Contact Archief

Inleiding
Opbouw van het contactarchief scherm
Te weinig zoekcriteria
Multi zoekveld
Zoekresultaten
Opbouw van het contactscherm
Wijzigen contactarchief
Medisch inhoudelijk wijzigen en informeren huisarts
Deactiveren in het contactarchief en informeren huisarts 
[Meer] knop 
Audit trail
FinControl
HAP en TAP protocol
KMH
Vermoeden bevestigd ongedaan maken
Verantwoordelijkheid overgedragen
Opmerkingenveld voor de HOK/KMH aandachtfunctionaris

Inleiding

In het Contactarchief kunnen alle afgesloten contacten worden ingezien en of bewerkt.
Rondom een contact kennen wij 3 type medewerkers:

• Auteur
  • Dit is de medewerker die het contact heeft aangemaakt en of de medewerker die het contact heeft afgesloten. Dit zijn 'bewerkers' van het contact.
  • Ook wel 'Mijn werk' genoemd.
• De eigen huisarts
  • De huisarts die als 'eigen huisarts' is geregistreerd bij de patiënt op het personaliascherm.
  • Ook wel 'Mijn Patiënten' genoemd.
• Geen bewerker van het contact
  • Medewerker die niet tot één van de twee hierboven genoemde categorieën.
  • Ook wel 'standaard contactarchief' genoemd.

De inzage in het contactarchief kan worden afgeschermd. Hoever in het verleden de medewerker inzage heeft in het archief wordt bepaald door het type de medewerker:

• Een eigen huisarts kan bijvoorbeeld altijd de contacten van zijn eigen patiënten zien maar beperkt de contacten die hij heeft afgesloten (het zogenaamde 'eigen werk').

Een contact in het contactarchief is o.b.v. toegekende rechten beperkt te wijzigen.

 

Opbouw van het contactarchief scherm

Het contactarchief scherm heeft drie kaders.

Figuur 1 - contactarchief

1. Zoekcriteria
   1. Met één of meerdere zoekcriteria kan gezocht worden in het contactarchief.
   2. In de drop down 'huisarts' worden de huisartsen van de post getoond.
   3. In de drop down 'post' de verschillende locaties als de post over meerdere locaties beschikt.
      1. ls de post maar één locatie heeft dan wordt deze voor ingevuld.
   4. Hoeveel zoekresultaten getoond worden is afhankelijk van de contactarchiefrestrictie die is ingesteld in het beheer. Het aantal uur dat er inzage is wordt getoond achter de radiobuttons in het onderdeel 'Filter contactarchief'.
2. Filteropties:
   1. Er zijn drie filteropties die alleen of gecombineerd kunnen worden gebruikt.
   2. Periode
   3. Radiobuttons 'Alle contacten (x uur)', 'Mijn werk (x uur)', Mijn patiënten en Mijn Team.
      1. Standaard is 'Alle contacten' gevinkt.
      2. Hoe ver in het verleden mag worden gezocht staat tussen haakjes.
         • In het voorbeeld van Figuur 2 mag 4 uur in alle contacten worden gezocht, 8 uur in het eigen werk en ongelimiteerd in de contacten van de eigen patiënten (alleen van toepassing bij een huisarts)
         • Met de optie 'Mijn team' wordt eenvoudig op contacten van één van de teamleden gefilterd. Deze optie wordt bij de medewerker die als 'Teamhoofd' is geregistreerd in het beheer -> 'Groepen en teams' getoond.

Figuur 2 - filteropties in het contactarchief

Via de drop down 'Medewerker' wordt eenvoudig een contact op medewerker gefilterd:

1. 1. 1. De medewerker waar op gefilterd wordt is de aanmaker of fiatteerder van het contact.
      2. Hoe ver kan worden teruggezocht is altijd afhankelijk van de geselecteerde radiobutton en de contactarchief beperking die van toepassing is.
2. Zoekresultaten:
   1. Afhankelijk van de ingevoerde zoekcriteria en of gekozen filteropties wordt het zoekresultaat getoond. 

Figuur 3 - zoekresultaat in het contactarchief

Te weinig zoekcriteria

In een aantal situaties vraagt de applicatie om meer zoekcriteria en of filteropties. Bijvoorbeeld als medewerker 'onbeperkte toegang' heeft tot het contactarchief of als 'Mijn patiënten' is geselecteerd. Dit wordt duidelijk gemeld in een rood kader bovenaan het scherm. Figuur 4.

Figuur 4 - te weinig zoekcriteria

Multi zoekveld

Via het MULTI-zoekveld kan willekeurig op call nummer (met een '#' voor het nummer), naam, geboortedatum, postcode of BSN worden gezocht.

Zoekresultaten

De zoekresultaten worden op call nummer getoond (nieuw boven naar oud onder). Per pagina worden 20 regels getoond. Als er meer dan 20 resultaten zijn worden deze op een volgende pagina getoond. 

Figuur 5 - paginering bij meer dan 20 resultaten

De meeste velden spreken voor zich:

• U = urgentie van het contact.
• COV = geslaagd of niet
• D = Gedeactiveerde call.
• 'Mapje' = indicatie of contact bewerkt wordt of niet. Mapje betekent dat het contact te openen en evt. te bewerken is.

 Figuur 6 - zoekresultaten details

Figuur 7 - reden van inzien

Bij openen van een contact wordt gevraagd om de reden van inzien als de medewerker niet:

• De eigen huisarts is van de patiënt
• Het contact heeft aangemaakt of gefiatteerd.

De keuze wordt geregistreerd (Audit Trail) en kan op worden gerapporteerd (nieuwe rapportagemodule).

Opbouw van het contactscherm

Een contact wordt in het contactarchief als Alleen lezen geopend.

Figuur 8 - contact als alleen lezen geopend in het contactarchief

Aan de linker zijde wordt gegroepeerd de informatie die bekend is binnen PHAP getoond. Er wordt geen dossier informatie van de eigen huisarts getoond O.b.v. een instelling in het beheer dat na afsluiten het extern dossier wordt verwijderd. De tabbladen Huidig contact, Triage, Medicatie, Additioneel (memo's en ICA Intoleranties, Comorbidititeit en allergieën ), Historie en Meetwaarden tonen de informatie als Alleen lezen zoals deze is geregistreerd tijdens het contact of bekend is in het (HAP) patiënt dossier. Bovenin het scherm worden mogelijke memo's/waarschuwingen getoond en 'recent contact' waarschuwingen. Zie handleiding PH 31 – contactafhandeling SOEP voor een uitgebreide toelichting op de verschillende tabbladen.
Onderaan het Huidig contact tabblad bevindt zich een aantal functieknoppen.

Tabel 1 - functieknoppen op het huidig contacttabblad in het contactarchief

Knop	Betekenis
Opslaan	Opslaan van de wijzigingen
Meer	Knop met meerdere functies
Terug	Teruggaan naar het zoekresultaat zonder opslaan van de mogelijke wijzigingen
Vrijgeven	Het vrijgeven van het contact om wijzigingen door te voeren op het afgesloten contact

Wijzigen contactarchief

O.b.v. van toegekende rechten kan een aantal wijzigingen worden gedaan op het contactscherm:

• Actie of betaalmethodiek
  • De actie of betaalmethodiek kan worden gewijzigd als de medewerker het recht 'Archief contact wijzigen' heeft.
  • Het wijzigen van de actie of betaalmethodiek heeft invloed op de declaratie (andere actie is een andere verrichting). Deze is alleen aan te passen als het contact nog niet gedeclareerd is in FinControl.
  • Na [Opslaan] wordt de wijziging naar FinControl gestuurd.

• Medisch inhoudelijk.

  • • Via de [Vrijgegeven] knop kan een aantal medisch inhoudelijke aanpassingen worden gedaan op het contact. Hiervoor moet de medewerker het recht 'Call beperkt wijzigen na afsluiten'.

    • Het medisch inhoudelijk wijzigen van het contact is niet afhankelijk van de status van FinControl.

Medisch inhoudelijk wijzigen en informeren huisarts

Klik [Vrijgeven] om het contact medisch inhoudelijk te wijzigen:

• De SOEP, ICPC, episode en urgentie zijn nu te wijzigen.
• Betaalmethodiek en actie zijn alleen te wijzigen als het contact nog niet gedeclareerd is in FinControl.
• Een recept kan worden verwijderd.
  • Na verwijderen wordt een staakbericht naar de apotheek gestuurd als het recept oorspronkelijk digitaal is verstuurd.

• Bij [Opslaan] van de wijzigingen is het verplicht aan te geven of de eigen huisarts via een medvry bericht moet worden geïnformeerd over de medisch inhoudelijke wijzigingen. Beantwoord hiervoor de vraag 'Eigen huisarts informeren over wijzigingen ja/nee?'.

Figuur 9 - aangeven of huisarts moet worden geïnformeerd na wijzigen van het contactarchief

Deactiveren in het contactarchief en informeren huisarts

Het contact kan ook worden gedeactiveerd, bijvoorbeeld als het contact bij de verkeerde patiënt is geregistreerd. Klik de [Meer] knop. Een nieuw venster wordt getoond met een standaard deactiveren reden die nog kan worden gewijzigd.

Figuur 10 - deactiveren van een contact in het contactarchief

Na [Deactiveren] wordt het contact gesloten en gaat er automatisch een bericht naar de eigen huisarts. Een gedeactiveerd contact kan niet meer worden gewijzigd en wordt met een 'D' in het zoekresultaat van het contactarchief getoond.

[Meer] knop

Onder de [Meer] knop is een aantal functies beschikbaar afhankelijk van de registraties in het contact.

Figuur 11 - meer knop met verschillende mogelijkheden

Tabel 2 - functies meer knop

Knop	Betekenis
Contact afdrukken	Altijd getoond, het contact kan hiermee worden afgedrukt
Medicatie afdrukken	Alleen getoond als er recepten zijn voorgeschreven in het contact. Hiermee kan het recept worden afgedrukt
Verwijzing afdrukken	Alleen getoond als er een (digitaal) verwijsbericht is aangemaakt in het contact. Hiermee kan de verwijsbericht nog een keer geprint worden
Audit Trail inzien	Alleen getoond als medewerker over de juiste rechten beschikt. Hiermee kan de Audit Trail worden bekeken
Deactiveren	Altijd getoond als via [Vrijgeven] het contact wordt vrijgegeven in het contactarchief. Hiermee wordt het contact gedeactiveerd bijv. als het contact bij de verkeerde patiënt is geregistreerd. Er wordt altijd een digitaal bericht naar de eigen huisarts gestuurd (mits de huisarts digitale berichten kan ontvangen)
Anoniem afdrukken	In het contactarchief kan het contact anoniem worden geprint; dit print alleen leeftijd en geslacht naast de medische gegevens
Telefonie opnames	Getoond als de HAP gebruikt maakt van de telefoniekoppeling. Hiermee worden de telefonie opnamen teruggeluisterd van de telefonie provider

Audit trail

Via de Audit Trail kan in 1 oogopslag de bewerkingen van het contact worden ingezien. In de linker kolom wordt de oorspronkelijke waarde getoond. In de rechter kolom de eindwaarde. Klik op een regel voor het tonen van alle details. 

Figuur 12 - audit trail van een contact

FinControl

Als het contact nog niet gedeclareerd is dan wordt bij wijzigen van de actie of betaalmethodiek FinControl automatisch geïnformeerd. Als het contact gedeclareerd is dan kan de actie of betaalmethodiek niet meer worden gewijzigd. Aanleveringen naar FinControl worden automatisch om 11:00 uur 'morgens verstuurd.

HAP en TAP protocol

Huisartsen en Tandartsen (TAP protocol) kunnen elkaars contacten niet openen in het contactarchief. Wanneer een huisarts op een TAP contact klikt wordt een melding getoond dat dit type contact niet kan worden bekeken.

KMH

Vermoeden bevestigd ongedaan maken

Een 'KMH vermoeden bevestigd? ja of misschien' kan in het contactarchief ongedaan worden gemaakt door de arts die het contact heeft afgesloten en de aandachtfunctionaris Medewerker die beschikt over het recht 'KMH vermoeden ongedaan maken'. Als het vermoeden eenmaal op 'nee' is gezet en het contact opgeslagen kan dit niet meer worden gewijzigd. 

Figuur 13 - mogelijkheid om het bevestigde vermoeden KMH ongedaan te maken

Verantwoordelijkheid overgedragen

Als bij een vermoeden van kindermishandeling de vervolgstap 'Overdragen aan eigen huisarts' is gekozen dan dient nog geregistreerd te worden dat er contact is geweest met de eigen huisarts en de verantwoordelijkheid 'is overgedragen'. Dit kan in het contactarchief door de aandachtfunctionaris Medewerker die beschikt over het recht 'Aandachtfuncties' of de arts die het contact heeft afgesloten.

Opmerkingenveld voor de HOK/KMH aandachtfunctionaris

Als de medewerker over de juiste rechten beschikt (zie T50 – Beheerhandleiding) dan heeft de aandachtfunctionaris een vrij tekstveld beschikbaar in het contactarchief. Dit veld wordt alleen getoond aan medewerkers die aan een rol zijn verbonden met het recht 'HOK en of KMH aandachtfuncties'.
Let op! Voor het tonen van het vrij tekstveld bij een contact voor een volwassene is het recht 'HOK aandachtfuncties' nodig. Bij een kind contact het recht 'KMH aandachtfuncties'.
Registratie in dit veld is onderdeel van het THAP contact en wordt niet gecommuniceerd naar de eigen huisarts. De teller geeft aan hoeveel karakters (nog) ingevoerd kunnen worden.

Figuur 14 - vrij tekstveld voor de HOK/KMH aandachtfunctionaris