Agenda
Indeling agenda
Opmaak afspraak in de agenda
Buffers
Adhoc buffer
Verwijderen van een adhoc buffer
Blokkerende buffer
Verwijderen van een blokkerende buffer
U2 buffer
Verwijderen van een U2 buffer
Verwijderen van een actiebuffer
Gele rubriek met urgente contacten
Verplaatsen afspraak in de agenda o.b.v. fiatteertijd
Geboekte U2 contacten

Agenda

Het submenu 'Agenda' toont de agenda('s) van de verschillende locatie(s) en geeft overzicht hoe druk het is. Aan de bovenzijde worden de locaties van de post getoond. Afhankelijk van de instellingen in het beheer wordt per locatie één of meerdere agenda's of spreekkamers getoond. In het voorbeeld heeft locatie 1, 3 spreekkamers.

Figuur 1 - submenu agenda

Indeling agenda

De grijze vlakken toont het aantal afspraken dat in een periode kan worden geboekt. Dit kan per agenda, locatie en periode verschillen. Dit wordt ingesteld in het beheer. In het voorbeeld heeft: "SK 1" ruimte voor 2 afspraken en "SK 2" ruimte voor 1 afspraak.
Als een periode is volgeboekt, er kan dan ook echt geen afspraak meer bijgeboekt worden, dan wordt dit grijs gearceerd getoond. In het voorbeeld van Figuur 2 heeft: "SK 1 om 14:50 uur nog ruimte voor 1 afspraak.
De agenda kan gekleurde tijdvlakken tonen. Als met de muis over een dergelijk vlak bewogen wordt, wordt de betekenis getoond. In het voorbeeld  is het rode vlak een 'Blokkerende buffer' en het groen/blauwe vlak een 'Actiebuffer'. 
In de gele balk aan de bovenzijde van de agenda worden de met spoed ingeboekte contacten getoond. Dit zijn hoog urgente consulten die geen afspraaktijd hebben gekregen tijdens het aannemen van het contact.

Figuur 2 - indeling van een agenda

Aan de bovenzijde bevindt zich een aantal functies om door de agenda te manoeuvreren; er kan een specifieke datum/tijd worden getoond door deze in de bettreffende velden in te vullen. De datum kan ook via het kalender icoon worden gekozen. Via de +/- 8 uur knoppen kan in stappen van 8 uur door de agenda gemanoeuvreerd worden.

Figuur 3 – functieknoppen in de agenda

Via de knop [Ververs agenda] worden de actuele afspraken in de agenda getoond. Met de knop [Ga naar vandaag] wordt in één keer het moment 'nu' in de agenda getoond.

Opmaak afspraak in de agenda

De afspraak in de agenda toont tussenhaakjes de afkorting van de verrichting, het call nummer, de urgentie en hierachter de naam van de patiënt.

Figuur 4 - opmaak afspraak

Buffers

Er is een aantal buffers beschikbaar voor de agenda:

• Ad hoc buffer;
• Blokkerende buffer;
• U2 buffer;
• Actiebuffer.

Adhoc buffer

O.b.v. toegekende rechten kan in de agenda (call management -> agenda) een ad hoc buffer worden aangemaakt. Een adhoc buffer is bedoeld om afspraaktijden direct te kunnen blokkeren. Dit is bijvoorbeeld handig als de wachttijd teveel oploopt en deze moet worden ingelopen. Door het blokkeren van een afspraaktijd wordt de triagist gedwongen een nieuwe afspraak 'later' in te plannen:

• Ga naar call management -> Agenda;

• Klik [Buffer aanmaken];

• Kies het tijdvak waarvoor de adhoc buffer moet worden ingepland;
  • Het tijdvak wordt blauw gekleurd.
• De tijden worden aan de bovenzijde van de agenda ingevuld, in het voorbeeld wordt een adhoc buffer om 13.20 ingepland;

• Klik [Opslaan], hierna is de adhoc buffer ingepland:

  • Een afspraaktijd toont nu 'Buffer'.
  • Als in een tijdvak meerdere afspraken gemaakt kunnen worden dan zal per afspraak een adhoc buffer moeten worden ingesteld.
• In een adhoc buffer kan geen afspraak meer gepland worden;
• De adhoc buffer is de enige buffer die door de eindgebruiker kan worden ingesteld en verwijderd.

Figuur 5 - inplannen adhoc buffer

Verwijderen van een adhoc buffer

Klik op het blauwe icoon in de ad hoc buffer om de buffer te verwijderen. De buffer details worden getoond, kies [Verwijderen] en bevestig de waarschuwing. De adhoc buffer is verwijderd en de afspraaktijd is weer vrij om in te boeken.

Blokkerende buffer

Een blokkerende buffer is bedoeld om in de agenda standaard ruimte te laten bijvoorbeeld bedoelt voor lunchpauze:

• Een blokkerende buffer kleurt het hele tijdvak rood;
• In een blokkerende buffer kan wel een afspraak geboekt worden;
• Een blokkerende buffer wordt ingesteld in het beheer.

Verwijderen van een blokkerende buffer

Een blokkerende buffer kan alleen in het agendabeheer worden verwijderd.

U2 buffer

Figuur 6 - U2 buffer

 Een U2 buffer wordt bij U2 contacten in de agenda geplaatst op vollopen van de wachtkamer te voorkomen. Dit kan als de U2 afspraak in de 'gele rubriek'  wordt geplaatst of als deze afspraak in de agenda wordt geboekt maar standaard verplaatst als het contact veel eerder wordt afgesloten.

• U2 buffer wordt niet in andere buffers (actie- of een ad hoc buffer) geplaatst;
• Als de agenda vol is tot het einde van de openingstijd dan wordt een melding getoond dat er geen U2 buffer geplaatst kan worden;
• U2 buffers worden alleen gemaakt bij het inboeken van een U2 consult in de urgente rubriek; verplaatsen of verwijderen van de urgente afspraak heeft geen invloed op de U2 buffer;
• De U2 buffer kan handmatig worden verwijderd.

In geval van in de agenda geboekte U2 contacten:

• Standaard wordt een afspraak die eerder klaar is verplaatst naar het moment van afsluiten. Bij een U2 consult wordt naast verplaatsen óók een U2 buffer geplaatst op het tijdslot dat vrijkomt;
• De afspraak wordt maar eenmaal verplaatst voor het vaststellen van de U2 buffer;
• Er wordt geen U2 buffer geplaatst als er ongelimiteerd kan worden geboekt in de agenda;
• De U2 buffer kan handmatig worden verwijderd.

Verwijderen van een U2 buffer

Klik op het blauwe icoon in de U2 buffer om de buffer te verwijderen. De buffer details worden getoond  kies [Verwijderen] en bevestig de waarschuwing. De U2 buffer is verwijderd en de afspraaktijd is weer vrij om in te boeken. Actiebuffer

Een actiebuffer is bedoeld om voor een specifieke actie altijd ruimte in de agenda te hebben. Bijvoorbeeld voor telefonische consulten. De post kan er voor kiezen deze te boeken in de agenda zodat de arts deze contacten binnen een uur terugbelt. Met een actiebuffer 'Telefonisch consult' wordt geborgd dat er altijd plek is voor dit type contacten. De kleurstelling en voor welke actie de buffer bedoeld is wordt bepaald in het beheer:

• In een actiebuffer kunnen contacten met de actie waarvoor deze bedoeld is altijd geboekt worden.
  • In het voorbeeld wordt een actiebuffer 'Telefonisch consult' getoond om 15.30, op dat tijdstip kunnen contacten met de actie 'Telefonisch consult' altijd worden geboekt.
• In een actiebuffer kunnen ook contacten met een andere actie geboekt worden zolang het tijdvak niet vol is (het oorspronkelijk maximaal aantal afspraken zijn al gemaakt).
  • Er zal altijd een waarschuwing getoond worden omdat de periode in principe voor een andere actie bedoeld is.

Verwijderen van een actiebuffer

Een actiebuffer kan alleen in het agendabeheer worden verwijderd.

Gele rubriek met urgente contacten

In de gele rubriek worden de urgente consulten getoond die zonder afspraaktijd (direct) langs kunnen komen. Zodra een urgent consult gefiatteerd is zal dit contact vanuit de gele rubriek verplaatst worden naar het tijdvak waarin het contact gefiatteerd is.

Verplaatsen afspraak in de agenda o.b.v. fiatteertijd

Als een contact om wat voor reden dan ook veel eerder is afgesloten dan de oorspronkelijke afspraaktijd in de agenda, dan wordt het contact in de agenda naar het tijdvak verplaatst waarin het contact is gefiatteerd. Hierdoor wordt op een later moment niet onnodig een afspraaktijd bezet gehouden (de patiënt is immers al gezien).

Geboekte U2 contacten

Als een U2 contact eerder wordt afgesloten dan de afspraaktijd dan wordt het contact verplaatst en op de oorspronkelijke afspraaktijd een U2 buffer gezet . Dit voorkomt vollopen van de agenda en daarmee de wachtkamer. Deze U2 buffer kan verwijderd worden.