Contante Betalingen
Registratie en factuur afdrukken
Aanbetaling op werkdagen tussen 17-18
Wijzigen van een contante registratie
Contact heeft onterecht betaalmethodiek op 'Contant' staan
Audit Trail
COV
Wanbetaler, Principieel onverzekerd en Passant
Werking

Contante Betalingen

Via de betaalmethodiek optie 'Contant' wordt bepaald dat een contact bij voorkeur contant moet worden betaald. 

Figuur 1 - betaalmethodiek opties in het contactscherm

Zodra de optie 'Contant' is gekozen wordt het contact in het submenu 'Contante betalingen' getoond en kan een factuur worden afgedrukt. Met het afdrukken van een factuur wordt het contact gekenmerkt als 'Contant betaald'.
Contacten met een contante betaling worden vertraagd verstuurd naar FinControl zodat eventuele wijzigingen nog kunnen worden doorgevoerd. Een eenmaal betaalde contante betaling kan in FinControl niet meer ongedaan worden gemaakt.
De optie 'Contant' kan op een aantal manieren worden gekozen:

• Handmatig door de medewerker:
  • In een aantal situaties doet de applicatie een voorstel dat wellicht beter contant afgerekend kan worden (bijv. bij een patiënt waar de COV is gefaald).
• Automatisch door de applicatie:
  • O.a. bij een wanbetaler en onverzekerde passant.

De registratie van een contante betaling en het afdrukken van de factuur kan op 2 manieren:

1. Via het submenu 'Contante betalingen';
2. Via het binnenmelden scherm vanuit de werklijst:
   1. Er wordt een geel signaal getoond dat patiënt bij voorkeur contant dient af te rekenen.

   2. Via de knop [Factuur afdrukken] kan de betaling worden geregistreerd.

In beide gevallen wordt een factuur geopend, kan de contante betaling worden geregistreerd en de factuur afgedrukt.

Figuur 2 - signalering voor contant betalen bij binnenmelden

Registratie en factuur afdrukken

Contacten met de betaalmethodiek op 'Contant' en nog niet betaald zijn worden direct getoond in het 'Contante betalingen' submenu. Alle contante betalingen van de afgelopen 72 uur (betaald en onbetaald) worden via de radio button 'Alle contante betalingen tot 72 uur' getoond (bestaande functionaliteit). 

Figuur 3 - submenu met openstaande contante betalingen

Let op! Het submenu wordt gefilterd op de locatie waarop is ingelogd. Klik om te wisselen van locatie op de locatie naam bovenaan het scherm. Het 'Kiezen van locatie' scherm wordt getoond en er kan een keuze worden gemaakt.
Bij het openen van een declaratieregel (of na klikken op [Factuur afdrukken] op het Binnenmelden scherm) wordt automatisch het tarief en de prestatiecode getoond op het 'Contante betalingen afdrukken' scherm. 

Figuur 4 - tarief en prestatiecode worden getoond op het contante betaling afdrukken scherm

Maak een keuze in het drop down menu 'Betalingswijze'. Bij de keuze 'Kas of Pin' komt de optie [Factuur afdrukken] beschikbaar. 
Via de optie 'Niet contant betalen' of [Annuleren] wordt de registratie van de contante betaling afgebroken.

Figuur 5 - contante betaling via kas of pin registreren

Via [Afdrukken] wordt het factuurnummer opgehaald en kan de factuur worden afgedrukt. Nadat de afdruk is bevestigd wordt het 'Contante betaling afdrukken' scherm getoond met het opgevraagde factuurnummer. De betalingswijze is Alleen lezen. 

Figuur 6 - factuurnummer opgevraagd tijdens contante betaling

Voor correcte registratie en afhandeling in FinControl dient een keuze in de drop down menu's 'Factuur afgedrukt?' en Kas/Pin geslaagd?' worden gemaakt. M.n. de laatste is belangrijk op "ja" te zetten als de betaling is geslaagd (er is geld geïnd).

Tabel 1 - contante betaalopties

Optie	Betekenis
Factuur afgedrukt? Ja Nee	Factuur is afgedrukt en aan de patiënt meegegeven. Afhankelijk of de betaling geslaagd is kan later in FinControl nog een herinnering worden geprint Afdrukken is niet gelukt. Afhankelijk of de betaling is geslaagd kan in FinControl alsnog een factuur worden geprint
Kas / Pin geslaagd? Ja Nee	Betaling is gelukt. In FinControl kan de declaratieregel gearchiveerd worden. De contact-/declaratieregel wordt na 3 dagen doorgezet naar FinControl Betaling is niet geslaagd. Het contact blijft getoond in het submenu contante betalingen en kan geforceerd worden doorgezet naar FinControl als onderdeel van het declaratieproces. Afhankelijk of de factuur is afgedrukt en aan de patiënt meegegeven kan in FinControl een herinnering worden geprint of een patiënt factuur afgedrukt

Via [Afdrukken] kan de factuur nog een keer worden afgedrukt.

Aanbetaling op werkdagen tussen 17-18

Omdat het tarief van een consult op werkdagen tussen 17-18 uur onduidelijk is (dit is afhankelijk of het consult voor of na 18 uur wordt gesloten) zal een aanbetaling worden gedaan. De patiënt betaalt vooraf en ontvangt een (handmatig geschreven) aanbetalingsbewijs met het op dat moment 'verwachte' bedrag.
Na het consult kan de patiënt de formele factuur ophalen met het op dat moment definitief vastgestelde bedrag.

Wijzigen van een contante registratie

Een contact dat het contant betaalproces heeft doorlopen, er is een keuze gemaakt voor kas/pin en de factuur is afgedrukt, kan tot 72 uur gewijzigd worden. Hierna is het contact aangeleverd aan FinControl en is het niet meer mogelijk wijzigingen in PHAP door te voeren:

• Door alle medewerkers is het mogelijk de antwoorden bij de vragen 'Factuur afgedrukt?' en 'Kas/pin geslaagd?' te wijzigen.
  • M.n. het antwoord op de vraag 'Kas/pin geslaagd?' is belangrijk.
  • Bij 'ja' leidt dit niet meer tot een factuur in FinControl.
• Medewerkers met het recht 'Contante betaling ongedaan maken' kunnen de volledige registratie ongedaan maken.
  • Op contactscherm is, na de registratie van de contante betaling, de betaalmethodiek nog te wijzigen en kan op 'Factureren' worden gezet.
  • De contante betaling wordt volledig ongedaan gemaakt.
  • Dit kan totdat het contact is aangeboden aan FinControl

Alle wijzigingen worden gelogd in de Audit Trail.

Contact heeft onterecht betaalmethodiek op 'Contant' staan

Als een contact onterecht de betaalmethodiek op 'Contant' heeft staan dan kan de betaalmethodiek teruggezet worden op 'Factureren'. Pas dan wordt het contact onderdeel van het standaard declaratietraject en verstuurd naar FinControl. Zolang de betaalmethodiek op 'Contant' blijft staat wordt het contact niet automatisch aangeboden aan FinControl.
Het terugzetten naar 'Factureren' kan op 4 manieren:

• Als het contact nog niet is afgesloten via het contactscherm, wijzigen van de betaalmethodiek opties;
• Als het contact is afgesloten via het contactarchief mits medewerker de rechten 'contact archief wijzigen' heeft;

• Via het Contante betalingen submenu, kies Betalingswijze dropdown lijst 'Niet contant betalen' en [Opslaan].

Figuur 7 - betalingswijze keuzelijst

• Via het declaratiebeheer -> verzenden naar FinControl -> optie 'Onbehandelde contante betalingen doorzetten naar FinControl'.
  • Alle contacten die niet het contant betaalproces hebben doorlopen (geen keuze voor kas/pin gemaakt) worden in één keer overgezet naar FinControl.
  • Afhankelijk van de COV status komt de regel in FinControl in de verzekerden of patiënten factuur declaratiestroom terecht.

Audit Trail

De status van facturatie van het contant, registraties rond contante betalingen worden getoond in de Audit Trail op het tabblad 'Contact'.

Figuur 8 - Audit Trail van de declaratie op het contact tabblad

Tabel 2 - Audit Trail opties

Keuze	Betekenis	Waarde
Declaratiewijze	De wijze waarop de declaratie is afgehandeld: Contant betekent via het contante betaalproces. Factureren via het standaard declaratieproces in FinControl. Niet declareren is het contact op Niet declareren en aangeboden aan FinControl	Contant Factureren Niet declareren
FinControl Wijziging status	Als het contact is gefiatteerd wordt hier aangegeven wat de status is van de declaratie: 'Nieuw' betekent dat het contact nog niet is aangeboden aan FinControl. 'Ingediend' betekent 'bij FinControl bekend'. 'Afgewezen' betekent dat het contact is aangeboden maar 'aan de poort' is afgewezen door FinControl. Het contact wordt getoond in het Declaratie submenu 'Afgewezen door FinControl overzicht' 'Afgewezen bewerkt' betekent dat het contact is bewerkt in het Afgewezen door FinControl submenu; wordt met een groen randje in het overzicht getoond. 'Afgewezen bewerkt geselecteerd' betekent dat het contact is bewerkt in het Afgewezen door FinControl submenu, geselecteerd om te verzenden; wordt met een groen randje + vinkje in het overzicht getoond. 'Afgewezen geselecteerd' betekent contact niet bewerkt in het Afgewezen door FinControl; wordt met een groen vinkje in het overzicht getoond 'Gewijzigd' betekent dat contact ingediend is en via de UPDATE service een wijziging is doorgevoerd. 'Vervallen' betekent een ingediend contact dat via het contactarchief gedeactiveerd is.	NIEUW AFGEWEZEN INGEDIEND AFGEWEZEN_BEWERKT AFGEWEZEN_BEWERKT_GESELECTEERD AFGEWEZEN_GESELECTEERD GEWIJZIGD VERVALLEN

Verzonden naar Force	Als contact succesvol is verzonden wordt: 'Ingediend' aangegeven. Bij 'Afwijzen' wordt de afwijsreden getoond	INGEDIEND AFGEWEZEN
Factuur afdrukken (contante betaling)	Geeft datum/tijdstip/medewerker naam als factuur is afgedrukt via het contante betalingen afdrukken scherm. Als het een aanbetaling was wordt er 'aanbetaald'	Datum/tijdstip en medewerker naam
Factuur afgedrukt?	Geeft de waarde van de dropdown lijst Factuur afgedrukt? bij [Opslaan]	Ja of nee
Kas/Pin geslaagd?	Geeft de waarde van de dropdown lijst Kas/pin geslaagd? bij [Opslaan]	Ja of nee
FinControl factuurnummer	Als een factuurnummer is opgevraagd bij een contante betaling dan wordt deze getoond	Factuurnummer

 

COV

In de applicatie wordt achteraf geen COV met peildatum t.t.v. het contact meer uitgevoerd. De gevonden COV t.t.v. het contact wordt bij de call opgeslagen en getoond in het Afgewezen door FinControl menu als Alleen lezen. De verzekerden velden op het personaliascherm, en de COV die daar kan worden uitgevoerd, controleert altijd hoe de patiënt 'nu' is verzekerd.

Wanbetaler, Principieel onverzekerd en Passant

Bij een paar type patiënten denkt de applicatie mee in de voorkeursbetaling:

• Passant;
  • Afhankelijk van de COV status wordt de betaalmethodiek automatisch op 'Factureren' of 'Contant' gezet.
• Wanbetaler en Principieel onverzekerd Het kenmerken van een patiënt als wanbetaler of principieel onverzekerde gebeurt op het personaliascherm als in het instantiebeheer de functie is geactiveerd
  • Bij een wanbetaler wordt de betaalmethodiek automatisch op 'Contant' gezet.
  • Bij een principieel onverzekerde wordt de betaalmethodiek automatisch op 'Factureren' gezet.
  • Voor het kunnen kenmerken van een Wanbetaler of Principieel onverzekerde op het Personaliascherm, dient de optie Voorkeursbetaalwijze registeren in het Instantiebeheer te zijn ingeschakeld.

Werking

Bij het openen van het contactscherm is de voorkeuze van de betaalmethodiek gemaakt. Bij wijzigingen kan een signalering worden getoond.

Tabel 3 - betaalmethodiek voorkeuzes en signaleringen

Type patiënt	Betaalmethodiek	Opmerking
Verzekerd met eigen huisarts	Factureren	Geen bijzonderheden, verrichting zal op gebruikelijke wijze bij de zorgverzekeraar worden aangeboden.
Onverzekerd met eigen huisarts	Factureren	Er wordt direct gesignaleerd dat contante betaling gewenst is, betaalmethodiek staat wel op 'Factureren'.
Verzekerde Passant	Factureren	Geen bijzonderheden, verrichting zal op gebruikelijke wijze bij de zorgverzekeraar worden aangeboden.
Onverzekerde Passant	Contant	Standaard staat de betaalmethodiek op 'Contant'. Bij het wijzigen van de betaalmethodiek optie zal de applicatie signaleren :
Wanbetaler	Contant	Standaard staat de betaalmethodiek op 'Contant'. Bij het wijzigen van de betaalmethodiek optie zal de applicatie signaleren
Principieel Onverzekerd	Factureren	Standaard staat de betaalmethodiek op 'Factureren'. Bij het wijzigen van de betaalmethodiek optie zal de applicatie signaleren: