Inhoud
1 Algemeen______________________________________________ 2
2 Topicus HAP Agendabeheer_____________________________ 3
2.1 Codes TopPlan vs Protocolgroep in Topicus HAP 3
3 Locatie aanmaken in TopPlan____________________________ 4
3.1 TopPlan locatie koppelen in Topicus HAP 5
4 Agenda aanmaken in TopPlan en koppelen aan Topicus HAP 6
5 Roosters (sjabloon) aanmaken in TopPlan________________ 12
5.1 Aanmaken Roosterblokken 12
5.2 Inrichten basisrooster (sjabloon) 14
5.3 Verwijderen rooster blok 17
5.3.1 Toevoegen rooster bij (doordeweekse) Feestdag 18
6 Gebruikers-/Rollenbeheer TopPlan______________________ 19
7 Rollenbeheer Topicus HAP______________________________ 23
1 Algemeen
In Topicus HAP kan van de nieuwe agenda "TopPlan" gebruik gemaakt worden. Naast een volledig nieuwe 'look and feel' kan eenvoudig capaciteit 'geplust' worden en is het mogelijk tijdens het boeken van een afspraak 'slimme afspraak voorstellen' te krijgen door de koppeling met de workflow module van "Door2doc".
In het Beheer > Koppelingen worden de "keys" voor beide producten (aangeleverd door Topicus) geregistreerd.
2 Topicus HAP Agendabeheer
Het basisrooster en beheer daarvan wordt in TopPlan ingericht. Via https://topicuszorgportaal.nl wordt ingelogd op TopPlan met een unieke identificatie van het Topicus Zorg inlog account aan te vragen via Topicus Servicedesk; +31 (0)88 – 77 686 60.
Hier worden de duur van de afspraak bepaald, hoeveel afspraken er kunnen zijn op verschillende momenten van de dag (resource- en capaciteitsmanagement) en blokkades/reserveringen ingericht. Om het rooster zichtbaar te maken in Topicus HAP wordt TopPlan op twee plekken gekoppeld aan Topicus HAP:
- Locatie(s) in het Beheer > Locatiebeheer;
- Agenda('s) in het Beheer > Agendabeheer.
Voordat er gekoppeld kan worden en roosters zichtbaar komen in Topicus HAP, wordt TopPlan ingericht.
2.1 Codes TopPlan vs Protocolgroep in Topicus HAP
TopPlan kent verschillende "codes":
- Roosterbloktypesbeheer > Roosterbloktype code
- Afspraakprotocollen > Afspraakcode
- Behandelprotocollen > Behandelprotocolcode
Topicus Hap kent 1 code in het Agendabeheer, de Protocolgroep, die per agenda geconfigureerd is. Deze code bundelt de hierboven genoemde codes van TopPlan. E.e.a. wordt in dit document verder toegelicht.
3 Locatie aanmaken in TopPlan
Iedere locatie van de huisartsenpost waar consulten plaatsvinden wordt aan een TopPlan locatie gekoppeld.
Ga naar Beheer > Plektypes
Met +Locatie toevoegen wordt het detailscherm getoond. Maak de locatie aan. In het voorbeeld 'Locatie 1'.
Voeg met +Kamer toevoegen het aantal kamers op de locatie toe. Het gaat hierbij om het aantal kamers waar patiënten gelijktijdig kunnen worden behandeld; de mogelijke maximale capaciteit wordt hiermee bepaald los van het aantal beschikbare resources (artsen). Terminologie is vrij maar houd deze eenduidig. Bijv. kamer 1,2,3 of huisarts 1,2,3.
Om spoedcontacten (U1/U2) in de spoedbalk te plannen wordt een aparte spoedkamer aan. In het voorbeeld "Spoed Huisarts". De spoedkamer staat los van het aantal gelijktijdige beschikbare consult kamers.
Herhaal deze stappen als de huisartsenpost meerdere locaties heeft. In het voorbeeld; 3.
3.1 TopPlan locatie koppelen in Topicus HAP
Ga in Topicus HAP naar Beheer > Locatiebeheer.
Kies de locatie (of maak deze eerst aan in Topicus HAP) en koppel het juiste TopPlan ID. Het TopPlan ID is de Plektype naam in TopPlan (zie eerder).
4 Agenda aanmaken in TopPlan en koppelen aan Topicus HAP
Voor iedere actie waar een afspraak voor wordt gemaakt in Topicus HAP wordt in Topplan de afspraak instellingen (bijv. duur van de afspraak) vastgelegd. Ook leg je vast of er met enkel/dubbel of triple consulten wordt gewerkt. Hiervoor wordt een aantal stappen doorlopen.
- In TopPlan:
- Aanmaken Afspraakprotocol.
- Aanmaken Behandelprotocol.
- In Topicus HAP:
- Koppelen van 1a/1b in TopPlan aan de agenda in Topicus HAP.
1a: Aanmaken Afspraak protocol
Ga naar Beheer > Afspraakprotocollen.
Het Afspraakprotocol bepaalt de duur van de afspraak. De duur van de afspraak is altijd deelbaar op 60 min (let bij 12 min. afspraken op de rare afspraak tijden). Als gebruik wordt gemaakt van enkel/dubbel en of triple consulten en de spoedbalk dan wordt voor iedere variant een Afspraakprotocol gemaakt. Als ook voor triagist/nurse practitioner afspraken worden gemaakt dan wordt ook daarvoor een Afspraakprotocol ingericht. Als per spreekkamer wordt gepland of er wordt gebruik gemaakt van verschillende consultduren voor dezelfde acti (bijv. consult huisarts locatie A; 10 min. maar voor locatie B; 15 min. dan worden aparte (per locatie) Afspraakprotocollen aangemaakt.
Maak met +Afspraakprotocol toevoegen een nieuw Afspraakprotocol aan.
I.v.m. het herkennen van Protolgroepen die bij mekaar horen is het belangrijk de opmaak van de naam eenduidig te houden; alles voor de "_" (underscore) wordt in Topicus HAP gebundeld tot 1 Protocolgroep. Geadviseerd voor de opbouw van de naamgeving:
<naam actie>_<duur afspraak min.>
Bijvoorbeeld: HuisartsConsult_10
Als de huisartsenpost met afspraken van 10 minuten voor de huisarts werkt dan:
- Voor een enkele afspraak wordt de naam: HuisartsConsult_10
- In de dropdown Afspraaktype; Consult.
- Afspraakduur (min.); 10.
- Afspraakcode; gelijk aan de Naam.
Voor een dubbele afspraak van 20 minuten wordt dan:
- Voor een dubbele afspraak wordt de naam: HuisartsConsult_20
- In de dropdown Afspraaktype; Consult.
- Afspraakduur (min.); 20 (veelvoud van de enkele afspraak).
- Afspraakcode gelijk aan de Naam.
Herhaal als ook met triple afspraken wordt gewerkt. Als de huisartsenpost met bijv. 15 min. afspraken werkt verander dan 10 > 15 en 20 > 30.
Als gebruik wordt gemaakt van de Spoedbalk dan wordt een Spoed Afspraakprotocol gemaakt:
- HuisartsConsult_Spoed
- Afspraakduur (min.); 60.
- Afspraakcode gelijk aan de Naam.
Duur spoedconsulten vs slim plannen met Door2doc
Bij gebruik van de slimme afspraken van Door2doc moet de afspraak duur van een spoedconsult met 60 minuten worden ingericht. Door2doc houdt automatisch rekening met dubbel en triple consulten en hoeft niet te worden ingericht.
Voor een Triagist consult wordt een TriagistConsult Afspraakprotocol gemaakt (zodat deze aan de triagist Protocolgroep in Topicus HAP kan worden gekoppeld). In het voorbeeld werkt de huisartsenpost met afspraken van 15 minuten voor de triagist.
- TriagistConsult_15
- In de dropdown Afspraaktype; Consult.
- Afspraakduur (min.); 15.
- Afspraakcode gelijk aan de Naam.
Als voor de triagist ook dubbele of triple afspraken worden gemaakt dan kun je bovenstaande stappen herhalen (gelijk als voor de huisarts). Hetzelfde geldt voor een spoedbalk voor de triagist afspraak.
Overzicht inrichting enkele, dubbele en triple afspraken:
|
Item |
Eigenschap |
Waarde |
|
Afspraakprotocol |
Naam |
HuisartsConsult_10 |
|
|
Omschrijving |
|
|
|
Afspraaktype |
Consult |
|
|
Afspraakduur (min.) |
10 minuten (veelvoud van 5 minuten) |
|
|
Afspraakcode |
HuisartsConsult_10 |
|
Afspraakprotocol |
Naam |
HuisartsConsult_20 |
|
|
Omschrijving |
|
|
|
Afspraaktype |
Consult |
|
|
Afspraakduur (min.) |
20 minuten (veelvoud van afspraakprotocol HuisartsConsult_10) |
|
|
Afspraakcode |
HuisartsConsult_20 |
|
Afspraakprotocol |
Naam |
TriagistConsult_15 |
|
|
Omschrijving |
|
|
|
Afspraaktype |
Consult |
|
|
Afspraakduur (min.) |
15 minuten (Veelvoud van 5 min) |
|
|
Afspraakcode |
TriagistConsult_15 |
Overzicht inrichting spoed- en triagist afspraken:
|
Item |
Eigenschap |
Waarde |
|
Afspraakprotocol |
Naam |
HuisartsConsult_Spoed |
|
|
Omschrijving |
|
|
|
Afspraaktype |
Consult |
|
|
Afspraakduur (min.) |
<als regulier consult> 60 (bij gebruik D2d) |
|
|
Afspraakcode |
HuisartsConsult_Spoed |
|
Afspraakprotocol |
Naam |
TriagistConsult_Spoed |
|
|
Omschrijving |
|
|
|
Afspraaktype |
Consult |
|
|
Afspraakduur (min.) |
<als regulier consult> 60 (bij gebruik D2d) |
|
|
Afspraakcode |
TriagistConsult_Spoed |
1b: Aanmaken Behandelprotocol
Omdat TopPlan voor verschillende organisaties wordt gebruikt (met alle een andere manier van roosteren) wordt ook een Behandelprotocol ingericht.
Ga naar Beheer > Behandelprotocollen.
Maak met +Behandelprotocol toevoegenvoor ieder Afspraakprotocol (zie 1a) een Behandelprotocol aan. In onderstaand voorbeeld is dit ingericht voor HuisartsConsult_10:
- De Behandelprotocol code moet gelijk zijn aan de Afspraakprotocolcode (voor het kunnen bundelen van de Protocolgroep in Topicus HAP).
- Het advies is dat de naam hetzelfde is als de naam van de Afspraakprotocol code.
Doe dit ook voor HuisartsConsult_20, HuisartsConsult_Spoed, TriagistConsult_15, TriagistConsult_Spoed als hier ook de Afspraakprotocollen voor zijn aangemaakt. De Behandelprotollen zien er uiteindelijk ongeveer zo uit.
|
Item |
Eigenschap |
Waarde |
|
Behandelprotocol |
Naam |
HuisartsConsult_10 |
|
|
Omschrijving |
|
|
|
Afspraakprotocol |
HuisartsConsult_10 |
|
|
Behandelprotocolcode |
HuisartsConsult_10 |
|
Behandelprotocol |
Naam |
HuisartsConsult_20 |
|
|
Omschrijving |
|
|
|
Afspraakprotocol |
HuisartsConsult_20 |
|
|
Behandelprotocolcode |
HuisartsConsult_20 |
|
Behandelprotocol |
Naam |
HuisartsConsult_Spoed |
|
|
Omschrijving |
|
|
|
Afspraakprotocol |
HuisartsConsult_Spoed |
|
|
Behandelprotocolcode |
HuisartsConsult_Spoed |
|
Behandelprotocol |
Naam |
TriagistConsult_15 |
|
|
Omschrijving |
|
|
|
Afspraakprotocol |
TriagistConsult_15 |
|
|
Behandelprotocolcode |
TriagistConsult_15 |
|
Behandelprotocol |
Naam |
TriagistConsult_Spoed |
|
|
Omschrijving |
|
|
|
Afspraakprotocol |
TriagistConsult_Spoed |
|
|
Behandelprotocolcode |
TriagistConsult_Spoed |
2a: TopPlan afspraak sjabloon koppelen aan Topicus HAP agenda
Ga in Topicus HAP naar Beheer > Agendabeheer.
Voor iedere Locatie waar afspraken voor worden gemaakt (consult huisarts/triagist etc) is één of meerdere agenda's aangemaakt (of maak deze eerst aan op de gebruikelijke wijze.
Klik een agenda en koppel deze aan de juiste Protocolgroep van Topplan. In het voorbeeld wordt de agenda voor consult huisarts gekoppeld aan de TopPlan Protocolgroep "HuisartsConsult".
Herhaal deze stappen voor iedere locatie en iedere actie waarvoor een afspraak wordt geboekt.
5 Roosters (sjabloon) aanmaken in TopPlan
Het sjabloon voor het rooster waar tijdens de ANW dienst mee wordt gewerkt, wordt aangemaakt en beheerd in TopPlan. Om in TopPlan te kunnen roosteren worden eerst Roosterblokken ingericht.
5.1 Aanmaken Roosterblokken
Ga naar Beheer > Roosterbloktypes.
Maak met +Roosterbloktypetoevoegen voor iedere type actie/rol die consulten doet op de huisartsenpost, een roosterblok aan. Bijvoorbeeld voor "Consult Huisarts".
Kies een kleur en koppel het juiste Afspraakprotocol. Dit kan er 1 of er meerdere zijn als gebruik wordt gemaakt van dubbele consulten. In het voorbeeld: HuisartsConsult_10 voor de enkele afspraak en HuisartsConsult_20 voor de dubbele.
Zorg dat de Roosterbloktype code gelijk is aan de afspraak- of behandelprotocol code van een enkel consult. In dit voorbeeld bijvoorbeeld HuisartsConsult_10
Herhaal deze stappen als de huisartsenpost ook gebruik maakt van 'Consult triagist', 'Spoed huisarts', 'Spoed triagist' etc.
Het Roosterbloktypesbeheer ziet er uiteindelijk ongeveer zo uit.
|
Item |
Eigenschap |
Waarde |
|
Roosterbloktype |
Naam |
Consult huisarts |
|
|
Kleur |
<kies een kleur> |
|
|
Afspraakprotocol |
HuisartsConsult_10, HuisartsConsult_20 |
|
|
Roosterbloktype code |
HuisartsConsult_10 |
|
Roosterbloktype |
Naam |
Consult triagist |
|
|
Kleur |
<kies een kleur> |
|
|
Omschrijving |
|
|
|
Afspraakprotocol |
TriagistConsult_15 |
|
|
Roosterbloktype code |
TriagistConsult_15 |
|
Roosterbloktype |
Naam |
Spoed huisarts |
|
|
Kleur |
<kies een kleur> |
|
|
Afspraakprotocol |
HuisartsConsult_Spoed |
|
|
Roosterbloktype code |
HuisartsConsult_Spoed |
|
Roosterbloktype |
Naam |
Spoed triagist |
|
|
Omschrijving |
|
|
|
Afspraakprotocol |
TriagistConsult_Spoed |
|
|
Roosterbloktype code |
TriagistConsult_Spoed |
5.2 Inrichten basisrooster (sjabloon)
Ga naar Rooster > Locatierooster om het basisrooster in te richten.
Het basisrooster plant de zekere bezetting voor het afhandelen van consulten. Een visite arts die zomaar 'weg kan rijden' wordt niet in het basisrooster opgenomen (maar geplust tijdens de ANW uren). In het basisrooster worden ook terugkerende blokkades/pauzes opgenomen.
De getoonde kamers zijn via Plektypes beheer ingericht (zie boven). Begin met het roosteren op de bovenste regel. Deze "agenda's" worden ook van links naar rechts in Topicus HAP getoond.
Klik regel 1 om het rooster in te richten.
Voer de startdatum, start en eindtijd in van het rooster (in het voorbeeld; 00:00 - 08:00), het Roostbloktype (in het voorbeeld Consult Huisarts) en evt. het terugkeerpatroon.
Het advies is:
- Voor ma-vrij, zaterdag en zondag aparte, repeterende, roosters te maken.
- Een repeterend rooster wordt in de drop-down 'Terugkeerpatroon' aangegeven.
- Zet de einddatum bij een repeterend rooster 'ver in de toekomst':
- 01-03-2020-2020
- Er komt functionaliteit om 'eenvoudig' te verlengen.
- Een feestdag (bijv Hemelvaart) wordt apart toegevoegd en is geen onderdeel van het basisrooster.
Scroll naar beneden en voer blokkades en reserveringen in van toepassing voor de periode van het roosterblok.
- Een blokkade (dicht slotje) kan niet op geboekt worden.
- Een reservering (open slotje) is bedoeld om aan te geven; "bij voorkeur niet op plannen" maar het kan wel.
- Bij gebruik van slimme afspraakvoorstellen (Door2doc) wordt een reservering niet gebuikt.
- Als het roosterblok repeterend is dan geldt dit ook voor de blokkades/reserveringen.
In het voorbeeld is er een blokkade van 07:45-08:00 ingericht.
Herhaal deze stappen voor de volledige standaard bezetting (voor huisarts, triagist, NP etc) van ma-zo.
Spoedrooster
Los van de basisbezetting en beschikbare ruimtes wordt een extra Spoedkamerregel voor de spoedbalk gemaakt als U2/U1 in de spoedbalk worden gepland. Hierop wordt een spoedrooster blok gezet van ma-zo van 00:00 tot 24:00 uur (24/7).
Bij gebruik van slimme afspraakvoorstellen (Door2doc) met een Spoedkamerregel worden aangemaakt.
Het eindresultaat is dan bijvoorbeeld (kleuren zijn indicatief).
- In dit voorbeeld kan tussen 13-18 tegelijkertijd op 3 huisartsen worden ingepland.
- Alleen een spoedbalk voor de huisartsconsulten.
- In Topicus HAP worden de aantallen sloten naast elkaar getoond (van links kamer 1 → rechts kamer 3).
|
Item |
Eigenschap |
Waarde |
|
Datum |
Datum |
Startdatum |
|
Starttijd |
Tijd |
Starttijd |
|
Eindtijd |
Tijd |
Eindtijd |
|
Roosterbloktype |
Roosterbloktype code |
Te roosteren blok. |
|
Terugkeerpatroon |
Selectie |
Dagen van de week waarvoor rooster geldt |
|
Eindigt op |
Datum |
Wanneer repeterend rooster eindigt |
|
Uitzondering |
Selectie |
Eén of meerdere blokkades (geen afspraken mogelijk) en reserveringen (kan overheen geboekt worden) vaststellen. Bij gebruik van slimme afspraak voorstellen (Door2doc) kunnen alleen 'Blokkades' worden opgevoerd. |
5.3 Verwijderen rooster blok
Bij het verwijderen van een rooster blok is het belangrijk of een enkel rooster blok verwijderd moet worden, of alle rooster blokken.
Ga naar Rooster > Locatie rooster.
Manoeuvreer met de pijltjes rechts "< >" boven in naar de datum waar het rooster blok verwijderd moet worden (belangrijk!); bijv. Nieuwjaarsdag. Klik het te verwijderen rooster blok.
Kies "Verwijder".
Verwijderen enkel (1) rooster blok
Bijvoorbeeld voor het toevoegen van een (doordeweekse) feestdag. Kies: Dit roosterblok" > Verwijder.
Verwijderen alle rooster blokken
Bijvoorbeeld bij een structurele rooster aanpassing. Kies: Dit en volgende roosterblokken" > Verwijder. Alle rooster blokken vanaf de gekozen datum worden verwijderd.
Herhaal bovenstaande stappen bij meerdere roosters
5.3.1 Toevoegen rooster bij (doordeweekse) Feestdag
Verwijder de roosters die n.v.t. zijn (zie vorige paragraaf). Voeg het nieuwe rooster zodat de gehele dag (24 uur) is ingeroosterd. Er hoeft geen terugkeer patroon te worden ingegeven; het rooster geldt voor de betreffende dag.
6 Gebruikers-/Rollenbeheer TopPlan
In TopPlan wordt een account aangemaakt voor de functioneel beheerders/roosteraars. Deze gebruikers zijn gekoppeld aan een rol die bepaalt welke acties in TopPlan kunnen worden gedaan. Ga naar Beheer > Rollen.
Maak met +Roltoevoegen een rol aan definieer de juiste bijbehorende rechten (indien nodig)
|
Item |
Eigenschap |
Waarde |
|
Naam |
Vrije invoer |
Naam Rol |
|
Rechten |
Functie-keuze |
<kies> |
Ga naar Beheer > Gebruikers.
Maak met +Gebruikertoevoegen een nieuwe gebruiker aan.
|
Item |
Eigenschap |
Waarde |
|
Voornaam |
Vrije invoer |
Voornaam medewerker |
|
Achternaam |
Vrije invoer |
Achternaam medewerker |
|
IDP nummer |
Invoer |
Unieke identificatie van het Topicus Zorg inlog account (via Topicus Servicedesk aan te vragen; +31 (0)88 – 77 686 60) |
|
Rollen |
<keuze> |
Aangemaakte rollen in het Rollenbeheer |
7 Rollenbeheer Topicus HAP
In het rollenbeheer wordt bepaald wie blokkades kan aanmaken (minnen) of juist extra afspraak plekken (capaciteit) kan toevoegen in de agenda tijdens de dienst.
Bij het in gebruik nemen van de nieuwe agenda krijgen alle rollen met het (oude) recht "Ad hoc buffers toevoegen" toegang tot de twee nieuwe rechten. Dit kan naar eigen inzicht worden aangepast via het Beheer > Rollenbeheer beschikbaar.
|
Item |
Eigenschap |
|
Blokkade aanmaken |
Ad hoc buffers in kunnen stellen als wachttijd oploopt. Voorheen heette dit recht "Ad hoc buffers toevoegen" |
|
Capaciteit toevoegen |
Afspraak plekken open- en weer dicht kunnen zetten als er extra huisartsen (AIOS, PA, waarnemer, visite-arts) beschikbaar zijn |
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.