullen of het contact afsluiten. Wanneer het contact met onvolledige personalia wordt afgesloten dan wordt het contact in het submenu Onvolledige calls geplaatst om op een later moment volledig te worden gemaakt. Het is niet mogelijk binnen het TAP protocol onvolledige contacten aan te nemen.