Werklijst

Inleiding
Opbouw scherm
Werklijst per locatie
Tabblad Gecombineerd
Tabblad Mijn Werklijst
1-uurs autorisatiecontacten
Inloggen op spreekkamer tonen consulten op Mijn werklijst
TAP
Samengestelde rubriek
Werklijst
Algemene werking
Zorgvraag ge-audit tonen
Samengestelde rubriek
Rubriek Visite
Track en Trace
Thuiszorg mobiele locaties
Rubriek TAP
Rubriek Nog niet opgeslagen
Zorgvraag
Bezoekadres
Contact Alleen lezen of te bewerken?
Deblokkeren
Binnenmelden, registratie WID en factuur afdrukken
Contant betalen. factuur afdrukken
Ongedaan maken binnenmelden
Label printen
Wachttijdteller
Functieknoppen
Waarschuwing bij uitloggen
Track en Trace (TomTom en CityGIS)
Rit statussen
Track and Trace in Topicus HAP
Ritcoördinatie vanuit de werklijst
Ritcoördinatie vanuit het contactscherm
Waarschuwingen en meldingen
Track and Trace vanuit de auto
Registreren van rittijden

Inleiding

De werklijst is het hart van het primair proces. Hier worden alleen de openstaande contacten getoond die zijn aangenomen door de triagist en met de juiste urgentie en actie zijn klaargezet voor de huisarts om af te handelen.

Opbouw scherm

• De werklijst toont de openstaande contacten per locatie:
• Er kunnen 2 extra tabbladen getoond worden:
  • Het tabblad 'Gecombineerd' toont alle oproepen van alle locaties op 1 tabblad.
    • M.n. gebruikt door de regieassistent of regiearts.
  • Het tabblad 'Mijn werklijst' In het voorbeeld wordt dit tabblad niet getoond. toont alleen contacten die de huisarts moet fiatteren, terugbellen of die geboekt zijn voor de spreekkamer waarin gewerkt wordt.
    • M.n. gebruikt door de huisarts.
• Per locatie is de werklijst gegroepeerd op actie:
  
  • Iedere actie één rubriek.
  • De actienamen zijn instelbaar en kunnen verschillen per huisartsenpost.
• De werklijst heeft een aantal functieknoppen:
  
  • Zoeken in de werklijst.
  • Terugzetten van de standaard sortering.

Figuur 1 - werklijst met openstaande contacten

Werklijst per locatie

De openstaande contacten worden per locatie getoond in de werklijst. De namen van de locaties zijn instelbaar in het beheer en verschillen per huisartsenpost. Naast contacten per locatie kunnen de tabbladen 'Gecombineerd' en of 'Mijn werklijst' worden getoond. 

Figuur 2 - groepering van contacten per locatie

Tabblad Gecombineerd

Op dit tabblad worden alle contacten van alle locaties getoond. Aan de rubrieken op de werklijst is een extra kolom 'Locatie' toegevoegd. Het tabblad is vooral bedoeld voor de regieassistent en regiearts voor het kunnen hebben van overzicht.

Figuur 3 - tabblad gecombineerd met alle contacten van alle locaties

Tabblad Mijn Werklijst

Aan de huisarts kan ook het tabblad 'Mijn werklijst' worden getoond met een deel van de contacten die ook op de tabbladen per locatie worden getoond.
Op dit tabblad worden alleen contacten getoond waar de rol 'huisarts' op de post (er worden dus geen visites getoond) mee aan de slag moet:

• Alle 1-uurs autorisatiecontacten
  • Telefonische consulten die teruggebeld moeten worden.
  • Adviesoproepen gedaan door de triagist die gefiatteerd moeten worden.
  • Door AIOS afgesloten contacten.
• De consulten toegewezen aan de agenda/spreekkamer waarop (eventueel) is ingelogd.

Als een contact door een AIOS is afgesloten, dan wordt automatisch een 'F-je' op de contactregel in de werklijst getoond. Als met de muis over het F-je wordt bewogen, dan wordt de naam van de medewerker die het contact heeft afgesloten getoond.

Figuur 4 - indicatie of de AIOS het contact ter fiattering aan heeft geboden

1-uurs autorisatiecontacten

De 2 rubrieken 'Terugbellen' en 'Fiatteren' worden altijd getoond. Als er geen contacten zijn dan wordt de rubriek grijsgekleurd onderaan getoond. De rubriek met consulten wordt alleen getoond als er op een spreekkamer is ingelogd.

Figuur 5 - mijn werklijst

Omdat de contacten binnen 1 uur gefiatteerd moeten zijn, wordt een kleurcodering ter extra attentie getoond (vanaf 30 minuten groen, vanaf 50 minuten oranje en bij 60 minuten rood). Zie handleiding PH 31 Contactafhandeling SOEP. 

Figuur 6 - kleurcodering

Inloggen op spreekkamer tonen consulten op Mijn werklijst

Op 'Mijn werklijst' kan bovenin de menukeuzelijst een keuze worden gemaakt in welke spreekkamer gewerkt wordt. De consulten geboekt voor die spreekkamer worden hierna getoond. 

Figuur 7 - kiezen spreekkamer op tabblad 'Mijn werklijst'

TAP

Alleen als de ingelogde medewerker een tandarts is, worden er TAP-contacten getoond op het tabblad 'Mijn werklijst'.

Samengestelde rubriek

Als gebruik wordt gemaakt van de 'Samengestelde rubrieken' in de werklijst, dit is instelbaar in het beheer, dan worden de 'Terugbellen' contacten en consulten in één samengestelde rubriek getoond op Mijn werklijst. De rubriek 'Terugbellen' blijft leeg en wordt onderaan getoond. 

Werklijst

Op een werklijst staan alle openstaande contacten gegroepeerd per actie. Dit wordt een 'rubriek' genoemd. Welke rubrieken dit zijn is instelbaar in het beheer en verschilt per huisartsenpost. De meest voorkomende rubrieken zijn:

• Advies:
  • In deze rubriek worden de adviezen van een triagist getoond die gefiatteerd moeten worden.
• Telefonisch consult:
  • In deze rubriek worden de contacten getoond waarvoor de arts de patiënt moet terugbellen binnen een uur.
• Consult:
  • In deze rubriek worden de contacten getoond waarvoor de patiënt een afspraak op de huisartsenpost heeft.
• Visite:
  • In deze rubriek worden de contacten getoond waarvoor de arts naar de patiënt gaat.
• Nog op te slaan:
  • In deze rubriek worden de contacten getoond die op dat moment worden geregistreerd en door de triagist nog niet zijn opgeslagen.

Figuur 8 - de werklijst met openstaande contacten

Iedere rubriek heeft een aantal vaste onderdelen; call nummer, urgentie, fiatteerstatus, aannametijd, geslacht, naam/geboortedatum patiënt, de zorgvraag, of het contact bewerkt wordt en door wie het contact is aangenomen.

Figuur 9 - standaard velden in een rubriek op de werklijst

De consultrubriek bevat 4 extra velden:

• Status;
• Afspraaktijd;
• Aankomsttijd;
• Wachttijdteller.

Figuur 10 - visiterubriek met specifieke velden

Tip - Als voor de telefonische consulten ook een afspraak in de agenda wordt geboekt, dan wordt in deze rubriek ook het veld 'afspraaktijd' getoond.

De visiterubriek bevat drie extra velden:

• Status;
• Mobiele locatie;
• Afspraaktijd (mits in het beheer is ingesteld dat visites ook geboekt worden in de agenda).

Figuur 11 - visiterubriek met specifieke velden

Algemene werking

De werklijst ververst automatisch bij iedere update om de meest actuele informatie te tonen.  
Door met de muis over velden te bewegen wordt extra details getoond. Bijvoorbeeld het naam veld of de zorgvraag als daar veel tekst is genoteerd.

Figuur 12 - details bij bewegen over naam veld of zorgvraag

De rubrieken zijn, m.u.v. de consultrubriek, gesorteerd op call nummer. De sortering kan in bijna alle velden handmatig worden aangepast via de pijltjes in de kolomnaam. De consultrubriek is gesorteerd op afspraaktijd en daarbinnen op urgentie en aannametijd. De zeer urgente contacten die zonder afspraak in de agenda geboekt worden, worden altijd bovenaan in de rubriek getoond (zie ook PH 31 contactafhandeling SOEP).

Figuur 13 - handmatig sorteren van een kolom in een rubriek

Een rubriek met contacten is blauwgekleurd en wordt in alfabetische volgorde bovenin de werklijst getoond. Aan de linkerzijde van de blauwe rubrieknaam wordt het aantal calls vermeld dat in de betreffende rubriek openstaat. Is er een call bij die onvolledige personalia heeft, dan wordt dit ook getoond.

Als een rubriek geen contacten heeft (er zijn geen openstaande contacten met de betreffende actie) dan wordt de rubriek grijsgekleurd onderin de werklijst getoond.
Door op de rubrieknaam te klikken klapt deze open en dicht.

Figuur 14 - grijze rubrieken in de werklijst zonder contacten

Zorgvraag ge-audit tonen

Figuur 15 - audit trail

Standaard wordt de zorgvraag leesbaar getoond. In het Instantiebeheer kan worden aangegeven deze ge-audit te tonen, zodat in de Audit Trail wordt bijgehouden wie deze gelezen heeft. De zorgvraag toont standaard een 'oogje'; hierop klikken toont de zorgvraag en registreert de medewerker in de Audit Trail.

Geen zorgvraag

Het tonen van de zorgvraag in de werklijst wordt bepaald door het recht 'Zorgvraag in werklijst tonen' in het rollenbeheer.

Samengestelde rubriek

Het is instelbaar om in de werklijst niet alle acties apart te tonen maar 'samen te voegen' tot een 'samengestelde rubriek'. Vaak zijn dit de acties telefonisch consult en consult wanneer voor beide acties afspraken in één agenda worden geboekt. De wens is dan deze acties ook samen in één rubriek in de werklijst te tonen, zodat ze op volgorde kunnen worden afgehandeld door de arts.
In het voorbeeld wordt per spreekkamer de telefonische consulten en consulten in één samengestelde rubriek getoond. In de kolom 'Actie' wordt getoond of het contact een "T" of "C" is.

Figuur 16 - samengestelde rubriek met consulten en telefonische consulten

Rubriek Visite

In de visiterubriek worden contacten getoond die door de visitearts met HAP Mobiel worden afgehandeld. Wanneer de huisartsenpost meerdere auto's heeft, dan moet naast dat de actie Visite voor het contact is gekozen óók een auto aan het contact worden toegewezen. Dit kan op 2 manieren:

1. Op het contactscherm:
   • Als de medewerker de actie 'Visite' kiest kan er een extra veld met de visiteauto's worden getoond.
   • Of dit veld wordt getoond is instelbaar in het beheer en verschilt per huisartsenpost.
2. In de werklijst:
   • Een visitecontact dat niet aan een auto is gekoppeld wordt in de rubriek 'Visite' getoond.
   • Zodra via de auto drop down keuzemenulijst een auto is gekoppeld verplaatst het visitecontact zich naar de rubriek van de betreffende auto.
   • In het voorbeeld is call 507 nog niet aan een auto gekoppeld.

Figuur 17 - visite rubrieken

Of de medewerker auto's mag toewijzen aan een visitecontact is instelbaar in het beheer en verschilt per huisartsenpost.
Met de statusiconen kan handmatig worden aangegeven of de auto onderweg is, bij de patiënt thuis of vrij voor een volgende rit. Als gebruik wordt gemaakt van de koppeling met de navigatiesystemen TomTom en/of CityGis, dan gaat dit statussen grotendeels automatisch. 
Een visitecontact wordt op HAP mobiel afgehandeld. Mocht HAP mobiel 'uit de lucht' zijn omdat er geen internetverbinding is, dan wordt het contact automatisch geblokkeerd. Er wordt een blokkade icoon getoond en in een tool tip (als met de muis over het blokkade icoon wordt bewogen) gemeld dat er geen verbinding met de auto is.

Track en Trace

De visitecontacten kunnen nauw samenwerken met de navigatie van TomTom en/of CityGIS; de adresgegevens worden direct in de 'geschoten', er wordt automatisch 'gestatust' waardoor een nauwkeurige rittijdenadministratie ontstaat en met kleurcodering wordt aangegeven of de auto 'vrij' is (groen), 'onderweg' (oranje) of 'bij de patiënt' (rood).
Ook wordt er een extra venster aan de linkerzijde van de werklijst getoond met een overzicht van de auto's, welke visite wordt gereden en de status van de rit. In het voorbeeld is auto 2 'vrij' en auto 1 'onderweg naar call 537'.

Figuur 18 - extra TnT rubriek naast de werklijst

Thuiszorg mobiele locaties

Als de huisartsenpost koppelt met een externe organisatie (bijvoorbeeld Thuiszorg) dan worden ook 'mobiele Thuiszorglocaties' in de werklijst getoond. Dit is ingesteld in het beheer en verschilt per huisartsenpost.
De triagist koppelt het contact aan de actie 'Thuiszorg visite' en hierna aan een 'Thuiszorg mobiele locatie'. Omdat herkend wordt dat het om een Thuiszorg visite gaat, wordt in de visite drop down menukeuzelijst alleen de Thuiszorg mobiele locaties getoond.

Figuur 19 - Thuiszorg mobiele locaties op het contactscherm en in de werklijst

Rubriek TAP

In deze rubrieken wordt de TAP (tandartsenpost) contacten getoond. Deze rubrieken zijn alleen zichtbaar voor de triagist en de tandarts. Of een huisartsenpost ook TAP-contacten behandeld verschilt en is instelbaar in het beheer.

Figuur 20 - TAP contact rubriek

Rubriek Nog niet opgeslagen

In de rubriek 'Nog niet opgeslagen' worden de contacten getoond die op dat moment worden aangenomen door een triagist en nog niet eerder zijn opgeslagen.

Zorgvraag

In het veld 'Zorgvraag' wordt de zorgvraag van de patiënt getoond. Afhankelijk van de invoer wordt in volgorde of deze gevuld is de E-rubriek, SHA of SDA getoond.

Bezoekadres

Als met de muis over de naam wordt bewogen worden de patiëntgegevens getoond. Als bij de patiënt een bezoekadres is geregistreerd dan wordt dit adres i.p.v. het thuisadres getoond in de werklijst.

Figuur 21 - bezoekadres wordt getoond in de werklijst

Contact Alleen lezen of te bewerken?

Iconen geven in de contactregel aan of een contact vrij is om te bewerken of geblokkeerd en als Alleen lezen te openen. Een Alleen lezen regel wordt cursief getoond.

Figuur 22 - indicatie of contact geblokkeerd is om te bewerken

Er zijn 2 type blokkades:

1. Een bewuste blokkade door de medewerker:
   1. Dit type blokkeringen zijn bedoeld om het contact door de medewerker 'toe te eigenen', tijdelijk te parkeren in de werklijst, om op een later moment zelf af te handelen.
   2. Het contact kan door de medewerker zijn geblokkeerd, het 'poppetje met slotje' icoon of door een collega, het 'slotje' icoon.
2. Onbewuste blokkade:
   1. Dit type blokkering is van toepassing als de medewerker het contact geopend heeft vanuit de werklijst en aan het bewerken is, het 'handje' icoon.

Een contact dat kan worden bewerkt, wordt met een 'mapje' icoon gekenmerkt.
Beweeg met de muis over het icoon om in een tool tip te zien door wie het contact geblokkeerd wordt.

Deblokkeren

Als het zeker is dat een contact onterecht geblokkeerd wordt, dan is het mogelijk het contact 'vrij te geven'. Klik hiervoor op het blokkade icoon. De volgende waarschuwing wordt altijd getoond i.v.m. de gevoeligheid van de functie. Na deblokkeren wordt het contact weer met het 'mapjes' icoon in de werklijst getoond.

Figuur 23 - waarschuwing bij deblokkeren van het contact

Figuur 24 - uitlogwaarschuwing bij een geblokkeerd contact

Binnenmelden, registratie WID en factuur afdrukken

Een patiënt die zich meldt aan de balie kan worden 'binnen gemeld' zodat de huisarts weet dat de patiënt in de spreekkamer zit. Hiervoor wordt op het 'deurtje' geklikt.

Figuur 25 - binnenmelden van de patiënt

Figuur 26 - het binnenmelden scherm

Voer het documentnummer van het identiteit document in en kies uit de drop down menukeuzelijst 'documenttype' het document dat gecontroleerd wordt.

Figuur 27 - documenttype kiezen

• Voor het registreren van de WID, is registratie voldoende. Controle is alleen bij ernstige twijfel noodzakelijk.
• Afhankelijk of de controle slaagt of faalt wordt een overeenkomstige melding getoond.
• Bij een negatief antwoord mag het identiteitsdocument niet gebruikt worden voor de WID registratie.
• Het Personalia scherm wordt getoond, na opslaan is de patiënt binnengemeld en wordt de werklijst getoond. 
• De aankomsttijd van de patiënt wordt getoond in de werklijst. 

Figuur 28 - patiënt is gearriveerd

Contant betalen. factuur afdrukken

Als het contact gekenmerkt is om 'contant te betalen' Omdat op het contactscherm de betaalmethodiek op 'contant' staat, zie ook handleiding PH 31 – contactafhandeling SOEP dan wordt dit bij het binnenmelden scherm in het gele kader aan de bovenzijde gesignaleerd.

Figuur 29 - contact gekenmerkt om contant te betalen

Via de knop [Factuur afdrukken] kan de betaling worden geregistreerd en de factuur afgedrukt. Het factuurvoorbeeld wordt getoond.

Figuur 30 - contante betaling registreren en factuur afdrukken

Maak een keuze in de betalingswijze 'Kas' of 'Pin'. 
Als er voor wordt gekozen toch niet contant te betalen (het contact wordt via de reguliere facturering verder afgehandeld) dan wordt: 'Toch niet contant betalen' gekozen. Via [Opslaan] kan het contant betaalproces worden verlaten en wordt teruggekeerd naar het binnenmelden scherm.

Figuur 31 - contante betaling via 'pin'

De knop [Afdrukken] komt beschikbaar om de factuur af te drukken. Het afdrukvenster met printer(s) wordt getoond. Kies de juiste printer en nogmaals [Afdrukken]. De factuur wordt afgedrukt
Hierna wordt het factuurvoorbeeld weer getoond met 2 nieuwe velden; 'Factuur afgedrukt?' en 'Kas/Pin geslaagd?'. Beide vragen moeten met ja/nee worden beantwoord voordat de contante betaling kan worden afgrond.

Figuur 32 - contante betaalmenu opties

Zie verder handleiding PH 34 – contante betalingen.
Klik na het invullen van de twee drop down menukeuzes [Opslaan] om terug te gaan naar het binnenmelden scherm. De gele waarschuwing is nu verdwenen. Het binnenmelden kan verder worden afgerond.

Ongedaan maken binnenmelden

Het is mogelijk een binnen melding ongedaan te maken. Klik hiervoor op de binnenmeldtijd en bevestig de melding. Hierna wordt de werklijst weer getoond. De wachttijdteller is op "0" gezet en de patiënt kan op een later moment opnieuw worden binnengemeld

Label printen

Printen van NAW-gegevens op een label. Alleen beschikbaar als de werkplek beschikt over Dymo labelsoftware (raadpleeg de werkplekbeheerder bij twijfel) en printer aangesloten via een USB kabel of print server.

Figuur 33 - label printen

Wachttijdteller

De wachttijdteller geeft het aantal minuten weer dat de patiënt in de wachtkamer wacht. De teller gaat pas lopen op het moment vanaf het moment dat de afspraaktijd gepland is. De patiënt in het voorbeeld is 4 minuten te vroeg; de wachttijd gaat pas in als de afspraaktijd 11.10 uur is bereikt.

Figuur 34 – wachttijdteller

Figuur 35 - wachttijdteller loopt

Figuur 36 - binnenmelden ongedaan maken

Functieknoppen

Rechts bovenin de werklijst worden 3 functieknoppen getoond. Als met de muis over een kop wordt bewogen dan wordt in een tool tip de betekenis van de knop getoond.

Figuur 37 – functieknoppen in de werklijst

Zoeken in de werklijst:

• Met een aantal zoekcriteria kan door de gehele werklijst over alle locaties worden gezocht.
• Het zoekresultaat wordt getoond inclusief locatie van het betreffende contact.
• Door te klikken op de contactregel wordt het contact geopend.
• Klik het kruisje rechts bovenin om terug te keren naar de werklijst

Figuur 38 – zoeken in de werklijst

• Pagina vernieuwen:

Figuur 39 - pagina vernieuwen

• Als de werklijst geopend wordt, toont deze altijd de actuele stand van zaken m.b.t. de openstaande contacten.
• Zodra er een update is van een contact, wordt de werklijst direct bijgewerkt. 
• Als een tussentijdse verversing gewenst is, kan dat door te klikken op deze knop.
• Standaard sortering

Figuur 40 - standaard sortering

• De consultrubriek heeft een standaard sortering op 3 niveaus (1 - op afspraaktijd, hierna op prioriteit en daarna op aannametijd).
• De optie standaard sortering is alleen beschikbaar als in Instantiebeheer de optie "Contact handmatig bovenaan plaatsen in werklijst" uit staat.

Waarschuwing bij uitloggen

Bij het uitloggen wordt een waarschuwing getoond wanneer de door ZV expliciet geblokkeerde contacten nog in de werklijst staan. De CODA kan de blokkade overrulen o.b.v. toegewezen rechten (gelijk aan werkwijze voor het deblokkeren van een 'rood bolletje contact').

Figuur 41 - waarschuwing uitloggen

Track en Trace (TomTom en CityGIS)

De Track and Trace module bestaat uit het opsturen van het visiteadres, uitwisselen van statussen en het registreren van verschillende rittijden. Met het aanzetten van de module in het instantiebeheer wordt er voor visitecontacten overgegaan op vaste rit statussen. De module kan alleen geactiveerd worden als er geen openstaande visitecontacten meer zijn (in de werklijst). Ook dient bij de auto's een CityGis ID/TomTom ID worden ingevoerd
Beschreven wordt:

• de vaste rit statussen;
• het werken met de module vanuit Topicus HAP;
• het werken met de module vanuit de auto;
• het registreren van rittijden.

Door het gebruik van Track and Trace krijgt de doktersassistent (nog meer) een coördinerende rol in het aansturen van auto's.
De module werkt alleen met het navigatiesysteem CityGis navigator en TomTom Webfleet.
Als de Track and Trace module niet wordt geactiveerd in het instantiebeheer dan zijn er geen wijzigingen merkbaar in het primair proces.

Rit statussen

In de werklijst is de status van een rit te volgen met behulp van de statusiconen. In tabel 1 worden de vaste rit statussen beschreven en de iconen weergegeven. Omdat deze statussen met de auto gecommuniceerd moeten worden zijn deze statussen niet te aan te passen voor een HDS. Deze statussen volgen het proces van een visite en sluiten aan op de statussen zoals deze gehanteerd worden door de meldkamer van de ambulance.

Status in Topicus HAP	Icoon	Betekenis
Nog plannen		Dit is de eerste status, er is nog geen auto gestuurd. Er kan al wel een auto geselecteerd worden uit de drop down.
Rit aangestuurd		De assistent heeft een auto naar een contact gestuurd. Het adres van de bestemming is naar de auto gestuurd.
Aanvang rit		De chauffeur in de auto geeft aan dat er met de rit gestart is.
Ter plaatse		De auto is gearriveerd op bestemming.
Afgerond		De auto is klaar met een visite en beschikbaar voor een volgende visite
Rit geannuleerd		De rit is geannuleerd, dit kan als een rit nog niet was afgerond en de auto naar een andere bestemming is gestuurd.

Let op: het is niet mogelijk om een status terug te gaan. Zodra de laatste status is bereikt is het ook niet mogelijk om weer naar de eerste status te gaan, zoals voorheen wel het geval was.

Track and Trace in Topicus HAP

Het aansturen van de auto (inclusief opsturen van het adres) en het wijzigen van de visitestatus zijn voorbehouden aan gebruikers met het recht 'TnT' Contactstatus en auto toewijzen'. Dit recht wordt in het rollenbeheer typisch toegekend aan (coördinerende) assistenten.
Deze paragraaf beschrijft hoe de module Track and Trace in Topicus HAP gebruikt kan worden, in de volgende paragraaf wordt beschreven hoe de module werkt in de auto.

Ritcoördinatie vanuit de werklijst

In de werklijst zal per visitecontact aangegeven worden wat de status is van de rit en welke auto daaraan gekoppeld is. Ook wordt in een apart overzicht, per locatie/per auto, getoond wat de ritstatus.

Figuur 42 - werklijst met Track and Trace functionaliteit (statusiconen, gekleurde autoselectie drop-down en een autolijst)

Door met de muis op het statusicoon te staan wordt de huidige en de volgende status getoond in een pop-up. Door moet de muis op het call nummer in het auto-overzicht te gaan staan komt er in een po-pup patiënt informatie te staan.
Met de drop down in de regel voor een visitecontact kan een auto geselecteerd worden. De achtergrondkleur van de opties in de drop down geven de beschikbaarheid van de auto weer. Groen betekent dat de auto vrij is, oranje betekent dat de auto op weg is naar een adres en rood betekent dat de auto ter plaatse is (hier is zoveel mogelijke de ambulance terminologie in kleuren aangehouden).
Door op een statusicoon te klikken wordt de status één opgehoogd (zie voor de volgorde tabel 1). Standaard is de beginstatus 'nog plannen'. Als er dan op het icoon wordt geklikt , wijzigt de status in 'Rit aangestuurd' en wordt het adres naar de auto gestuurd. De daarop volgende statussen worden door de chauffeur opgegeven via het navigatiesysteem. Als de status in de auto door de chauffeur wordt gewijzigd, bijvoorbeeld de status te wijzigen in 'Aanvang rit', wordt deze direct in het systeem van Topicus HAP bijgewerkt. De statuswijziging in de auto wordt op de werklijst getoond zodra de werklijst automatisch is bijgewerkt ('ge-refreshed'). Hoewel het de bedoeling is dat de overige statussen vanuit de auto aangegeven worden, is het wel mogelijk om vanuit Topicus HAP de status handmatig te verhogen. Bijvoorbeeld omdat er geen communicatie met het navigatiesysteem in de auto mogelijk is. Mocht er later wel weer verbinding zijn gemaakt met het navigatiesysteem dan is de status die bekend is in Topicus HAP leidend.
Gebruikers zonder het eerder genoemde recht zijn niet in staat een auto toe te wijzen aan een contact of de status te wijzigen. Enige uitzondering is als een contact wordt afgesloten of gedeactiveerd, dan wordt automatisch ook de bijbehorende rit afgerond.

Ritcoördinatie vanuit het contactscherm

Als de optie 'Auto kiezen in call flow' is ingesteld in het instantiebeheer dan is het mogelijk om op het contactscherm een auto voor het geopende contact te selecteren en de ritstatus te wijzigen. Hiervoor is de drop down beschikbaar en het statusicoon klikbaar. De werking van de drop down en het statusicoon is gelijk aan die in de werklijst.

Figuur 43 - autoselectie drop-down beschikbaar op contactscherm en statusicoon is aanklikbaar

Let op ! omdat het adres nog bewerkt kan worden wordt de status 'Rit aangestuurd' pas naar de auto gestuurd als het contact opgeslagen wordt. Ook kan een contact niet geblokkeerd worden als de auto of status van de rit gewijzigd is. Bij het blokkeren krijgt de gebruiker de optie om de wijzigingen in de rit ongedaan te maken zodat het contact wel geblokkeerd kan worden.

Waarschuwingen en meldingen

Hiervoor is het algemene proces beschreven. Er is een aantal waarschuwingen en meldingen in geval van conflicten. De belangrijkst staan hieronder vermeld:

• Er is reeds een andere auto gestuurd naar dit contact 
  • Melding wordt getoond in een pop-up als voor een contact al een andere auto op weg is en er een nieuwe auto uit de drop down wordt geselecteerd. De gebruiker kan kiezen om door te gaan of te annuleren.
• Auto is reeds gestuurd naar ander contact
  • Melding wordt getoond in een pop-up als een auto die al op weg is voor een contact wordt toegewezen aan een ander contact (status wordt gezet op 'Rit aangestuurd'). De gebruiker kan kiezen om door te gaan of te annuleren.

Figuur 44 - melding dat er al een andere auto is gestuurd voor een contact

• Adres is onbekend in het navigatiesysteem in de auto, communiceer het adres op een andere manier met de chauffeur.
• Melding wordt getoond in de werklijst. Als het navigatiesysteem het adres zoals opgegeven in Topicus HAP niet kent zal contact opgenomen moeten worden met de chauffeur om de auto op de bestemming te krijgen.
• Communicatie met het navigatiesysteem in de auto is mislukt door het ontbreken van het CityGIS ID voor deze auto, neem contact op met uw locatiemanager.

Figuur 45 - waarschuwing in de werklijst dat adres onbekend is in het navigatiesysteem

• Wordt getoond in de werklijst als in het instantiebeheer geen CityGIS ID voor een auto is opgegeven waardoor er niet gecommuniceerd kan worden met het navigatiesysteem. Dit is simpel te verhelpen door een CityGIS ID op te geven in het instantiebeheer.
• Communicatie met de navigatiesystemen in de auto's is mislukt.
• Melding wordt getoond in de werklijst, adressen en statussen kunnen niet worden doorgegeven aan het navigatiesysteem. Deze zullen op een andere wijze met de chauffeur uitgewisseld moeten worden.

Track and Trace vanuit de auto

Zodra vanuit Topicus HAP de status op 'Rit aangestuurd' gezet wordt krijgt de chauffeur een melding op het navigatiesysteem dat er een nieuwe rit opgegeven is. Op het scherm begint het tabblad 'MDT' te knipperen De afkorting MDT staat voor 'Mobile Data Terminal', een term die afkomstig is uit de meldkamer. Op dit tabblad kan de chauffeur de ritgegevens inzien. Met behulp van iconen wordt aangegeven waar nieuwe informatie beschikbaar is.

Figuur 46 - tabblad 'MDT' knippert

Figuur 47 - tabblad 'MDT' iconen geven vernieuwde informatie aan

Op het scherm 'MDT' zijn 4 subschermen beschikbaar:

• algemeen,
• adres,
• kladblok en
• status.

Onder het 'algemeen' wordt het call nummer en de urgentie getoond. Onder 'adres' staat het bezoekadres van de patiënt (thuis of elders). Op dit scherm kan via een knop het opgestuurde adres als bestemming op te geven. Hiermee wordt ook de routebegeleiding gestart. Via 'kladblok' kan een aantal patiëntgegevens ingezien worden (naam, geslacht, geboortedatum en terugbelnummer).
Op het subscherm 'status' kan de status van de rit worden aangepast. Wanneer de chauffeur gaat rijden zal hij vanzelfsprekend 'Aanvang rit' aan moeten geven. Het zelfde geldt voor 'Ter plaatse' als de bestemming bereikt is en 'Vrij' als een visite is afgerond. Een status die hier wordt aangepast wordt overgenomen in Topicus HAP. Als in Topicus HAP een status wordt gewijzigd wordt deze ook op het navigatiesysteem overgenomen. Als een rit is afgerond worden patiëntgegevens van het navigatiesysteem gewist.

Figuur 48 - status wijzigen in de auto

Registreren van rittijden

De volgende tijdstippen worden vastgelegd:

• Rit aangestuurd,
• Aanvang rit,
• Ter plaatse en
• Afgerond.

Deze tijden zijn terug te vinden de audit trail van een contact. Deze tijdstippen worden ook gebruikt om BO rapportages te maken. De volgende doorlooptijden worden afgeleid van de tijdstippen:

• Aanrijdtijd = tijd tussen aannemen van het contact en aankomen op bestemming;
• Rit tijd = tijd tussen aanvang rit en aankomen op bestemming;
• Visitetijd = tijd tussen aankomst auto en klaar op bestemming.

Hiervoor worden overzichten gemaakt welk percentage van de ritten valt binnen vastgestelde tijdframes (kwartier, half uur, uur, anderhalf uur, etc.) . Deze rapportages kunnen toegespitst worden op urgentie, locatie en auto. Het overzicht met aanrijdtijden wordt ook gespecificeerd op postcodegebieden.
Er wordt ook een overzicht geleverd met contacten (call nummers) waarvan de aanrijdtijd buiten de branchenorm valt.